大數據時代機關單位檔案管理工作研究

蒙天池

摘? ?要：大數據時代信息技術的應用給機關單位檔案管理工帶來了機遇，也提出了挑戰(zhàn)，工作人員應具備大數據工作思維，積極使用現(xiàn)代信息技術、大數據技術及云計算技術等，提升檔案管理信息化水平，不斷提升檔案材料收集與整理的工作效率，滿足社會各界對各類檔案材料的應用需求，提升檔案機關服務社會經濟發(fā)展、服務人民群眾日常生活的服務能力。

關鍵詞：大數據? 機關單位? 檔案管理? 信息化

信息技術時代中各行各業(yè)都高度重視檔案材料的收集、整理與管理工作，為了加強信息化時代的檔案管理，政府頒布了《政府信息公開條例》，為檔案材料的開發(fā)與利用提供了指導性文件。信息化時代中大數據、云計算技術的使用，檔案信息數據批量增加，這就要求機關事業(yè)單位檔案工作積極實施管理變革，也迎接大數據時代對檔案材料的鑒別、收集與整理工作所提出的新挑戰(zhàn)，滿足多元化、個體化的發(fā)展要求，不斷提升機關事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

1? 大數據時代機關單位檔案管理工作的新趨勢

1.1 帶來了全新的檔案管理理念

從檔案材料管理的終極目的來看，無論在哪個時代，檔案材料管理最根本的目的還是提升這類材料的利用率，加大檔案材料的開發(fā)利用力度，為社會經濟發(fā)展做貢獻。為了便于檔案材料的閱讀與查詢，傳統(tǒng)的檔案收集方式一般都由人工來完成，按照組卷和組件的方式來分門別類的完成這項工作。大數據時代，信息技術具備了非機構性與碎片化的特征，使得檔案管理不在依賴于組卷和組件這兩個基本單位，這就促進了檔案管理的觀念變革，帶來了全新的檔案管理理念，智能化、數字化、多樣化的管理方式，使得檔案材料的收集與整理徹底擺脫了時空的限制，電子化、數據化檔案材料載體已經成為重要的輔助檔案材料形式。同時，大數據技術的應用，大幅度提升了檔案數據的傳輸、處理與利用的效率，從而帶動檔案管理工作的社會服務能力不斷提升。

1.2 機關內部更加重視檔案管理工作

大數據技術的普及與應用后檔案材料的利用效率不斷提升，這就使得每家機關單位都更加重視檔案管理工作，重視這些材料的收集與整理，配合檔案機關的檔案材料歸檔工作。大數據時代，檔案管理不單單是檔案室的工作，更是本機關的一項重要工作，檔案材料的收集不單單關系到本機關單位的未來發(fā)展，也關系到個人的切身利益，因為隨著人才交流越來越活躍、個人參與社會活動的機率會越來越多，在參加任何一項社會活動時，舉辦單位就可以通過搜索引擎來調閱參加者的檔案信息，而不再是傳統(tǒng)的手工填寫方式，假如個人在單位時檔案信息不完整的話，很有可能就會失去這次機會;對于單位而言，本機關的各項業(yè)績、工作成就、榮譽信息匯總等，這些材料就是工作內容的集中展現(xiàn)，通過數字化的方式來集中處理，就可以通過互聯(lián)網媒體集中在社會各界展示，故此，大數據時代，集體和個人的檔案管理意識都深深融入到工作與學習之中。

2? 大數據時代機關檔案管理工作的新機遇

2.1 檔案材料收集與整理的各個環(huán)節(jié)不斷優(yōu)化

大數據時代，隨著計算機技術廣泛應用于檔案管理工作中，機關單位的檔案數據信息的承載載體已經發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的單純依賴紙質材料進行保存外，逐步向紙質材料為主、電子材料為輔的方式轉變，未來甚至逐步過渡為檔案材料全面信息化、紙質檔案材料逐步淡出人們的視野，這就意味著檔案數據管理過程的一些關鍵環(huán)節(jié)，如收集、生成、處理、存儲、分享、流轉等都會發(fā)生變化。不可否認的是，信息時代檔案數據的增長是幾何級的，跟傳統(tǒng)的算術級的有很大差別，如果還依照傳統(tǒng)的人工手工方式進行處理的話，工作人員很難承受繁重的工作量，工作效率就會大受影響，故此，大數據時代機關單位檔案材料的管理過程，包括分類流轉、分類處理、材料報送與移交、檔案的保管與開發(fā)等，都依賴于網絡平臺，或者是APP終端，利用圖片、視頻、音頻等格式與載體來保存檔案材料。加之機關單位無紙化辦公方式的推廣，很多通知、文件、機要、公文通過電子化途徑進行傳遞，這也為檔案管理信息化提供了便利，故此，大數據時代機關單位檔案管理工作中的鑒定、整理、保管、檢索、收集、分享、開發(fā)與利用等環(huán)節(jié)都得以不斷優(yōu)化，科技含量不斷提升，信息化程度越來越高。

2.2 檔案數據的安全管理成為一項技術難題

大數據時代中，互聯(lián)網、信息技術的普及與應用給檔案管理帶來了實實在在的便利，提升了這項工作的管理效率，降低了差錯率，同時，互聯(lián)網又是一把雙刃劍，電子化信息數據處理方式也存在一定的弊端，互聯(lián)網具有開放性、共享性的特征，人們獲取信息數據的途徑與方式越來越多樣，加之黑客技術的盛行，給非法入侵、非法訪問提供了技術便利，因此，檔案數據的安全管理已經成為一項技術難題。由于機關單位的獨特屬性，很多檔案材料屬于國家、政府、行業(yè)、技術機密材料，需要按照保密規(guī)則來保管，從國家和單位的整體利益而言，這些材料一旦泄密，尤其是一些核心技術的檔案數據，就會給國家和政府帶來不可估量的損失，同時，一些關鍵領域的信息數據一旦丟失，就會影響國家安全與法律安全，這就需要重點防護;具體到個人層面，個人的信息數據一旦被公開，個人隱私就會泄露，給個人的工作與生活帶來不利影響。大數據時代的檔案信息數據的安全管理就受到了前所未有的重視，甚至上升到一定的政治高度。

3? 大數據時代機關檔案管理的具體工作策略

3.1 積極應用大數據技術，重視檔案材料的備份與留存

大數據時代，機關單位開展檔案管理工作的過程中，可以借助信息技術進行檔案信息備份與留存，彌補傳統(tǒng)檔案管理中的不足，提高檔案管理的整體效率。相關部門開展檔案管理工作的過程中，工作人員可以借助大數據技術對實踐中形成的檔案資料進行信息化轉化，并且可以通過影音信息、圖片信息、文字信息等之間的相互整合，豐富檔案信息的內容，將檔案信息進行快速備份與留存。

3.2 利用檔案管理信息化系統(tǒng)實施精細化管理

機關單位開展檔案管理工作的過程中，可以充分利用特定的軟件工具實現(xiàn)對檔案資料的精細化管理。例如，檔案管理人員可以通過檔案管理軟件實時更新檔案資料，如針對人事檔案進行管理的過程中，可以利用管理軟件實時添加某一崗位工作人員的勞動成果以及績效情況，對接檔案管理軟件與辦公管理軟件，將 OA 流轉中產生的過程審批等信息導入檔案管理軟件中，實現(xiàn)檔案形成的全生命周期管理，按照檔案搜集與管理機制的要求，開展高效率的檔案管理與信息服務工作，提高檔案管理工作的整體效率。

3.3 推行基于云技術的“共享式”檔案管理模式

云技術在計算機技術、網絡信息技術的推動下應運而生，如今已經比較成熟，應用范圍十分廣泛，受到了人們的廣泛關注和青睞。電子計算機、智能手機等作為云技術的物理接口，已經非常普及，因此，在檔案管理信息化建設的歷程中，機關單位檔案管理部門可以充分利用云技術這一現(xiàn)代科技產物。例如，有效利用云技術的優(yōu)勢，逐步提高單位內部檔案資料的共享程度，之后逐步實現(xiàn)檔案“云管理”的信息化建設目標。值得注意的是，相關單位應該集中關注網絡安全問題，在利用云技術的過程中，嚴格把控檔案資料的信息安全。

參考文獻

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