Word長(zhǎng)文檔排版

高平

摘要：Word長(zhǎng)文檔具有內(nèi)容多、 篇幅長(zhǎng)的特點(diǎn)，因此排版工作量相對(duì)較復(fù)雜。如果處理方式不規(guī)范，不僅效率低下、易于返工，甚至?xí)?dǎo)致版面格式的混亂。

關(guān)鍵詞：Word;長(zhǎng)文檔;排版

中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2019）02-0231-02

Word是Microsoft公司推出的Office套裝軟件中的重要組件之一，是一種集編輯、制表、插入圖形及繪圖、排版與打印為一體的字處理系統(tǒng)。Word長(zhǎng)文檔具有內(nèi)容多、篇幅長(zhǎng)的特點(diǎn)，我在排版實(shí)際工作中總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)，與大家分享。

1 樣式

Word將命名的格式組合稱為樣式，使用樣式有助于長(zhǎng)文檔創(chuàng)建目錄和構(gòu)造大綱。系統(tǒng)中提供了一些樣式供用戶選擇，此外，用戶也可以根據(jù)需要自定義、修改、刪除樣式。

2 自動(dòng)生成目錄

對(duì)于比較大的文檔，往往需要在最前面給出目錄，目錄包含文章中的所有章節(jié)標(biāo)題、編號(hào)以及標(biāo)題的起止頁(yè)碼[1]。

（1）設(shè)置三級(jí)標(biāo)題。選中一級(jí)標(biāo)題如“第一部分 信息技術(shù)基礎(chǔ)”，在【開始】|【樣式】組中選擇【標(biāo)題1】樣式。選中二級(jí)標(biāo)題如“第1章 信息技術(shù)與信息化”，在【樣式】組中選擇【標(biāo)題2】樣式。設(shè)置三級(jí)標(biāo)題。選中三級(jí)標(biāo)題如“1.1 信息”，在【樣式】組中選擇【標(biāo)題3】樣式。使用【格式刷】設(shè)置其它三級(jí)標(biāo)題格式，選中已設(shè)為標(biāo)題格式的文字，雙擊【格式刷】按鈕，移動(dòng)鼠標(biāo)到其它需設(shè)為相應(yīng)級(jí)別標(biāo)題的文字上刷一下即可。

（2）生成目錄。將插入點(diǎn)定位在準(zhǔn)備生成目錄的地方，單擊【引用】|【目錄】|【自動(dòng)目錄】，如果沒有需要的格式，可在下拉菜單中執(zhí)行【插入目錄】命令，打開目錄對(duì)話框進(jìn)行編輯。抽取目錄完成后。目錄與正文就有了鏈接關(guān)系，按住【Ctrl】鍵后，單擊目錄標(biāo)題就會(huì)跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的正文位置。

（3）更新目錄。如果文字內(nèi)容或頁(yè)碼在編制目錄后發(fā)生了變化，單擊【引用】|【目錄】|【更新目錄】，打開【更新目錄】對(duì)話框，可選擇【只更新頁(yè)碼】或【更新整個(gè)目錄】，完成目錄的更新。

3 節(jié)的應(yīng)用

在長(zhǎng)文檔的處理過程中，經(jīng)常會(huì)遇到不同章節(jié)不同的頁(yè)眉，封面、目錄及正文的頁(yè)碼編排不同，無(wú)疑必須使用文檔分節(jié)才能解決。操作方法如下，在【視圖】菜單下點(diǎn)擊【頁(yè)面視圖】， 將光標(biāo)定位在要分節(jié)的前一頁(yè)，【頁(yè)面布局】菜單下選擇【分隔符】，在【分隔符】窗口，你會(huì)發(fā)現(xiàn)分節(jié)符有四種類型：下一頁(yè)：插入分節(jié)符并在下一頁(yè)開始新節(jié);連續(xù)：插入分節(jié)符并在同一頁(yè)開始新節(jié);偶數(shù)頁(yè)：插入分節(jié)符并在偶數(shù)頁(yè)開始新節(jié);奇數(shù)頁(yè)：插入分節(jié)符并在奇數(shù)頁(yè)開始新節(jié)。根據(jù)長(zhǎng)文檔編排的實(shí)際要求，將文檔分成相應(yīng)的節(jié)是十分必要的[2]。

4 頁(yè)腳和頁(yè)眉的設(shè)置

頁(yè)腳和頁(yè)眉是文檔中常見要素，長(zhǎng)篇文檔排版時(shí)，往往對(duì)于頁(yè)腳和頁(yè)眉的格式都有明確的要求，比如首頁(yè)頁(yè)腳、奇偶頁(yè)頁(yè)腳、不同章節(jié)的頁(yè)腳設(shè)置都不同，操作方法如下，進(jìn)入點(diǎn)擊【頁(yè)面布局】，調(diào)出【頁(yè)面設(shè)置】，在打開的菜單中進(jìn)入版式選項(xiàng)卡，根據(jù)需求在選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)的首頁(yè)不同和奇偶頁(yè)不同選項(xiàng)前打勾即可。不同章節(jié)分別采用不一樣的頁(yè)腳和頁(yè)眉設(shè)置的方法如下，先依照前文關(guān)于章節(jié)分節(jié)的方法對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)處理，在版式上將文檔分為彼此獨(dú)立的單元，然后調(diào)出插入欄的頁(yè)腳和頁(yè)眉對(duì)話框，依次進(jìn)行各節(jié)的頁(yè)腳、頁(yè)眉設(shè)置，需要注意的是，設(shè)置時(shí)要取消鏈接到前一條頁(yè)腳的勾選，否者設(shè)置后的頁(yè)腳頁(yè)眉就會(huì)和前面節(jié)的最后一頁(yè)的頁(yè)腳頁(yè)眉保持連續(xù)性，以保證各節(jié)頁(yè)腳、頁(yè)眉彼此獨(dú)立，互不影響。

刪除分節(jié)符的方法如下，點(diǎn)擊【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕，顯示文中的分節(jié)符，關(guān)閉數(shù)字小鍵盤，把鼠標(biāo)放在分節(jié)符處，再按數(shù)字小鍵盤上的del鍵，分節(jié)符就被刪掉了。

5 圖表的自動(dòng)編號(hào)

點(diǎn)擊菜單命令【引用】|【插入題注】，在打開的【題注】對(duì)話框中，單擊【自動(dòng)插入題注】按鈕，如圖1所示。在【插入時(shí)添加題注】列表中選擇要自動(dòng)編號(hào)的對(duì)象類型，在【使用標(biāo)簽】列表中，選擇一個(gè)現(xiàn)有的標(biāo)簽。如果提供的標(biāo)簽不適合需要，可以單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，在【標(biāo)簽】框中鍵入新的標(biāo)簽。在【位置】列表中選擇標(biāo)簽出現(xiàn)的位置，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

當(dāng)插入一個(gè)圖表時(shí)，后續(xù)圖表編號(hào)也會(huì)跟著自動(dòng)更新。但刪除一個(gè)圖表之后，會(huì)發(fā)現(xiàn)其余圖片的編號(hào)并沒有改變。此時(shí)，我們可以全選文檔（Ctrl+A），在按F9鍵，即可更新圖表編號(hào)[3]。要注意刪除或移動(dòng)圖表時(shí)，應(yīng)刪除原標(biāo)簽。

6 編輯限制

一篇長(zhǎng)文檔編輯完成后，又擔(dān)心有人會(huì)更改文檔內(nèi)容，可以打開【審閱】選項(xiàng)卡，單擊【保護(hù)】|【限制編輯】按鈕，彈出【限制編輯】窗口，在窗口中勾選【編輯限制】|【不允許任何更改（只讀）】選項(xiàng)，此時(shí)會(huì)啟動(dòng)【是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)】按鈕，單擊該按鈕，彈出【啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)】對(duì)話框，輸入新密碼。設(shè)置保護(hù)后，文檔不易被改動(dòng)了，如果想對(duì)文檔進(jìn)行編輯，需要打開【審閱】選項(xiàng)卡，單擊【保護(hù)】|【限制編輯】按鈕，彈出【限制編輯】窗口，單擊【停止保護(hù)】按鈕，彈出【取消保護(hù)文檔】對(duì)話框，輸入正確的密碼之后，又可對(duì)文檔進(jìn)行編輯了。

總之，遵循了以上規(guī)律， 在長(zhǎng)文檔排版的過程中就會(huì)輕松自如了。

參考文獻(xiàn)

[1] 張娜.大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)中Word長(zhǎng)文檔排版的教學(xué)思考[J].科技教育，2015（25）：137-138.

[2] 陳會(huì)云.在word文檔中長(zhǎng)文檔排版處理方法的研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014（4）：305-306.

[3] 陳曉紅，馬志新.基于Word 2010的畢業(yè)論文排版應(yīng)用研究[J].無(wú)線互聯(lián)科技，2017（11）：54-55.

Word Long Document Typesetting

GAO Ping

（School of Public Administration and Mass Media， Beijing Information Science & Technology University ， Beijing? 100192）

Abstract：Word long documents have many contents and long length， so the typesetting work is relatively complex. If the processing method is not standardized， it is not only inefficient and easy to rework， but even leads to the confusion of layout format.

Key words：Word;long document;typesetting