Word郵件合并功能

吳瑩

摘要：“郵件合并”是Word的一項(xiàng)高級(jí)功能，在處理大量日常報(bào)表、信件等數(shù)據(jù)時(shí)通常會(huì)利用郵件合并功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，如何提高大家對(duì)Word郵件合并功能使用的準(zhǔn)確性，讓大家在處理大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容的文件時(shí)減少重復(fù)工作、提高辦公效率，本文從郵件合并功能基本思想、郵件合并功能使用步驟以及結(jié)合工資條實(shí)例進(jìn)行研究，通過(guò)應(yīng)用這些技巧可以讓你的工作更快、更高效。

關(guān)鍵詞：word；郵件合并；主文檔；數(shù)據(jù)源；工資條

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2019）05-0204-02

Word2010是Office 2010辦公軟件中的一款專(zhuān)業(yè)的文字處理軟件，具有強(qiáng)大的文字處理與排版功能，Excel作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和報(bào)表制作的工具，功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)、使用方便靈活。工資條是公司財(cái)務(wù)每個(gè)月都要制作的一件事情，上面記錄了所有在職員工的工資情況，而制作工資條也是一件非常有技巧的事情。本文利用Microsoft Office中的Excel、Word二款軟件，結(jié)合起來(lái)制作并打印員工的工資條，從中掌握郵件合并的功能，從而方便快捷地完成一些較為復(fù)雜的重復(fù)性工作，達(dá)到事半功倍的效果。

1 郵件合并功能基本思想

在日常工作中，有時(shí)候會(huì)批量處理成績(jī)單、請(qǐng)柬、錄取通知書(shū)、工資條、會(huì)議邀請(qǐng)函等文件。在大量處理過(guò)程當(dāng)中就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些內(nèi)容是固定不變的，而有些內(nèi)容是可變化的（比如打印工資條，每個(gè)員工的工資條發(fā)放條目是固定不變的，可變的是員工的工資）。像這種情況可以靈活運(yùn)用Word中的郵件合并功能來(lái)批量制作：建立兩個(gè)文檔，一個(gè)Word主文檔，它包括固定不變的內(nèi)容；另一個(gè)是數(shù)據(jù)源，它包括可變化的內(nèi)容。然后使用郵件合并功能在Word主文檔中插入變化的內(nèi)容，即從數(shù)據(jù)源中將相應(yīng)的信息插入到主文檔中，從而生成另外一個(gè)文檔。

2 郵件合并功能的使用步驟

1） 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文檔，如“員工10月工資明細(xì)表.xlsx”；

2） 創(chuàng)建Word主文檔，如“員工工資.docx”；

3） 在主文檔中插入合并域的內(nèi)容；

4） 從數(shù)據(jù)源中將相應(yīng)的信息插入到主文檔進(jìn)行合并；

5） 生成一個(gè)合并文檔并打印輸出。

3 實(shí)例應(yīng)用——批量制作工資條

1） 建立數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。本文的數(shù)據(jù)源是以Excel為格式制作的一個(gè)員工10月工資明細(xì)表。

啟動(dòng)Excel，創(chuàng)建一個(gè)Excel電子表格，在Sheet1工作表中第一行各列輸入員工工資的基本信息如姓名、基本工資、績(jī)效工資、住房補(bǔ)貼、工齡工資、加班費(fèi)、應(yīng)發(fā)工資、社保扣款、公積金扣款、實(shí)發(fā)工資。完成列標(biāo)題內(nèi)容輸入后，在Sheet1工作表中第二行即列標(biāo)題下輸入各個(gè)員工具體的工資數(shù)據(jù)，并以“員工10月工資明細(xì)表.xlsx”保存，如圖1所示。

2） 創(chuàng)建主文檔

創(chuàng)建一個(gè)主文檔，在此文檔中輸入共有的內(nèi)容。啟動(dòng)Word2010，創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，在文檔的第一行鍵入“工資條”，并居中顯示，第二行鍵入“10月1日～10月31日”，同樣居中顯示，根據(jù)數(shù)據(jù)源文件“員工10月工資明細(xì)表.xlsx”的列標(biāo)題內(nèi)容建立一個(gè)10列2行的表格，表格第一行依次輸入姓名、基本工資、績(jī)效工資、住房補(bǔ)貼、工齡工資、加班費(fèi)、應(yīng)發(fā)工資、社?？劭?、公積金扣款、實(shí)發(fā)工資即表格列標(biāo)題，第二行空著以便往后操作步驟中使用， 并以“員工工資.docx”保存。可以根據(jù)需要調(diào)整該表格的格式，如圖2所示。

3） 在主文檔中插入合并域的內(nèi)容。

當(dāng)主文檔和數(shù)據(jù)源都準(zhǔn)備好后，我們就可以應(yīng)用郵件合并的功能將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)調(diào)入到主文檔的相應(yīng)位置，從而完成工資條的制作和打印。具體過(guò)程如下：

（1） 打開(kāi)Word主文檔，點(diǎn)擊【郵件】-【開(kāi)始郵件合并】，在彈出的下拉列表框中點(diǎn)擊“郵件合并分步向?qū)В╓）”，如圖3所示。

（2） 彈出的郵件合并窗格中選“目錄”類(lèi)型，如圖4所示，點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，在“郵件合并”窗格中，選擇默認(rèn)的“使用當(dāng)前文檔”進(jìn)行目錄設(shè)置，然后單擊“下一步：選取收件人”，收件人選擇“使用現(xiàn)有列表”中并點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，在彈出窗口中選擇“員工10月工資明細(xì)表.xlsx”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

再點(diǎn)擊“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中“打開(kāi)”命令，彈出“選擇表格”對(duì)話(huà)框，在此對(duì)話(huà)框中選取員工工資明細(xì)所在的工作表，本文選擇“Sheet1$”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對(duì)話(huà)框，如果不需要調(diào)整收件人列表，直接單擊“確定”按鈕即可。如圖5所示。

（3） 選擇好收件人后，在“郵件合并”窗格中點(diǎn)擊“下一步：選取目錄”，將光標(biāo)定位在列標(biāo)題“姓名”下的空白單元格，在“選取目錄”選項(xiàng)中選取“其他項(xiàng)目”并單擊該命令，彈出“插入合并域”對(duì)話(huà)框，選擇默認(rèn)的“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，并在“域”中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，關(guān)閉該對(duì)話(huà)框。如圖6所示。

重復(fù)以上的操作，將表格中其他列標(biāo)題即“基本工資”“績(jī)效工資”“住房補(bǔ)貼”“工齡工資”“加班費(fèi)”“應(yīng)發(fā)工資”“社?？劭睢薄肮e金扣款”“實(shí)發(fā)工資”下的空白單元格插入相應(yīng)的域名，如圖7所示。

4） 將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)和主文檔的共有文本進(jìn)行合并。

插入合并域后，進(jìn)入到“預(yù)覽目錄”窗格界面，點(diǎn)擊“預(yù)覽目錄”選擇區(qū)域中“收件人”左、右兩側(cè)的按鈕可以對(duì)每個(gè)員工10月的工資條內(nèi)容進(jìn)行預(yù)覽。

5） 生成合并文檔并打印輸出。

預(yù)覽完畢后，點(diǎn)擊工具欄中“完成并合并”，在下拉列表中點(diǎn)擊“編輯單個(gè)文檔”，打開(kāi)“合并到新文檔”菜單，此處可根據(jù)自己的需要選取合并記錄，本文采取默認(rèn)的方式，點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可生成一個(gè)包含所有員工10月的工資條的Word文檔，這時(shí)就可以批量打印了，如圖8所示。

在圖8顯示的工資條中，“毛曉麗”工資條中“社?？劭睢薄皩?shí)發(fā)工資”小數(shù)顯示很長(zhǎng)的位數(shù)，碰到這種情況該怎么解決呢？選取“社?？劭睢庇蛎檬髽?biāo)右鍵點(diǎn)擊“切換域代碼”，在域代碼的反括號(hào)內(nèi)輸入＼#"0.00"，同樣的方法設(shè)置“實(shí)發(fā)工資”域名，設(shè)置完后點(diǎn)擊F9更新域代碼就可以了，如圖9所示。

4 結(jié)束語(yǔ)

Word是一款十分方便實(shí)用的辦公軟件，“郵件合并”是Word的一項(xiàng)高級(jí)功能，用戶(hù)可以借助它批量處理工資條、邀請(qǐng)函、名片卡、信封封面以及請(qǐng)?zhí)龋瑴p少重復(fù)工作，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳雪濤.利用郵件合并制作并自動(dòng)發(fā)送工資條[J].山東工業(yè)技術(shù)，2015（21）.

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【通聯(lián)編輯：梁書(shū)】