姜東旭

養(yǎng)老院的檔案主要是記載老年人目前的實際狀況，如身體情況、健康程度、康復(fù)狀態(tài)，以及養(yǎng)老院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)質(zhì)量等，因此要加強養(yǎng)老院的檔案管理，使其規(guī)范化，以提高養(yǎng)老院管理質(zhì)量。本文從養(yǎng)老院檔案管理意義進行分析，并列舉出實現(xiàn)規(guī)范化管理措施，希望能夠?qū)︷B(yǎng)老服務(wù)機構(gòu)的管理有所借鑒。

在我國老齡化問題嚴(yán)重，一些孤寡老人沒有人照顧，而養(yǎng)老院作為照顧老人生活起居的組織而受到人們逐漸認(rèn)可。目前，各地養(yǎng)老院的標(biāo)準(zhǔn)不一，管理質(zhì)量也不相同，養(yǎng)老院的檔案管理質(zhì)量也因標(biāo)準(zhǔn)不同而有所差距，做好養(yǎng)老院檔案管理工作，使其更具規(guī)范化，是規(guī)范養(yǎng)老院管理質(zhì)量的前提，通過強化養(yǎng)老院檔案管理的規(guī)范化，而提高養(yǎng)老院整體管理水平。

1養(yǎng)老院檔案管理的現(xiàn)實意義

1.1規(guī)范養(yǎng)老院檔案管理可以提升管理成效

檔案是養(yǎng)老院日常工作的真正實照，養(yǎng)老院檔案主要記錄了老年人在養(yǎng)老院的生活情況、同時也記錄了養(yǎng)老院開展的一些具體服務(wù)內(nèi)容，養(yǎng)老院的檔案能夠反映我國養(yǎng)老事業(yè)的現(xiàn)狀，通過對檔案管理的分析，可以對養(yǎng)老院存在的問題及時解決。因此，加強養(yǎng)老院的檔案管理也是規(guī)范養(yǎng)老院各項服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)，通過提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，來進一步提高管理成效。

1.2規(guī)范養(yǎng)老院的檔案管理有助于體現(xiàn)養(yǎng)老院的服務(wù)水準(zhǔn)

從養(yǎng)老院服務(wù)角度來說，作好檔案管理工作，可以較好地體現(xiàn)出養(yǎng)老院的服務(wù)水平和質(zhì)量，同時還能體現(xiàn)出養(yǎng)老院的服務(wù)特色。

1.3規(guī)范養(yǎng)老院的檔案管理可以幫助家人了解老年人的生活狀況

老年人生活在養(yǎng)老院，從親屬家人關(guān)心的角度來分析，家人可以通過老年人的個人檔案記載情況，了解老年人的起居、生活狀況。檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整地記錄養(yǎng)老院老年人的飲食、生活過程，以及健康狀況，方便家屬了解老年人的生活狀況。

2實現(xiàn)養(yǎng)老院檔案規(guī)范化管理的措施分析

2.1完善養(yǎng)老院檔案管理制度

依據(jù)我國《檔案法》與《人事檔案工作條例》要求，養(yǎng)老院檔案管理工作人員要善于分析當(dāng)前養(yǎng)老院的實際情況以及存在的一些現(xiàn)實問題，結(jié)合養(yǎng)老院未來發(fā)展趨勢和方向，逐步完善養(yǎng)老院的檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管時限以及細(xì)化檔案的生成過程，使制度建設(shè)有利于養(yǎng)老院的規(guī)范化發(fā)展，有利于保護老年人的合法權(quán)益，最大限度地保障養(yǎng)老院各項檔案資料管理的安全性和保存的完整性，通過規(guī)范管理進一步提升養(yǎng)老院檔案管理的整體水平。

2.2養(yǎng)老院檔案管理要突出個性化

檔案管理并不是千篇一律，尤其是養(yǎng)老院這個近幾年才新興的產(chǎn)業(yè)，它的檔案管理更要突出個性化特點。只有不斷豐富完善檔案管理的內(nèi)容，將養(yǎng)老院的特點突顯出來。根據(jù)養(yǎng)老院的實際情況，以及養(yǎng)老院的服務(wù)內(nèi)容、工作流程以及發(fā)展方向等，從多個角度全方位的去探索檔案管理方式，建立符合養(yǎng)老院發(fā)展的、能夠完全代表老年人生活、健康、娛樂以及病理等方面的檔案，通過這些資料可以完全掌握老年人在養(yǎng)老院的實際生活狀況，以及心理、心態(tài)情況，突出養(yǎng)老院檔案管理的個性化，為養(yǎng)老院的發(fā)展提供有參考價值的資料，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒。

2.3建立健全養(yǎng)老院的檔案管理工作機制

養(yǎng)老院必須建立一套適合養(yǎng)老院發(fā)展的、規(guī)范的檔案管理工作機制，來保障各個部門檔案管理工作能夠有機協(xié)調(diào)地合作，來進一步使檔案管理工作的規(guī)范有序。養(yǎng)老院要規(guī)范檔案管理工作的配合機制，即養(yǎng)老院的各部門要指定人員兼管檔案的收集整理工作，并按照養(yǎng)老院檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定，及時按時將本部門檔案材料整理并統(tǒng)一交到檔案管理部門，并辦好交接手續(xù)。養(yǎng)老院要建立考核評價機制。要定期對養(yǎng)老院檔案管理部門工作人員的工作情況進行考核評定，將考核結(jié)果與本部門的利益相掛鉤，激發(fā)全部門人員的力量。并使考核公正客觀，成為成員升職、評優(yōu)的參考條件之一。要強化檔案管理工作的監(jiān)督機制，經(jīng)常檢查檔案歸檔的質(zhì)量，最大限度地杜絕檔案管理的遺失、遺漏現(xiàn)象。

2.4做好養(yǎng)老院檔案管理隊伍人員素質(zhì)的培養(yǎng)

養(yǎng)老院檔案管理要想實現(xiàn)規(guī)范化，就必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)、能力強的管理隊伍。因此，養(yǎng)老院檔案管理部門要加強院內(nèi)工作人員檔案管理知識和管理技能的培訓(xùn)，提升團隊的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，讓每一個部門都有專業(yè)的人才來進行管理檔案。養(yǎng)老院應(yīng)對檔案管理內(nèi)容進行分類，明確各自的職責(zé)，并列入到年度檔案管理工作計劃和年度考核范圍中，確保檔案管理工作有序開展。強化崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對性組織人員外出參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或外請專業(yè)老師到院進行教學(xué)培訓(xùn)，進一步掌握檔案管理的相關(guān)技能，可以有效提升工作人員的檔案管理意識，不斷激發(fā)工作人員的工作熱情，促進養(yǎng)老院檔案管理水平的提升，養(yǎng)老院管理人員也要自覺加強自身的業(yè)務(wù)能力和工作水平的提高，為養(yǎng)老院檔案管理儲備專業(yè)人才。

2.5做好養(yǎng)老院檔案管理要配備配齊檔案管理設(shè)施

養(yǎng)老院工作雖雜但也需要工作有序，對于養(yǎng)老院的基礎(chǔ)性工作更應(yīng)如此。要想使養(yǎng)老院檔案管理工作規(guī)范有序，還需要配齊檔案管理設(shè)施，使收集的檔案信息能夠存放有序，目錄索引齊全，方便資料的查找。條件較好的養(yǎng)老院還可以購置配齊電腦等信息化設(shè)施，通過信息化管理使檔案管理工作提檔升級。

綜上所述，養(yǎng)老院的檔案是老年人在養(yǎng)老院生活的原始憑證，能夠充分反映老年人的實際生活狀況、身體健康狀況和心情狀況等，同時也是養(yǎng)老院開展各項工作、活動的歷史性依據(jù)，做好養(yǎng)老院的檔案管理工作，關(guān)系著養(yǎng)老院的未來發(fā)展，也關(guān)系著老年人的切身利益，要重視養(yǎng)老院檔案管理工作，要不斷創(chuàng)新管理，不斷加快檔案管理規(guī)范化發(fā)展步伐，使其能夠適應(yīng)養(yǎng)老院未來發(fā)展的需要。

（作者單位：152400慶安縣民政局中心敬老院）