事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)初探

□付麗丹

隨著現(xiàn)代人力資源管理思想以及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展革新，事業(yè)單位日益加大人力資源管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)，需著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，構(gòu)建戰(zhàn)略化管理模式，通過(guò)運(yùn)用信息化平臺(tái)建立人事數(shù)據(jù)庫(kù)，整合招聘、選拔、培訓(xùn)、績(jī)效和薪酬管理，推動(dòng)人力資源管理向科學(xué)、合理、高效不斷優(yōu)化，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

第一，信息化已成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志之一，事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，也為人力資源管理信息化建設(shè)提供了良好的發(fā)展契機(jī)和技術(shù)支持。第二，人力資源管理信息化可以減少人力資源管理對(duì)人力的投入，提高人力資源管理的工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)管理的集約化和高效化。人力資源管理軟件強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息共享等功能可以使管理人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái)，集中精力從戰(zhàn)略的角度來(lái)考慮人力資源規(guī)劃和政策。第三，人力資源管理的信息化通過(guò)將各類信息資源充分整合利用，例如對(duì)薪資福利、招聘、個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)、職位管理、績(jī)效管理、崗位描述、個(gè)人信息和歷史資料等人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，形成集成的信息源，提高了人力資源管理工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和科學(xué)性，幫助單位科學(xué)化管理人才，對(duì)人才實(shí)現(xiàn)合理的開(kāi)發(fā)和利用。

二、事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.技術(shù)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱。目前市場(chǎng)現(xiàn)有的人力資源軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)力量尚不夠成熟，開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品往往不能充分滿足用戶的需求。出于開(kāi)發(fā)成本因素，商業(yè)化系統(tǒng)軟件偏重一般性，軟件的信息模塊相對(duì)單一，還存在很多缺陷，不能針對(duì)單位特有的管理活動(dòng)，做到全面涵蓋，應(yīng)用范圍有一定的局限性。此外，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)難以做到隨時(shí)更新、快速分析和處理相關(guān)信息，不能及時(shí)滿足單位某些特定要求，人力資源軟件的升級(jí)跟不上管理的變化。

2.信息數(shù)據(jù)管理不到位。很多單位的人力資源管理與開(kāi)發(fā)還處于比較基礎(chǔ)階段，一方面，缺乏同時(shí)具備信息化專業(yè)與人力資源管理的復(fù)合型人才；另一方面，人事檔案是信息化建設(shè)的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，由于沒(méi)有規(guī)范化的人事檔案管理，未能建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案信息數(shù)據(jù)不完善，導(dǎo)致人力資源信息化建設(shè)中采集的人事數(shù)據(jù)精確度不夠，甚至信息缺失或誤導(dǎo)，信息集成層次不高，難以作為管理決策層參考依據(jù)，阻礙信息化建設(shè)的推進(jìn)。

3.缺少規(guī)劃性。事業(yè)單位的人力資源管理信息化建設(shè)往往缺少規(guī)劃性，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果不盡如人意。出于長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，人力資源管理部門在信息化建設(shè)過(guò)程中，通常會(huì)趨向設(shè)計(jì)一套覆蓋全面、功能齊全的軟件系統(tǒng)，力爭(zhēng)一步到位。事實(shí)上，一個(gè)成熟的人力資源信息化系統(tǒng)需要在日常使用中，根據(jù)管理模式、業(yè)務(wù)流程的變化不斷完善和優(yōu)化，想要實(shí)現(xiàn)一步到位是不現(xiàn)實(shí)的。人力資源管理信息化建設(shè)應(yīng)該在深入調(diào)研后，制定出適合單位發(fā)展的漸進(jìn)式長(zhǎng)期規(guī)劃，否則只會(huì)導(dǎo)致后期升級(jí)維護(hù)困難，信息化建設(shè)停滯不前，缺乏可持續(xù)發(fā)展性。

4.資金投入不足。一些單位由于缺乏對(duì)人力資源管理信息化建設(shè)的深入了解和研究，意識(shí)不到信息化建設(shè)的長(zhǎng)期效應(yīng)，重視程度不夠，不愿意過(guò)多地投入資金。但事實(shí)上不論是自行開(kāi)發(fā)還是購(gòu)買軟件產(chǎn)品，都需要一定的投資，并且隨著應(yīng)用人員對(duì)軟件的要求越來(lái)越高，開(kāi)發(fā)難度越來(lái)越大。軟件開(kāi)發(fā)人員往往因?yàn)橘Y金和人力資源專業(yè)知識(shí)所限，不能夠完全領(lǐng)會(huì)用戶的需求要點(diǎn)，開(kāi)發(fā)的軟件難以做到盡善盡美、充分適用。同時(shí)，投入資金的短缺也導(dǎo)致既有軟件得不到及時(shí)維護(hù)和升級(jí)，直接影響軟件效應(yīng)。

三、構(gòu)建事業(yè)單位人力資源管理信息化管理體系

1.加大對(duì)人力資源管理信息化建設(shè)的重視程度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到人力資源管理信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)單位長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的重要意義，加大重視程度，把人力資源管理信息化建設(shè)作為單位發(fā)展的重要抓手。組織開(kāi)展充分論證和深入研究，制定切實(shí)可行的規(guī)劃；建立健全完善的人力資源信息化管理制度，工作責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)人力資源信息化管理工作的規(guī)范性；加大培訓(xùn)力度，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，尤其是熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的能力；規(guī)范相關(guān)管理制度，推進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)；在人力、物力和財(cái)力方面對(duì)信息化建設(shè)給予充分保障，推動(dòng)人力資源管理信息化較快發(fā)展。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理。事業(yè)單位在推進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)中，需對(duì)凌亂的信息進(jìn)行整合，對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建良好環(huán)境，進(jìn)行數(shù)據(jù)集中處理，保持?jǐn)?shù)據(jù)源的完整性、一致性和安全性，提高數(shù)據(jù)的管理效率，為人力資源管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。人事檔案作為人力資源管理信息化建設(shè)的重要數(shù)據(jù)來(lái)源之一，事業(yè)單位還需加強(qiáng)人事檔案管理，提高人事檔案質(zhì)量，用真實(shí)可靠、完整全面的實(shí)體人事檔案為信息化建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐。不斷提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)人事檔案收集、整理、鑒別、保管和利用的規(guī)范化管理，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量和有效性。通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化，將檔案資源科學(xué)、有效整合，不但有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用，也為人力資源管理信息化建設(shè)做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作。

3.對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行長(zhǎng)期規(guī)劃。對(duì)人力資源信息化目標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行整體規(guī)劃，可以全面系統(tǒng)地指導(dǎo)單位人力資源信息化的進(jìn)程。事業(yè)單位人力資源管理信息化規(guī)劃應(yīng)立足當(dāng)前、著眼未來(lái)，根據(jù)單位的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和IT現(xiàn)狀，分析、評(píng)估本單位人力資源管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)，提出信息化建設(shè)的遠(yuǎn)景、戰(zhàn)略和各階段目標(biāo)，做好系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃。在制定本單位人力資源管理信息化的系統(tǒng)架構(gòu)時(shí)，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與業(yè)務(wù)操作的深度融合，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，重視用戶操作體驗(yàn)，將規(guī)范化與個(gè)性化、統(tǒng)一性與靈活性有機(jī)結(jié)合，穩(wěn)步有序地推進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)。良好的人力資源管理信息化規(guī)劃，能充分有效地利用現(xiàn)有資源，確保信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

4.在立項(xiàng)實(shí)施的過(guò)程中優(yōu)化信息化管理模式。事業(yè)單位在人力資源信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)充分利用立項(xiàng)，積極推進(jìn)、完善工程項(xiàng)目計(jì)劃，從而不斷優(yōu)化信息化管理模式。第一，事業(yè)單位在信息系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，結(jié)合日常操作進(jìn)行創(chuàng)新，不斷完善和改進(jìn)系統(tǒng)，優(yōu)化人力資源信息結(jié)構(gòu)，提升系統(tǒng)運(yùn)行的科學(xué)性、實(shí)用性和便捷性。第二，根據(jù)信息化建設(shè)長(zhǎng)期規(guī)劃，結(jié)合事業(yè)單位自身的情況，及時(shí)做好軟件的更新和升級(jí)，構(gòu)建具有特色的信息管理模式，確保管理系統(tǒng)與單位發(fā)展需求相適應(yīng)。第三，管理人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中，提升信息管理綜合水平。第四，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施的完善，提高檔案信息的保密力度，通過(guò)完善保密系統(tǒng)、設(shè)置防火墻、定期保密檢查等方式，確保人力資源管理信息的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

在構(gòu)建人力資源管理信息化建設(shè)模式過(guò)程中，事業(yè)單位人力資源管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人力資源管理理念，高度重視信息化建設(shè)工作，并在運(yùn)行機(jī)制、制度、人財(cái)物方面給予切實(shí)保障。完善人力資源管理信息化有關(guān)制度建設(shè)，提升人力資源管理人員綜合素質(zhì)，提升數(shù)據(jù)信息管理質(zhì)量，積極優(yōu)化信息管理模式，優(yōu)化有關(guān)功能模塊設(shè)置，不斷提高事業(yè)單位人力資源管理信息化管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理效率的提升，為單位業(yè)務(wù)工作開(kāi)展創(chuàng)造高效和諧的環(huán)境。