事業(yè)醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策探討

周秀琴

[摘要] 經(jīng)濟社會的不斷進步促使我國的醫(yī)療事業(yè)也快速發(fā)展起來，同時帶來的是醫(yī)院均衡發(fā)展的壓力。而由于管理人員及社會整體環(huán)境等的影響，現(xiàn)階段事業(yè)醫(yī)院存在著忽視檔案管理，管理不文明，制度不完善，檔案管理技術人員短缺等問題，這些對檔案管理的統(tǒng)一化、現(xiàn)代化的進程造成了阻礙。該文詳盡闡述目前存在的問題，提出相應對策。

[關鍵詞] 事業(yè)醫(yī)院;檔案管理;管理制度;檔案管理人員

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）01（a）-0051-02

醫(yī)院檔案，是記錄醫(yī)院歷史發(fā)展最可靠的資料，是最權威的憑證[1]。珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀，將無法復原，損失不可衡量。因此，加強檔案管理，保護檔案資料，提高檔案服務質量尤為重要。

1? 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1? 忽視檔案管理

未雨綢繆的道理我們都懂，但現(xiàn)實中往往做不到提前防范。在事業(yè)醫(yī)院管理中，很多領導平常不關注檔案管理問題，但需要時，往往不停催促檔案管理人員。常說“養(yǎng)兵千日、用兵一時”，沒有任何的投入及管理，如何能及時給出快、準、狠的資料。在“重經(jīng)營，輕檔案”的普遍大勢之下，醫(yī)院更多關注的是醫(yī)療設備以及醫(yī)療技術的改革，而檔案管理這一項繁雜而瑣碎的工作，事業(yè)醫(yī)院往往不能給予足夠的重視，更別提維護檔案資源的完整性與準確性。所以，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化目標，檔案管理意識是關鍵，需要高度關注。

1.2? 管理制度不健全

由于醫(yī)院管理人員對檔案管理未給予足夠重視，很多醫(yī)院都沒有健全的檔案管理制度，這使得事業(yè)醫(yī)院檔案工作經(jīng)常偏離常態(tài)。各個單位在落實檔案管理工作時，大多只是按照自己的意愿去做，醫(yī)院并沒有統(tǒng)一管理。同時，由于缺乏管理制度，很多文件檔案經(jīng)常出現(xiàn)收集不及時、不精確、不完整的情況，歸類歸檔分類不規(guī)范，保管不嚴格，借閱不歸還，丟失檔案等的情況，不僅如此，很多醫(yī)院沒有專門的檔案人員的考核管理制度，致使很多檔案管理工作人員工作草草行事，大大影響了檔案管理的品質及效率，更是不利于事業(yè)醫(yī)院整體的管理。

1.3? 存儲設備落后

隨著我國的醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)步走向國際，事業(yè)醫(yī)院的管理也越來越重要，但在檔案管理方面和別國之間的差距還是很大的[2]。部份進醫(yī)院的檔案室，空間很小，普遍有霉味，更有甚者可以看到蟲子。近幾年，雖然檔案管理逐漸引起了人們的關注，但出于資金緊張，管理人員不重視等因素，實際在事業(yè)醫(yī)院檔案管理上投入非常少，設備更新也相對比較慢，有些落后地區(qū)的管理甚者連最基本的電腦還沒有配備。很多醫(yī)院還采用人工手動整理檔案的方式管理，采用紙質保存，效率低下，還不利于檔案本身的保存;再者，沒有監(jiān)管機制的情況下，防水、防蟲、防潮等措施落實不到位，這又大大影響了檔案的管理。

1.4? 信息化程度不高

在網(wǎng)絡時代背景下，事業(yè)醫(yī)院的信息化建設工作已經(jīng)漸漸步入關鍵階段。實現(xiàn)醫(yī)院的信息化管理，并非只是簡單的一臺具有數(shù)字化特征的醫(yī)療器械，或者構建醫(yī)院信息系統(tǒng)就能夠實現(xiàn)。只有把醫(yī)院各類檔案，各類電子檔案整合，有序、系統(tǒng)地建設成完整的檔案資料庫，并使之與公共衛(wèi)生、鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生等平臺連接、共享，才能夠促使其在醫(yī)院檔案信息中充分展現(xiàn)其社會與經(jīng)濟效益[3]。然而，由于認識不夠，對設備人員等的投入少等問題，我國的檔案管理檔案信息化、數(shù)字化仍然滯后。

1.5? 專業(yè)人員缺乏

檔案管理是否合理、服務是否到位，管理是否專業(yè)，除了受事業(yè)醫(yī)院自身的體制影響外，更多在于醫(yī)院是否有一批愿意奉獻的專業(yè)檔案管理員。如此看來，檔案管理也是一門技術活。但由于受事業(yè)單位編制所限，事業(yè)醫(yī)院往往人員配備不齊，很多檔案管理人員為兼職人員，他們專業(yè)性不足，這不利于檔案管理的專業(yè)化及現(xiàn)代化。簡而言之，目前我國醫(yī)療領域檔案管理人員的整體素質、技能水平以及責任心都處于滯后狀態(tài)。

1.6? 對醫(yī)院檔案的內容分類不夠明確、管理范圍不夠

由于當前經(jīng)濟社會正處于持續(xù)發(fā)展結算，所以，對醫(yī)院檔案的范圍劃分也從以往的文書類、照片圖像類、病歷類以及人事管理類檔案，逐漸演變成當今的影像類、科研類、病理切片類、設備儀器檢查的圖像文檔類以及計算機磁盤和數(shù)據(jù)類等各種檔案。但是，當前對于檔案收集管理的內容與范圍并未進行統(tǒng)一的規(guī)范化，而是不同醫(yī)院各自制定標準，導致管理混亂，檔案收集存儲遺漏，檔案資料不能得到充分的利用。

2? 改善對策

2.1? 全面增強檔案管理觀念

檔案管理只是做歸檔、整理以及保管的意識已經(jīng)影響了事業(yè)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。而隨著醫(yī)院管理的深化，正確理解檔案管理，并利用檔案管理服務其他部門刻不容緩。首先，要使大家能夠明確檔案管理能夠為醫(yī)院創(chuàng)造價值，從而落實其資金設備的投入，為順利開展檔案管理工作鋪上墊腳石。其次，重視檔案管理在醫(yī)院管理中的地位建設，給予硬件、軟件等的支持，進而引起廣大員工的重視。再者，檔案管理人員及時做出業(yè)績，積極對醫(yī)院的發(fā)展建設給予支持，進而改變當前的被動地位，改變當局對檔案管理的輕視狀況。

2.2? 落實切實可行的管理制度

檔案管理是醫(yī)院管理體系的組成部分，是重要的信息資源，非常有必要搞好檔案管理。首先，要建立健全管理制度，實行專人專職;向著規(guī)范化、科學化、標準化的發(fā)展方向，從人員、制度、系統(tǒng)等多方面努力，使檔案創(chuàng)造價值[4]。同時在現(xiàn)實工作中，管理人員要充分發(fā)揮團結合作精神，揚長避短，找出缺陷，發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢，從而制定出切合實際的改進方案，以推進管理的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。當然，建立的檔案管理制度是要經(jīng)過調研的，要具有可操作性。

2.3? 健全完善檔案保管、存儲設備

制定制度，更重要的是實行。管理人員意識到檔案管理的重要性，在后續(xù)工作中必然會給予在硬件和軟件上的支持，還有加大對防水、防蟲、防潮存儲空間的投入，這些都會使相應的管理檔案得到很好的保護。同時，管理人員注重相應管理制定的落實，使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化管理，如此，管理必然能走上正軌，更好服務于所在醫(yī)院。

2.4? 加強檔案網(wǎng)絡信息化

信息技術的推廣促使醫(yī)院管理等很多方面也要與網(wǎng)絡技術銜接。檔案管理工作作為事業(yè)醫(yī)院管理的主要組成部分，理應順應時代發(fā)展潮流，逐步實現(xiàn)信息化。這點首先要求我們提高檔案管理的綜合運用能力，實現(xiàn)內部分享[5]。這樣，可以通過網(wǎng)絡技能輕送錄入、更新以及維護相應的檔案資料，同時檔案管理的各個環(huán)節(jié)也能實現(xiàn)電子化操作，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理，這很大程度上提升了檔案使用的效率。此外，檔案管理人員還可以在院內發(fā)布信息，分享資訊。

2.5? 培養(yǎng)并引進高素質人才

管理人員素質直接影響檔案保存使用水平。要完成檔案工作的可持續(xù)性，就要擁有一支綜合素質很強的管理人員。首先，通過業(yè)務培訓、深化教育等方式提升內部管理員工的業(yè)務能力，將培養(yǎng)專業(yè)檔案人員人才作為一項常規(guī)計劃，從內部培養(yǎng)符合需求的人才;其次，根據(jù)實際業(yè)務需要，采用公開招聘方式，從內外引入具有高專業(yè)性、高素質人才;再者，要構建科學、實用的考核制度，定期做好考核，加上相應的激勵措施，全面提升工作人員的責任感以及積極性[6]。如此，檔案管理工作便能跟上事業(yè)醫(yī)院醫(yī)學科研、經(jīng)濟建設等的發(fā)展步伐，可以更好地服務他們，實現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化。

2.6? 增強檔案管理人員的職業(yè)道德素質、提升責任性

檔案管理人員的工作便是保護檔案的完整、全面性，絕對不能使得檔案出現(xiàn)破損、散亂、丟失等問題，要時刻牢記保護檔案的完整無缺是其本職工作。而且，在檔案存放期間，可能由于一些內在或者外在因素使得檔案發(fā)生損壞，檔案管理人員便需要事先做好相應的預防和應對措施，維持檔案的完整性。同時，也不能因為人為原因使得檔案出現(xiàn)遺失或者失竊。最后，需要對檔案進行定期整理，使得檔案依照規(guī)定要求分類存放，在需要調用檔案的時候能夠快速找出，并對檔案進行定期的清點，使其管理具有有序性。

3? 結語

檔案管理與醫(yī)療團隊管理、設備管理等組成了事業(yè)醫(yī)院的管理工作，檔案管理的發(fā)展離不開其他管理的支持，同時它也服務于醫(yī)院其他工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，并解決，為事業(yè)醫(yī)院走向國際貢獻力量。

[參考文獻]

[1]? 江敏.新醫(yī)改視角下醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化[J].蘭臺內外，2018（1）：65-66.

[2]? 高志爽.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].檔案工作，2018（7）：130.

[3]? 張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012（6）：219-221.

[4]? 丁杰.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新的研究[J].科技展望，2016（30）：232.

[5]? 練麗珠.形勢下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新探討[J].管理視野，2014（4）：158.

[6]? 王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學學報：社會科學版，2014（7）：65-69.

（收稿日期：2018-10-09）