用友ERP-U8應(yīng)用拓展

何靈芝　楊瑞　李汶靜

【摘 要】為了加強財務(wù)管理與酒店管理專業(yè)之間的聯(lián)系，西南石油大學(xué)通過實驗項目探討用友ERP-U8軟件與酒店住宿業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系。通過文獻整理、實地調(diào)研、實驗研究等方式，結(jié)合對軟件的實際操作，實現(xiàn)了用友ERP-U8部分模塊與五星級酒店住宿業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)結(jié)合。論文將基于實驗資料闡述ERP-U8系統(tǒng)與酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基本關(guān)系。

【Abstract】In order to strengthen the relationship between financial management and hotel management， Southwest Petroleum University explores the connection between ERP-U8 software and hotel accommodation business through experimental projects. Through the literature sorting， field research， experimental research and other methods， and combined with the actual operation of the software， the basic combination of part module of ERP-U8 and five-star hotel accommodation business is realized. This paper will explain the basic relationship between the ERP-U8 system and the hotel accommodation business system based on experimental data.

【關(guān)鍵詞】ERP-U8;酒店住宿;系統(tǒng)

【Keywords】ERP-U8; hotel accommodation; system

【中圖分類號】F232 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）03-0059-02

1 引言

ERP-U8系統(tǒng)是ERP下針對企業(yè)財務(wù)分析和管理的專業(yè)性決策平臺，其優(yōu)勢主要在于財務(wù)處理較為全面，工作效率高，在降低企業(yè)人工成本的同時提高了工作的規(guī)范化程度[1]。我國對ERP-U8系統(tǒng)的研究大致從2000年開始，而在西方國家，可追溯至20世紀七八十年代。結(jié)合對相關(guān)文獻的研究，不難發(fā)現(xiàn)對用友系統(tǒng)的研究主要著眼于企業(yè)管理水平和將它與其他財務(wù)工具進行對比等方面，又或者是對它在本科教育中所起的作用進行分析。

本項目充分考慮了財務(wù)管理專業(yè)和酒店管理專業(yè)的學(xué)科特點，將用友ERP-U8軟件與星級酒店住宿業(yè)務(wù)結(jié)合，探索其潛在的對應(yīng)關(guān)系。通過對南充市幾所準五星酒店的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)他們的住宿業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)處理系統(tǒng)大多是分離的，即對同一業(yè)務(wù)要做兩次處理，極大地增加了人工成本和財務(wù)負擔(dān)。本文將基于此問題并結(jié)合酒店住宿業(yè)務(wù)對用友ERP-U8系統(tǒng)做出初步結(jié)合與設(shè)計。

2 用友ERP-U8與酒店業(yè)務(wù)的結(jié)合

2.1 ERP-U8功能介紹

用友ERP-U8是企業(yè)資源計劃（ERP）下針對企業(yè)財務(wù)分析和管理的專業(yè)性規(guī)范軟件，主要包括財務(wù)子系統(tǒng)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)[2]，本文基于酒店住房管理系統(tǒng)的性質(zhì)和功能需要，主要采用供應(yīng)鏈系統(tǒng)下的采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)。

采購管理系統(tǒng)對采購業(yè)務(wù)進行管理和控制，包含請購、訂單管理、發(fā)票管理和結(jié)算等功能，除了普通的采購業(yè)務(wù)外，還可以處理委托代銷、庫存轉(zhuǎn)儲等特殊采購業(yè)務(wù)。

庫存管理系統(tǒng)分為入庫（采購、生產(chǎn)和其他）和出庫（材料、銷售和其他）兩個方面。需注意的是，它與存貨核算系統(tǒng)有本質(zhì)上的區(qū)別，庫存系統(tǒng)主要依據(jù)采購訂單、銷售訂單和出入庫單對物流信息進行管理和記錄，而存貨核算系統(tǒng)主要是計算存貨成本和控制企業(yè)現(xiàn)金流。

銷售管理系統(tǒng)管理企業(yè)的各項銷售業(yè)務(wù)，包括銷售訂貨、發(fā)貨、發(fā)票管理等[3]。該系統(tǒng)不僅能處理普通銷售業(yè)務(wù)，還能處理特殊銷售業(yè)務(wù)，例如委托代銷、折價銷售和銷售退回。

2.2 當前酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分析

酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要是依托現(xiàn)代計算機技術(shù)，提高客房質(zhì)量和經(jīng)濟效益的管理平臺。其本質(zhì)任務(wù)是要使客房服務(wù)在更加流程化的同時又與時俱進，愈加貼近消費者與酒店工作人員的需求。因此，研究酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)首先明確酒店的客房管理流程。

2.2.1 酒店客房服務(wù)流程分析

酒店的客房服務(wù)主要涉及預(yù)定、入住登記、退房等。當然，現(xiàn)階段的酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)大多還包含了個性化信息。以下是酒店發(fā)生住宿需求時的基本流程，主要涉及客戶、前臺人員、樓層管理人員和財務(wù)人員：客戶需要入住時，前臺在呼叫樓層主管核實房態(tài)后填寫客戶信息并辦理登記;客戶有退房需求時，前臺在再次向樓層管理人員確認客戶的消費信息和核實客房物品后為其辦理退房并將相關(guān)財務(wù)信息傳遞給財務(wù)，財務(wù)人員依據(jù)接收的信息做賬務(wù)處理，統(tǒng)計客房經(jīng)營狀況[4]。

從以上流程中不難看出在涉及的職務(wù)人員中，前臺和樓層主管是住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要參與者。前臺工作人員需要從住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)中得到信息，并對信息進行更改與添加。而客房主管則需要通過住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)查看主營業(yè)務(wù)收入與主體經(jīng)營情況[5]。

2.2.2 住宿業(yè)務(wù)與住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)系

了解了酒店的住宿業(yè)務(wù)主要流程與涉及部門以后，能更加明確酒店的真實業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的聯(lián)系，如下：前臺在向樓層管理人員確認好房態(tài)之后進入住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入客戶信息，此時系統(tǒng)會自動顯示客戶所屬分類;辦理退房時，再次進入住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)登記退房信息。同時，財務(wù)人員通過系統(tǒng)接收財務(wù)信息并進行賬務(wù)處理，客房部人員核實客房消費反饋給系統(tǒng)。同時，大多數(shù)酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)都帶有個性化信息，星級酒店也應(yīng)將自己掌握的客戶信息與特殊需求輸入到系統(tǒng)中。

因此，在研究與開發(fā)客房住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)時，應(yīng)包括客戶信息、入住時間、入住天數(shù)、預(yù)定信息、房態(tài)盤點、客戶消費等模塊。

3 ERP-U8系統(tǒng)與酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對應(yīng)關(guān)系

通過對用友系統(tǒng)的探索，我們將供應(yīng)鏈系統(tǒng)的部分功能與酒店住宿管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進行對比并找出對應(yīng)關(guān)系，以此對ERP-U8系統(tǒng)做出關(guān)于酒店住宿業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)改進。實驗相關(guān)數(shù)據(jù)如下：

賬套號（酒店名稱）：111

在系統(tǒng)管理模塊中執(zhí)行“權(quán)限/用戶”命令，進行酒店管理人員工作崗位設(shè)置：前臺11、大堂經(jīng)理12、財務(wù)人員13、樓層管理人員14。

在企業(yè)應(yīng)用平臺基礎(chǔ)設(shè)置中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案/存貨檔案”命令，進行客房基礎(chǔ)設(shè)置：

在庫存管理“期初結(jié)存”中做產(chǎn)品設(shè)置，進行酒店客房可用量與現(xiàn)存量查詢。

星級酒店的服務(wù)對象除了一般散客還有長期的VIP客戶，所以我們需要在用友系統(tǒng)中對客戶檔案進行設(shè)置。在“基礎(chǔ)設(shè)置”選項卡中，執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案/客商信息/客戶檔案”，進行客戶分類：

一項完整的住宿業(yè)務(wù)包括空房、入住、清理這三個基本環(huán)節(jié)，所以需要在“基礎(chǔ)檔案/存貨分類”中設(shè)置客房狀態(tài)和各類房間單價，具體流程如下：產(chǎn)品入庫單（空房）→產(chǎn)品出庫單（已入?。少弳危ňS修打掃）。

4 結(jié)語

將電子系統(tǒng)應(yīng)用到星級酒店住宿業(yè)務(wù)中是提高服務(wù)效率的一種常見現(xiàn)象，本開放實驗通過對酒店住宿業(yè)務(wù)和用友系統(tǒng)的深入了解，得到了ERP-U8供銷存系統(tǒng)與酒店住宿業(yè)務(wù)的對應(yīng)關(guān)系。不僅提高了酒店管理與財務(wù)管理兩大專業(yè)的聯(lián)系，也創(chuàng)新了用友ERP-U8的服務(wù)對象和產(chǎn)品市場。雖然現(xiàn)在ERP-U8與星級酒店住宿業(yè)務(wù)的結(jié)合正處于一個初期設(shè)計階段，還需要專業(yè)技術(shù)人員對其進行調(diào)試和改善，但這也的確是ERP-U8的一個跨行業(yè)新研究點，一旦對軟件進行了便捷通道加速，則可大幅節(jié)約酒店的運營成本，并為用友系統(tǒng)帶來新的經(jīng)濟增長點。

【參考文獻】

【1】萬巖.基于Java的酒店管理系統(tǒng)設(shè)計[J].中國新通信，2017（7）：52.

【2】勤峰. ERP軟件與電算化軟件及其購銷存系統(tǒng)的比較[J]. 中國會計電算化， 2003（4）：17-19.

【3】林月平. 企業(yè)ERP軟件業(yè)務(wù)需求調(diào)研與業(yè)務(wù)流程分析[D].上海： 華東師范大學(xué)， 2010.

【4】黃敏強.鴻翼酒店客房管理系統(tǒng)研究[D].成都：電子科技大學(xué)，2012.

【5】劉寧.酒店客房管理系統(tǒng)開發(fā)研究[J].河北北方學(xué)院學(xué)報，2017（01）：110.