董潔 青島市市北區(qū)人力資源和社會保障服務中心

人事檔案一般是指記錄并保存?zhèn)€人的總體情況，其中也涉及流動人員這部分人員的人事檔案。個人人事檔案密切關系著個人在社會中的生活，伴隨中國市場經濟的進步，相應的社會結構也劇烈變化著，同時也加快了我國人才的流動。這給人事檔案管理工作也帶來了一定的困難，由此便很有必要著重管理這部分人員的人事檔案。

一、流動人員人事檔案目前的現狀問題

（一）管理人員素質偏低

一般由人才服務機構如人社局等來負責管理流動人員的一切人事檔案，但有些人才交流中心，鑒于人員與任務不匹配等問題，而導致檔案管理力不從心。很多檔案管理人員為兼職人員，基本上并不熟悉檔案知識，也忽略了信息化管理，依然沿用手工操作。機構的檔案人員也缺乏足夠的配備，在職人員也大多應付了事。管理人員偏低的素質，嚴重影響了管理工作的順利實施。

（二）缺乏人事檔案意識，尚未認識到人事檔案的真正價值

很多流動人員尤其是大中專目前的畢業(yè)生，往往不夠了解人事制度以及人事檔案。一經畢業(yè)，往往在一些私企或者公司從事工作，誤以為“人事檔案無足輕重”，只要可以調動、調資、管理、考核人事等即可。

（三）保管檔案的設備不夠先進

現階段，大多數流動人員檔案庫缺乏先進的硬件建設條件，也不存在專業(yè)的檔案保持庫房，往往與科室人員一起湊合；也缺乏專門的檔案存放柜子；連必要的溫度計、去濕計以及防火、防潮、防盜等設施也嚴重缺失?；旧峡梢哉f流動人員檔案管理只是一種口號，檔案室設施與上級的配備要求嚴重不符，致使檔案管理風險極大。

（四）檔案并不完整真實

在流動人員檔案管理中，不齊全問題十分普遍，其中一般僅簡單地記錄了姓名、性別、工作經歷等，卻較少涉及工作實績、技能技術等，基本上也不會包含職稱、考核表等材料。很多人獲得學歷也不上交，致使人事檔案嚴重不完整，一旦需要卻發(fā)現檔案存在問題，無法反映人才的全部，最終大幅減小了檔案利用價值。此外，移交、轉遞檔案也極不規(guī)范，而加重了檔案的不真實性。

二、流動人員人事檔案目前現狀問題的解決策略分析

（一）提高管理人員的專業(yè)素質、增強檔案意識

建立完善的培訓制度，以培養(yǎng)檔案管理人員，組建一支專業(yè)素質高的管理隊伍。各地區(qū)應定期組織管理人員展開培訓教育，積極召開流動人員的有關人事檔案管理會議等。與此同時，積極指導管理人員按檔案的類型來合理分類，使其熟知人事檔案管理的相關知識與法規(guī)政策，并以此來促使管理人員提高整體業(yè)務水平與素質，而制度化、規(guī)范化、法制化管理流動人員的一切人事檔案。此外，還應提高檔案意識。作為檔案管理人員，應針對流動人員大力宣傳檔案管理的重要性，以增強他們的檔案意識，令其自覺遵守檔案法規(guī)，并積極配合管理人員的工作。此外，還應定期上報給領導工作會議、精神等，使其大致了解檔案內容，以提高對流動人員各種人事檔案管理各種的重視。針對檔案管理中的問題及時加以解決，并計劃和落實檔案管理工作。

（二）推行科學化、信息化的檔案管理

在檔案部門應積極加強自身建設，全力配備足夠的現代化檔案管理設施。目前，在信息化技術高度發(fā)達的時代下，人才服務的專業(yè)機構應將將流動人員檔案分門別類地保存好，并統(tǒng)一編入檔案號以及柜組號，嚴格根據檔案花名冊，來及時補充并詳細登記，從而組建一個人事檔案管理信息庫，以信息化管理流動人員的一切人事檔案。同時，令流動人員可以即時查詢在檔的檔案，真正擺脫傳統(tǒng)“重管理、輕利用”的檔案管理模式，一改傳統(tǒng)的封閉式落后管理模式，令檔案管理得以開放式發(fā)展，進而共享有用的信息。同時，順應當今時代發(fā)展的潮流，在人事檔案工作中，重視優(yōu)質服務的提供，以促進知識經濟與各項事業(yè)的發(fā)展。

（三）完善管理制度，增強監(jiān)督

完善檔案管理制度，大力規(guī)范檔案管理。首先，應推行行之有效的歸檔制度。工作人員在收集材料的時候，應擁有敏銳度高的政治意識。同時嚴格審批登記手續(xù)，以防泄露和丟失重要的信息檔案。其次，健全傳遞檔案的制度。在轉遞檔案時應以一定的程序，以確保手續(xù)的完整性，防止遺失或損壞檔案。最后，嚴格落實保管制度。按照檔案的基本保密性與安全性、檔案查找要求，來嚴密保管檔案，并大力保護硬件設備，專門創(chuàng)建檔案室，貫徹落實“六防”，并配備標準的檔案柜，不斷創(chuàng)新、完善保護檔案的技術以及保管檔案的手段，以控制檔案的安全性、無損、真實性。與此同時，還應嚴格監(jiān)督人才服務機構，做好督促管理流動人員的各種人事檔案工作。按照法定職責來督促管理人員履行職責、以法行使權利，以規(guī)范管理流動人員各種人事檔案的操作。

三、結語

綜上所述，專門針對流動人員，管理好人事檔案，存在十分深遠的意義。在目前的社會發(fā)展大形勢下，我國的人才流動勢必越來越復雜化。所以，管理人員應針對檔案管理現狀，積極調整管理模式，在保障檔案的真實性與安全性的基礎上，全面提升人事檔案的利用效果，盡可能地發(fā)揮原始檔案的參考憑證作用。這樣便能提供給企業(yè)在選拔人才、晉升職位、評價個人、確立待遇等方面，強有力的真實參考根據，以更好地服務于當今社會。