李小爽

【摘要】辦文、辦會(huì)、辦事是辦公室的主要任務(wù)，也是辦公室人員做好工作的基本功。結(jié)合多年辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，本文就如何提升辦文辦會(huì)辦事水平提出了建議，以期對(duì)提升辦公室工作提供借鑒性思路。

【關(guān)鍵詞】協(xié)調(diào);管理;服務(wù);辦文辦會(huì)辦事;水平

作為企事業(yè)單位的綜合管理部門，辦公室是協(xié)調(diào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事、部門之間關(guān)系的重要樞紐。辦文、辦會(huì)、辦事是辦公室的主要任務(wù)，也是辦公室人員做好工作的基本功。結(jié)合多年辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，筆者圍繞協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)幾個(gè)方面，就如何提升辦文辦會(huì)辦事水平提出建議。

一、層層把關(guān)，加強(qiáng)督辦，提升辦文水平

（一）完善辦文流程。我公司被確定為中國(guó)石化集團(tuán)公司公文管理系統(tǒng)第一批推廣企業(yè)。在系統(tǒng)推廣實(shí)施之初，辦公室就高度重視，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，盡量考慮得更細(xì)更到位。除集團(tuán)公司要求的公文處理必要環(huán)節(jié)之外，周密考慮，多次與系統(tǒng)推廣現(xiàn)場(chǎng)顧問(wèn)反復(fù)討論溝通，結(jié)合我公司個(gè)性化需求和新頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，細(xì)化優(yōu)化工作流程，最大程度地滿足了我公司公文流轉(zhuǎn)的需要。

（二）層層把關(guān)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。收文處理流程中，除擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、文書轉(zhuǎn)發(fā)、閱辦等必要環(huán)節(jié)外，我公司又根據(jù)工作需要新增了承辦環(huán)節(jié)，除僅需閱知的公文，其余所有公文實(shí)行閉環(huán)處理。領(lǐng)導(dǎo)批示到具體牽頭部門和配合部門，牽頭部門負(fù)責(zé)人將具體工作落實(shí)到崗位和人員，配合部門負(fù)責(zé)人明確配合工作人員，具體承辦人在工作辦結(jié)時(shí)限內(nèi)填寫工作承辦情況。流程結(jié)束的公文，牽頭部門、具體承辦人、工作承辦情況明晰，責(zé)任到人，確保了工作效率，一定程度上避免了推諉扯皮現(xiàn)象，所有環(huán)節(jié)都留有辦理情況，可備查。發(fā)文管理流程中，以公文質(zhì)量零差錯(cuò)為目標(biāo)導(dǎo)向，發(fā)文流程設(shè)置有擬稿、部門確認(rèn)、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、文件預(yù)整理、校對(duì)、復(fù)核、文件整理、用印辦結(jié)等多個(gè)環(huán)節(jié)，層層把關(guān)，各司其職，確保將差錯(cuò)率降到最低。除了從流程上保證公文質(zhì)量外，公司辦公室還強(qiáng)化文秘人員責(zé)任心和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，努力使每位文秘人員在精于本職工作的同時(shí)，還能夠了解公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠做到相互提醒、相互補(bǔ)臺(tái)。例如，發(fā)文流程中秘書核稿、復(fù)核環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，綜合管理崗負(fù)責(zé)文件格式規(guī)范，文書負(fù)責(zé)文件的用印分發(fā)，但我公司在具體實(shí)踐中形成了秘書復(fù)核時(shí)還要對(duì)格式進(jìn)行把關(guān)，綜合管理崗文件整理和文書用印分發(fā)環(huán)節(jié)也要對(duì)公文中錯(cuò)別字進(jìn)行最后把關(guān)的工作習(xí)慣，通過(guò)多項(xiàng)措施，確保了每一份公文的質(zhì)量。文件歸檔和查詢應(yīng)用環(huán)節(jié)，我公司實(shí)行雙軌存檔和雙軌查詢。電子公文方便快捷，能夠做到快速查詢，但脫密后的公文沒(méi)有紅頭，效力較難認(rèn)定，也在一定程度上存在安全隱患。檔案館存的紅頭紙質(zhì)文件查詢要求較為嚴(yán)格，不夠快捷。我公司在保存電子公文的同時(shí)，按照檔案管理規(guī)定，每年一季度將需要存檔的紙質(zhì)文件整理存檔，在保障文件安全和權(quán)威性的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了快捷查詢，極大地方便了日常工作。

（三）加強(qiáng)督辦提醒，確保辦理到位。一份公文的圓滿完成，不僅需要牽頭部門負(fù)責(zé)人、具體承辦人的努力，更需要文秘人員的責(zé)任心，需要多想一點(diǎn)，多問(wèn)一句，及時(shí)提醒催辦。我公司及時(shí)修訂完善了《督查催辦工作管理辦法》并發(fā)布執(zhí)行，公文處理的督查催辦是其中的重要內(nèi)容。除系統(tǒng)短信自動(dòng)提醒經(jīng)辦人外，公司文書人員按照公文處理截至?xí)r間，對(duì)會(huì)議通知和涉及上報(bào)材料的通知等時(shí)限性強(qiáng)的公文及時(shí)進(jìn)行提醒和催辦，確保按時(shí)辦理。同時(shí)，公司文秘人員注重強(qiáng)化自身素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)分工和各個(gè)部門分工職責(zé)，按照“責(zé)任無(wú)限”的要求，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)批示中可能存在的問(wèn)題及時(shí)予以提醒，確保公文流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確、順暢、高效。

二、嚴(yán)格管理，注重實(shí)效，提升辦會(huì)水平

（一）會(huì)前，制定辦法，嚴(yán)格管理。根據(jù)中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神和中國(guó)石化集團(tuán)公司《落實(shí)八項(xiàng)規(guī)定實(shí)施細(xì)則》要求，結(jié)合公司實(shí)際，及時(shí)制定了公司《貫徹落實(shí)中央改進(jìn)工作作風(fēng)密切聯(lián)系群眾“八項(xiàng)規(guī)定”實(shí)施細(xì)則具體辦法》。嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量和時(shí)間，會(huì)前加強(qiáng)聯(lián)系溝通，盡量減少、縮短會(huì)議，能不開的盡量不開，能夠合并開的合并召開。重視會(huì)前準(zhǔn)備工作，保證會(huì)議議程更加緊湊，會(huì)議內(nèi)容更加豐富。同時(shí)修訂完善了公司《會(huì)議管理辦法》等制度，強(qiáng)化對(duì)公司各類會(huì)議及會(huì)議費(fèi)的管理。

（二）會(huì)中，強(qiáng)化協(xié)調(diào)。公司級(jí)會(huì)議一般由辦公室牽頭負(fù)責(zé)，根據(jù)程序認(rèn)真做好。一些部門牽頭的業(yè)務(wù)會(huì)議，辦公室也積極參與，主動(dòng)服務(wù)。每次大型會(huì)議和重要接待都要編制會(huì)務(wù)手冊(cè)，明確各部室所負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)與事項(xiàng)和負(fù)責(zé)人，并安排專人逐項(xiàng)落實(shí)。同時(shí)協(xié)助牽頭部門，制作會(huì)標(biāo)、座簽，準(zhǔn)備音響、錄像等事宜，全力做好協(xié)調(diào)工作。

（三）會(huì)后，強(qiáng)化督辦抓落實(shí)。在減少會(huì)議的同時(shí)，強(qiáng)化會(huì)議督辦，抓好會(huì)議議定事項(xiàng)的辦理落實(shí)情況。修訂完善公司《督查催辦工作管理辦法》并發(fā)布執(zhí)行，完善督辦工作機(jī)制，規(guī)范督辦工作流程，強(qiáng)化相關(guān)部門職責(zé)。對(duì)會(huì)議議定事項(xiàng)，加大督辦和協(xié)調(diào)力度，規(guī)定每季度制發(fā)工作表單，及時(shí)公布重要會(huì)議決定事項(xiàng)辦理進(jìn)展情況，確保公司重大決策、重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，一定程度上提高了公司運(yùn)營(yíng)效率和管理效能。

三、突出服務(wù)，贏得尊重，提升辦事水平

（一）固化流程，做好日常的事。辦公室日常工作繁瑣，要想保證高效運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要從中理出頭緒、找到規(guī)律，同時(shí)形成標(biāo)準(zhǔn)，固化流程。經(jīng)過(guò)摸索，我們努力將日常工作流程化，提高服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。比如梳理辦公室主要業(yè)務(wù)，形成了簡(jiǎn)明扼要的辦事指南上網(wǎng)公布，從而達(dá)到規(guī)范管理、完善流程、推動(dòng)工作的目的，方便各部門和職工使用和查詢。比如重要賓客接待、主要事項(xiàng)安排，提前手機(jī)短信告知，固定短信格式，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，受到用戶的好評(píng)。

（二）優(yōu)質(zhì)服務(wù)，辦好職工關(guān)心的事。因辦公室電話對(duì)外公布，包括公司職工對(duì)公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)分工和辦事程序不了解、不熟悉時(shí)總會(huì)第一時(shí)間向辦公室咨詢。所以除日常工作外，辦公室還有許多“額外”工作，如業(yè)務(wù)咨詢、工作協(xié)調(diào)等。辦公室人員精簡(jiǎn)，這些工作也很難預(yù)測(cè)、歸類，不是哪個(gè)崗位的份內(nèi)工作，但往往都是職工關(guān)心、急需辦理的事情。辦公室提出了“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”理念，明確規(guī)定不管工作多么繁忙，工作時(shí)間文秘人員辦公室必須有人值守，不能“唱空城計(jì)”，其他人的工作電話值守人也要及時(shí)接聽。即使非自己職責(zé)范圍內(nèi)的事，首問(wèn)責(zé)任人也要熱情接待，并根據(jù)事由，負(fù)責(zé)引導(dǎo)該人到相應(yīng)部門，方便、快捷地找到經(jīng)辦人員并及時(shí)辦事。確實(shí)無(wú)法解決的問(wèn)題，也要及時(shí)轉(zhuǎn)告責(zé)任人，及時(shí)電話回復(fù)辦事人。實(shí)踐證明，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不僅贏得了干部職工的稱贊，也贏得了尊重。

（三）留有時(shí)間，謀劃重要的事。辦公室是企業(yè)的中樞，既要處理好日常事務(wù)，更要站位高遠(yuǎn)，努力發(fā)揮參謀助手作用。一是深入學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)中央和集團(tuán)公司精神、行業(yè)形勢(shì)和公司實(shí)際的學(xué)習(xí)和把握，增強(qiáng)參謀意識(shí)。二是強(qiáng)化調(diào)研，深入基層、深入實(shí)際、深入群眾，了解公司決策部署的落實(shí)情況、干部員工的思想動(dòng)態(tài)，總結(jié)提煉經(jīng)驗(yàn)做法、發(fā)現(xiàn)潛在矛盾問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。三要充分利用集團(tuán)公司《辦公廳通報(bào)》《學(xué)習(xí)與參考》和《調(diào)研情況通報(bào)》，做好公司政務(wù)信息工作，更好地履行參謀助手作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉恩齡.抓基礎(chǔ)重管理 充分發(fā)揮辦公室綜合服務(wù)職能[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）.