醫(yī)院檔案管理人員的崗位意識亟待加強

王春香

[摘要] 醫(yī)院作為診治疾病、救死扶傷的醫(yī)療機構(gòu)，注重臨床醫(yī)療實踐的管理與發(fā)展無可厚非，在這一過程中檔案管理往往是一項容易被忽視的工作，而檔案管理人員的崗位意識不僅是衡量一個檔案管理人員本職工作的關鍵點，而且會直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的成效，進而關乎整個醫(yī)院健康發(fā)展的重要基礎性工作。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)時代，有必要從增強檔案管理人員的崗位意識著手，使檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中充分發(fā)揮其應有的作用。該文圍繞目前醫(yī)院檔案管理人員重要性認識、歸檔意識、綜合素質(zhì)等方面存在的不足，進而就加強檔案管理人員的崗位意識提出改進建議，旨在促進醫(yī)院檔案工作的良性發(fā)展。

[關鍵詞] 醫(yī)療機構(gòu);檔案管理人員;崗位意識

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）05（b）-0050-02

隨著社會的進步和發(fā)展，檔案門類的不斷擴大，醫(yī)院檔案管理工作已成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的重要組成部分。而這項工作能否取得實效，除了硬件設施的投入外，很大程度上取決于檔案管理人員的崗位意識是否到位，其崗位意識的強弱是整個檔案管理工作中不可忽視的一大關鍵因素。

1? 檔案管理人員崗位意識現(xiàn)狀

在醫(yī)院內(nèi)部的管理體系中，檔案管理并非是一項可有可無的工作，而檔案管理人員對待檔案工作的認識程度和態(tài)度，不僅直接關系和影響著檔案工作的成敗，也往往左右著醫(yī)院各項管理工作是否落實到位。目前，在醫(yī)院管理工作中普遍存的一種情況是偏重于醫(yī)療業(yè)務工作，而輕視檔案管理工作，其中尤以檔案管理人員的崗位意識亟待強化，主要體現(xiàn)在以下3個方面。

1.1? 對檔案工作的重要性認識不足

檔案是社會各項工作的歷史記錄，由此形成的文字、音像等資料，真實、生動、形象地反映和記錄了既是社會變革與進步的過程再現(xiàn)，也是社會發(fā)展的歷史見證，更是珍貴的社會財富。對醫(yī)院而言，會議記錄、設備更新、音像視頻以及各項活動記載等具有憑證特性的資料，都是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，具有重要的參考和借鑒作用。但是，從實踐來看，醫(yī)院的管理者仍對這項工作重視程度不夠，主要表現(xiàn)在現(xiàn)有的檔案管理人員都不是專業(yè)的，大多是兼職人員，他們除本職工作外，已沒有足夠的時間和精力去完善檔案管理工作，更不要說全心全意地從事檔案工作，換言之對檔案工作重要性的認識自然大打折扣。

1.2? 缺乏規(guī)范的檔案歸檔意識

檔案工作因其連續(xù)性、準確性和完整性的特性，要求醫(yī)院檔案管理人員具備規(guī)范的檔案歸檔意識，保證各項資料歸檔“應歸盡歸”。通過了解醫(yī)院檔案管理人員的工作情況，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有大多數(shù)檔案管理人員仍局限于黨政文件、紅頭文件及干部人事等各種一般性、事務性文件資料的歸檔管理，而正是由于對檔案形成的要素概念不清、歸檔意識薄弱，疏忽學術研究、疑難病癥案例、突出貢獻人員、基礎建設改造等一些在醫(yī)院建設發(fā)展中具有保存價值的檔案資源的整理收集，久而久之這部分缺失的檔案恐會造成今后工作的被動和歷史的空白。同時，對一些來源于新媒體涉及醫(yī)院的宣傳報道還缺乏及時的甄別選用、分類整理和歸檔保存。

1.3? 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員是醫(yī)院檔案工作中關鍵的要素之一，能否充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，除了要具備豐富的檔案管理知識和對醫(yī)療業(yè)務的熟悉了解，還取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)程度，這些綜合素質(zhì)應包括是否具有主動的服務意識、超前的創(chuàng)新意識及與檔案工作相匹配的文化素質(zhì)、技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。從走訪調(diào)研中獲知，從事檔案工作的管理人員兼職居多，工作壓力大，精力不夠，檔案管理缺乏專業(yè)性，工作人員的勞動價值得不到體現(xiàn)、檔案設備更新維護滯后，也極大地挫傷了檔案管理人員主動服務意識、創(chuàng)新意識的提升，客觀上阻礙了檔案工作的整體發(fā)展。

2? 增強檔案管理人員崗位意識的建議

2.1? 建章立制，強化醫(yī)院檔案管理意識

《檔案法》是我國現(xiàn)有的唯一一部專門的檔案法律。醫(yī)院管理者既要大力宣傳建立檔案的重要性和必要性，提高檔案管理人員依法管理檔案的責任意識和法制意識，又要結(jié)合實際制訂具有可操作性的檔案管理制度，建立健全檔案管理長效工作機制，做到檔案工作有章可循、有規(guī)可依。在此基礎上，促使各級管理人員提高檔案管理工作重要性的共識，積極參與各項檔案管理工作，協(xié)助檔案管理人員進行信息搜集、整理和歸檔工作，使檔案工作成為醫(yī)院整體工作發(fā)展的忠實記錄者和人人共享的資源庫。

2.2? 加大培訓，提升檔案人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員不同于一般單位的檔案工作人員，既要具備常規(guī)檔案工作的專業(yè)知識、較強的責任感和創(chuàng)新精神，還需要掌握醫(yī)院行政管理、醫(yī)療服務的各個環(huán)節(jié)，便于及時將具有保存價值的管理、醫(yī)療資料整理歸檔。而要做到這一點，除了檔案管理人員自身的努力外，還需要通過計算機技術、網(wǎng)絡技術和辦公自動化技術等各種先進檔案管理技術的培訓和實踐操作，開展檔案部門與醫(yī)院其他部門的聯(lián)動協(xié)調(diào)，加快檔案管理人員的知識更新和綜合素質(zhì)的提高，從而切實提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動醫(yī)院檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

2.3? 自我完善，內(nèi)外兼修養(yǎng)成崗位意識

檔案管理人員崗位意識是多方面的，如認知意識、學習意識、責任意識、協(xié)作意識、服務意識等，其中首要的是對內(nèi)要培養(yǎng)自己的“學習意識”，對外要樹立“大局意識”和“保密意識”。

①檔案管理人員要自覺樹立學習意識，在做好“本職”工作業(yè)務學習的同時，善于學習檔案管理的專業(yè)知識，做一名兼職而專業(yè)的檔案管理工作者。在學習的過程中，立足適應信息時代對加強檔案管理工作的新要求，既要學習檔案管理工作的基礎知識，還要重點學習與醫(yī)院工作密切相關的檔案歸檔管理知識，提升檔案工作的實效。

②檔案管理人員要時刻保持大局意識。作為兼職檔案管理人員，要摒棄兼職工作是次要工作的心態(tài)，牢固樹立大局意識，調(diào)整好心態(tài)，統(tǒng)籌安排各項工作。檔案工作不能滿足于辦公室文件資料的收集整理，要“眼觀六路耳聽八方”，不僅要認真總結(jié)歷年來的工作經(jīng)驗，形成規(guī)范和程序，達到事半功倍，還要積極引導醫(yī)院各級管理人員和其他部門人員對檔案管理工作的重視和支持，敢于督促他們按時提交各種檔案資料，保證整體整檔工作保質(zhì)保量的按時完成。

③自覺養(yǎng)成檔案管理工作的保密意識。我國《檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?！币虼耍哂休^強的保密意識是做好檔案工作的前提，這是檔案管理人員的基本要求之一。作為檔案管理人員，要熟悉保密工作的有關法律法規(guī)，提高自覺做好保密工作的意識。同時，對于可能接觸到的涉密檔案，要盡快建立完善檔案收錄、查閱、清退、銷毀等各項管理制度，督促有關人員及時辦結(jié)文件，按時歸檔保存，避免留下工作隱患。

2.4? 注重開發(fā)利用，發(fā)揮檔案利用效率最大化

檔案工作的目的在于為其他工作更有序地進行，提供更加有效、可借鑒的史料參考作用。這就要求醫(yī)院管理者要建立起一個運行暢通、使用便捷的檔案信息管理系統(tǒng)，以“檔案信息化”為目標、“利用網(wǎng)絡化”為導向，構(gòu)筑檔案資料網(wǎng)絡管理查詢平臺，向醫(yī)院內(nèi)部和社會公眾開放，提高資源共享，促進醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的時代到來，檔案的高效利用必將迎來多樣化的發(fā)展契機，檔案管理人員也需要在知識浪潮沖擊的新環(huán)境中不斷充實自己，努力適應檔案管理的新模式，積極增強創(chuàng)新意識，不斷研究檔案收集整理的新方法，開發(fā)檔案管理利用的新途徑，力求使檔案利用效率最大化。

新時期檔案管理人員的崗位意識是多方面的，根本的在于崗位職能的提升與職責的落實，而醫(yī)院檔案來源于醫(yī)院建設發(fā)展工作中，服務于醫(yī)院和社會公眾的需求。作為醫(yī)院的管理者應加強責任認知，利用人力資源管理制度與責任制度，積極推進員工的崗位意識培養(yǎng)，并通過崗位的業(yè)務拓展與態(tài)度轉(zhuǎn)變，促進檔案管理崗位服務向品質(zhì)化方向發(fā)展，為醫(yī)院各項工作的開展提供好檔案管理的服務利用。

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（收稿日期：2019-02-23）