現(xiàn)階段事業(yè)單位“合同”檔案管理現(xiàn)狀分析及未來的發(fā)展趨勢(shì)

曾彩萍

摘 要：“合同”檔案管理工作對(duì)于確保事業(yè)單位信息的安全非常重要，但在當(dāng)前，部分事業(yè)單位的“合同”檔案管理工作還存在不同程度的問題。本文以事業(yè)單位“合同”檔案管理作為研究對(duì)象，分析了研究對(duì)象的現(xiàn)狀，以惠州市在該方面還存在的不足為例，在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；“合同”檔案管理；現(xiàn)狀分析

目前，各地正在不斷進(jìn)行事業(yè)單位改革。通過簡(jiǎn)化制度，權(quán)力下放，人員調(diào)整和體制改革等等，事業(yè)單位經(jīng)歷了重大變革。在這一系列過程中，事業(yè)單位的“合同”檔案管理發(fā)揮了重要作用，為事業(yè)單位的變革發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)[1]。但與此同時(shí)，事業(yè)單位的“合同”檔案管理還存在一些問題。因此，如何進(jìn)一步提高“合同”檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)公共事業(yè)在未來的進(jìn)一步發(fā)展起著重要作用。

1 事業(yè)單位“合同”檔案管理現(xiàn)狀分析

首先，部分事業(yè)單位對(duì)“合同”檔案管理不夠重視。在一些事業(yè)單位內(nèi)部，工作人員所進(jìn)行的“合同”檔案管理工作被認(rèn)為是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存或復(fù)制檔案工作，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有給予足夠的重視。工作人員忽視“合同”檔案管理，是因?yàn)樗荒転槭聵I(yè)單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益。但是，檔案工作是國家的重要財(cái)富，也是黨和國家的重要?dú)v史文化事業(yè)。在各個(gè)事業(yè)單位之中，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，都存在一定程度的忽視“合同”檔案管理的現(xiàn)狀，這是由于“合同”檔案管理未包含在日常議程中。事業(yè)單位的“合同”檔案管理存在被動(dòng)狀態(tài)，很難為事業(yè)單位的內(nèi)部管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。

其次，管理模式比較落后。當(dāng)前，我國部分事業(yè)單位的“合同”檔案管理模式相對(duì)落后。盡管信息技術(shù)發(fā)展迅速，但仍有許多單位選擇手工保管賬戶。在這種傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理不僅落后，而且還影響著工作效率。在信息時(shí)代，隨著信息量的增加，單位往往需要記錄和歸檔大量的合同信息，傳統(tǒng)的管理模式不能適應(yīng)信息增加的需要，因此進(jìn)行調(diào)整是必要的。

2 當(dāng)前惠州市事業(yè)單位“合同”檔案管理所存在的問題

2.1 “合同”檔案管理現(xiàn)代化程度不高

惠州市部分事業(yè)單位在辦公設(shè)備的管理上還存在許多問題，在手工管理的基礎(chǔ)上，我們需要快速了解合同檔案信息是比較困難的。計(jì)算機(jī)技術(shù)在合同檔案管理中發(fā)揮著重要作用，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。但是，在具體的管理階段，惠州市部分檔案管理者認(rèn)為“合同”檔案管理沒有社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，也不需要投資，因此采用手工方式進(jìn)行管理，導(dǎo)致效率低下。有些單元只有少量計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算功能的簡(jiǎn)單應(yīng)用而缺乏深入分析，從而導(dǎo)致信息更新不全等問題。如果未能及時(shí)維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，則會(huì)造成系統(tǒng)硬件老化。此外，安全防護(hù)設(shè)備也是“合同”檔案管理的難題，防火墻的設(shè)置在合同檔案管理中起著重要作用。即使檔案信息管理仍然以書面形式存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)。但不當(dāng)使用依然會(huì)使惠州市事業(yè)單位的安全設(shè)備管理成為“合同”檔案管理的短板。

2.2 檔案工作者的素質(zhì)需要提高

在檔案的具體管理階段，檔案工作者需要掌握流程和具體要求，不斷提高自己的綜合能力[2]。當(dāng)前惠州市不少事業(yè)單位雖然啟動(dòng)了對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)方案，對(duì)工作者的綜合能力也有一定的要求。但是，在實(shí)際施行階段，由于諸多條件不滿足，檔案管理者的素質(zhì)依然需要提高。在后續(xù)的管理過程中，很多單位沒有引入先進(jìn)的管理技術(shù)，而是采用傳統(tǒng)的文件管理方式，這增加了管理難度，甚至產(chǎn)生了負(fù)面影響。從具體的合同檔案管理要求來看，如果仍采用傳統(tǒng)的管理模式，將會(huì)影響管理效率，因此有必要進(jìn)一步提高檔案管理者運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行工作的能力。

2.3 管理的基本環(huán)節(jié)相對(duì)薄弱

雖然惠州市的部分事業(yè)單位在其內(nèi)部都建立了一個(gè)比較完善的管理系統(tǒng)，但這個(gè)系統(tǒng)還沒有真正得到實(shí)現(xiàn)，因?yàn)槭占?、歸檔、監(jiān)督等基本環(huán)節(jié)比較薄弱，所以檔案的收集不及時(shí)，同時(shí)缺乏全面的信息收集工作環(huán)節(jié)。由于管理質(zhì)量的缺乏，對(duì)合同檔案資料的真實(shí)性產(chǎn)生了影響，這很容易造成檔案材料在形式和內(nèi)容上的虛構(gòu)。

3 加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理的相關(guān)對(duì)策

3.1 加快“合同”檔案管理的信息化

事業(yè)單位的合同檔案管理應(yīng)充分利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)有效的資源整合，進(jìn)一步做好合同檔案的管理工作，提高當(dāng)前合同檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞單位合同資料信息，確保合同檔案管理工作的真實(shí)性和及時(shí)性。通過信息技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的高效信息化管理，從根本上提高合同檔案管理效率，為合同檔案管理的合理優(yōu)化提供有力支撐。

3.2 建立統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

每項(xiàng)工作都必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位的合同檔案管理也是如此。各事業(yè)單位主管部門和上級(jí)合同檔案管理單位應(yīng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能和水平。此外，上級(jí)合同檔案管理主管單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作條件制定健全的合同檔案管理制度，發(fā)布各級(jí)合同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確合同檔案管理人員的日常工作行為，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。在保證本單位“合同”檔案管理系統(tǒng)安全有效運(yùn)作的前提下，促進(jìn)資源的獲取以及信息的共享。

3.3 提高管理者的認(rèn)知能力和工作能力

在當(dāng)前的合同檔案管理過程中，首先要做的是進(jìn)一步提高管理者的認(rèn)知能力，明確管理者的責(zé)任，進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理機(jī)制。因此，管理者不僅要學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)，還要不斷提高管理意識(shí)，有效提高工作能力，明確各自的職責(zé)。其次，讓管理者認(rèn)識(shí)到合同檔案是單位的重要財(cái)富，是現(xiàn)行制度穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，讓管理者認(rèn)識(shí)到做好合同檔案管理的必要性，同時(shí)增強(qiáng)他們的榮耀感和任務(wù)感，調(diào)動(dòng)管理者的積極性，以達(dá)到建設(shè)專業(yè)合同檔案管理隊(duì)伍的目標(biāo)。

4 總結(jié)

事業(yè)單位的“合同”檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而繁冗的工作[3]，這就要求我們?cè)诓粩喟l(fā)展變化的新時(shí)代積極面對(duì)困難，積極解決問題，以適應(yīng)合同檔案管理工作的發(fā)展，提高事業(yè)單位“合同”檔案管理的有效性、安全性，為保障我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]李文軍.淺析事業(yè)單位檔案管理[J].數(shù)字化用戶，2017（13）：144-144.

[2]王絮微.事業(yè)單位編外合同制人員管理模式改革探究[J].人力資源管理，2018（3）：6-7.

[3]葛旸.淺談事業(yè)單位檔案管理[J].黑河學(xué)刊，2018，No.237（03）：189.