衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路探索

李巖

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公共衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的需要。目前，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作已經(jīng)有了新的發(fā)展，檔案管理也開始進(jìn)入新的發(fā)展階段。然而，根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，由于缺乏對(duì)管理意識(shí)形態(tài)有先進(jìn)認(rèn)識(shí)的檔案管理人員，以及不能及時(shí)處理檔案管理工作出現(xiàn)的問題，導(dǎo)致檔案管理進(jìn)展緩慢，影響衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的功能。如何做好衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作，使檔案管理工作規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化，已成為許多科研人員面臨的問題。

關(guān)鍵詞：計(jì)生；監(jiān)督；檔案管理；創(chuàng)新

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理主要內(nèi)容是各種案例研究的原始數(shù)據(jù)記錄和有關(guān)部門的安全運(yùn)行狀態(tài)，它可以直接反映出衛(wèi)生監(jiān)督部門工作的系統(tǒng)性和完整性，數(shù)據(jù)資源和與科學(xué)研究活動(dòng)的數(shù)據(jù)同樣重要。我國(guó)目前正處于快速發(fā)展經(jīng)濟(jì)的階段，國(guó)家醫(yī)療體制的改革，也對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，如何應(yīng)用新的技術(shù)，新的手段，使衛(wèi)生檔案監(jiān)督檔案機(jī)構(gòu)能夠走向信息化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，已成為衛(wèi)生計(jì)生機(jī)構(gòu)管理的重點(diǎn)。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的概念及作用

生監(jiān)督的檔案管理在衛(wèi)生督查以及衛(wèi)生抽檢的過程中是一項(xiàng)重要的信息來源，也是制定獎(jiǎng)懲措施，保證公平的重要來源。是一系列的衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的管理活動(dòng)記錄，這些數(shù)據(jù)文件的實(shí)用價(jià)值和保存價(jià)值非常高，還可以督促衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)不斷提高工作質(zhì)量水平。衛(wèi)生監(jiān)督檔案在衛(wèi)生監(jiān)督管理中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 為執(zhí)法管理人員提供工作上的依據(jù)

衛(wèi)生監(jiān)督管理的發(fā)展與廣大人民群眾的生命健康息息相關(guān)。他可以體現(xiàn)在公共場(chǎng)所的衛(wèi)生保健、傳染病和消毒管理監(jiān)督與人們的日常生活中，在市場(chǎng)運(yùn)作的過程中，如果傷害人們的衛(wèi)生權(quán)利，執(zhí)法人員將需要在法律的基礎(chǔ)上去調(diào)查問題，在市場(chǎng)監(jiān)督和監(jiān)控的條件下去操作，處理違法行為和懲罰，保障人民健康權(quán)益。

1.2 為領(lǐng)導(dǎo)階層的決策提供依據(jù)

近年來，衛(wèi)生執(zhí)法力度不斷加強(qiáng)，并提出了一系列行之有效的措施。這些措施的提出有賴于大量衛(wèi)生監(jiān)督信息的參考。只有及時(shí)、深入地研究和分析這些信息檔案，才能找到解決問題的正確途徑，真正加強(qiáng)監(jiān)督執(zhí)法。

1.3 為修改衛(wèi)生法律、法規(guī)提供數(shù)據(jù)依據(jù)

現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展帶來了變革，原有的衛(wèi)生律法以及法規(guī)需要不斷完善，為了跟上時(shí)代的步伐，有必要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的修改。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)不高

我國(guó)的衛(wèi)生監(jiān)督和管理人員仍然無法認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，一些當(dāng)?shù)氐男l(wèi)生監(jiān)督管理部門甚至雇傭一些業(yè)余人員實(shí)現(xiàn)檔案管理，這些人無法清楚地理解檔案管理的重要性，沒有及時(shí)保存檔案，檔案管理模式已經(jīng)滯后了。此外，許多檔案管理人員自身知識(shí)體系不健全，并主要有以下問題：對(duì)待檔案管理的不正確思維和態(tài)度，沒有形成檔案管理的意識(shí)，不能合理判斷檔案管理的價(jià)值，從而導(dǎo)致許多檔案管理收集和安排過程中存在問題。此外，雖然有些地方已經(jīng)采用了電子管理，由于自身水平較低，無法熟練掌握數(shù)字電子技術(shù)，在實(shí)際管理中經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題，這直接影響文件管理的效率。

2.2 檔案管理意識(shí)淡薄， 檔案利用效率低

近年來，雖然各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)通過《檔案法》進(jìn)行宣傳，建立并完善各級(jí)網(wǎng)絡(luò)的文件管理，但相關(guān)人員，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案工作可有可無的，仍然存在“陽奉陰違”的思想，未從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中的重要性和相關(guān)人員的必要性，隨意將檔案資料存放在自己辦公室抽屜內(nèi)，導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞。此外，由于缺乏關(guān)注檔案的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，工作標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施不到位，檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致低效率的檔案利用率，因此影響檔案工作的發(fā)展，影響了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化的改進(jìn)。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督管理流程不完善

在檔案的入庫初期缺乏有效的監(jiān)督管理。因?yàn)閷?duì)于相關(guān)的文件綁定和安排，沒有對(duì)特殊檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，在使用檔案的輸出環(huán)節(jié)，缺乏有效的記錄和管理。假如有人轉(zhuǎn)移閱讀相關(guān)檔案時(shí)，缺乏及時(shí)的登記和記錄，導(dǎo)致咨詢?nèi)穗S意瀏覽檔案，甚至隨意拿走、流通閱讀、丟棄，更多的不能愛護(hù)檔案，無法滿足及時(shí)歸還的要求。這些現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失，影響檔案的完整性，直接導(dǎo)致檔案中的信息不對(duì)稱、信息遺漏和缺失的現(xiàn)象。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的完善策略

3.1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作水平

在特定的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作過程中，相關(guān)記錄管理人員需要對(duì)工作有足夠的重視，全面了解衛(wèi)生監(jiān)督檔案使用價(jià)值，根據(jù)本單位實(shí)際情況，建立了一個(gè)特殊的文件管理辦公室，同時(shí)通過一個(gè)特殊的文件管理器負(fù)責(zé)本單位文件數(shù)據(jù)收集、整理和歸檔工作。此外，還需要進(jìn)一步明確相關(guān)管理制度，細(xì)化，使管理人員可以明確自己工作的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任化的管理模，實(shí)現(xiàn)不同類別的統(tǒng)一和衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的統(tǒng)一，管理人員主要負(fù)責(zé)收集、整理、檔案保存工作等等，還包括檢索軟件系統(tǒng)的建立和檔案利用服務(wù)等。這些衛(wèi)生監(jiān)督的實(shí)施過程中包括文件管理的基本工作，除了一個(gè)文件有足夠的專業(yè)技術(shù)人員，還需要注意是確保文件數(shù)據(jù)收集的及時(shí)性和全面性，文件應(yīng)該還需要注重保持的安全性，嚴(yán)格的管理可以防止文件的保密內(nèi)容泄露，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的安全性。

3.2 完善衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理制度

由于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案來源眾多，涉及的部門和人員也非常廣泛，在這樣的環(huán)境下，很容易讓管理雜亂起來。在此基礎(chǔ)上，建立科學(xué)合理的檔案管理體系就顯得尤為重要。如果沒有一組完美的規(guī)章制度來管理和規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案，后期將很難確保檔案收集到的信息的完整性，它可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源的損失，這將給檔案管理帶來巨大困難。因此，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)必須充分結(jié)合自身的檔案管理情況，制定符合自身發(fā)展的管理制度。在制定管理體系的階段，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)特殊的文件管理部門，每個(gè)人的管理工作都落實(shí)到責(zé)任制，這是非常有用的文件管理內(nèi)容。

3.3 加快檔案信息化建設(shè)步伐， 提高檔案現(xiàn)代化管理水平

加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮檔案信息的功能，是促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督可持續(xù)發(fā)展的基本措施。加大資金投入，要按照國(guó)家有關(guān)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，配備完善的檔案軟硬件設(shè)施，大力引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，充分利用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、現(xiàn)代化。檔案信息的充分發(fā)揮整體功能，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的服務(wù)，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理和運(yùn)行到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)信息技術(shù)總體規(guī)劃，統(tǒng)一安排和實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息的電子和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，利用檔案信息的方法，擴(kuò)大檔案信息的使用空間，提高檔案信息的使用效率。

4 結(jié)束語

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的主要是公眾健康、疾病防治、以及保障環(huán)境衛(wèi)生等方面的工作，而且其每年的檔案信息都要更新很大的數(shù)量，對(duì)于監(jiān)督、錄入檔案工作都是較大的挑戰(zhàn)。為了方便存儲(chǔ)，提高工作效率，衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作需要不斷的完善技術(shù)以及制度和管理辦法，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需求，探索合理的監(jiān)督制度，使其能夠適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及長(zhǎng)期發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量不斷提升。

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