簡析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作（2）

湯奇

摘 要：大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得信息的收集和傳播更加便利，但是也為各項(xiàng)工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)，其中就包括了檔案管理活動。檔案管理是相關(guān)數(shù)據(jù)和資料存儲極為重要的整理方式，它對人們研究相關(guān)信息之間的聯(lián)系發(fā)揮著不可替代的作用。因此，檔案管理與大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)越來越密切，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用對檔案管理的方式提出了新的要求，同時(shí)，檔案管理也為大數(shù)據(jù)的整理和保存提供了必要的模式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；工作

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

1.1 有利于部門立卷制度的建立

說到檔案管理不得不提的一個(gè)問題就是部門立卷，它對部門的發(fā)展的意義是不可替代的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，部門立卷工作的開展往往是體現(xiàn)在工作人員將材料零散的上交。但由于工作人員的素質(zhì)有待提高，對檔案材料的歸檔重視程度不夠，容易造成錄入的材料不完整、不準(zhǔn)確以及漏錄和錯(cuò)錄，最終造成檔案部門所錄入的信息質(zhì)量不高。大數(shù)據(jù)時(shí)代，采取檔案數(shù)字化管理模式，從一開始的收集到最終的整理均是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，這種模式很大程度上減小了檔案錄入時(shí)的誤差，從源頭上提高了檔案的準(zhǔn)確性和完整性，促進(jìn)了部門立卷制度的建立。

1.2 打破了時(shí)間和空間的限制

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)剛發(fā)展大數(shù)據(jù)時(shí)代還未來臨時(shí)，對于檔案的管理是有十分明顯的時(shí)間和空間的限制的。固定的上下班時(shí)間以及特定的工作場所大大降低了檔案管理者的效率和積極性。而在新的檔案管理模式得以應(yīng)用后，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了大跨越，能夠突破時(shí)空的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備，工作人員就能從網(wǎng)絡(luò)上獲取資料，隨時(shí)隨地可以對檔案資料進(jìn)行整理和歸檔?？梢韵胂?，在這種模式下檔案工作者的效率會得到穩(wěn)步的提高，而且這樣的模式同樣利于歸檔者之間的溝通，能夠及時(shí)對有錯(cuò)誤的地方進(jìn)行修改，從而大大提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

1.3 有利于對檔案材料的整合和拓展

傳統(tǒng)的檔案管理，通常只是簡單的分類而無法達(dá)到更加深入的整合。對一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行查找所得到的結(jié)果往往只有關(guān)于這部分內(nèi)容的簡單介紹，無法了解它的來龍去脈，或者只能花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去查找一些與之相關(guān)的內(nèi)容。很明顯，在這種傳統(tǒng)的模式下查找文件具有單一性，很多時(shí)候無法滿足人們的需求。然而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這樣的難題是很容易解決的。在立卷的時(shí)候就把相關(guān)的內(nèi)容錄入在一個(gè)系統(tǒng)，隨時(shí)可以把一件事情的前因后果了解的很清楚，很大程度上便利了整理的工作人員和查詢?nèi)藛T，進(jìn)一步提升了檔案信息資源的服務(wù)水平和凸顯了檔案管理的地位和價(jià)值。

1.4 有利于檔案信息資源的共享

資源共享是當(dāng)代社會所推崇的理念，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源管理的最大特點(diǎn)。在傳統(tǒng)模式里檔案信息是很難做到資源共享的。只有檔案信息資源形成統(tǒng)一的有機(jī)體，建立大范圍的檔案信息資源庫，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。這一點(diǎn)，依靠紙張來記錄整理檔案的傳統(tǒng)檔案管理模式是無法與大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字化檔案管理相比較的。數(shù)字化管理依靠云計(jì)算、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)拓展信息資源的共享平臺，促進(jìn)檔案信息資源的共享，最大限度地體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作中的問題

2.1 綜合工作能力的不足

部分工作人員在開展檔案管理工作的過程中，仍然固守傳統(tǒng)的檔案管理理念，在實(shí)際工作的過程中運(yùn)用陳舊的檔案管理模式，當(dāng)他們在大數(shù)據(jù)時(shí)代下面對檔案管理工作中所能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息處理能力要求時(shí)，會感到無所適從。換而言之，仍然存在部分檔案管理工作人員不具備與大數(shù)據(jù)時(shí)代相匹配的數(shù)據(jù)信息處理能力，尚不具備較高的檔案管理綜合素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的開展要求具備更高的專業(yè)化水平，同時(shí)對檔案管理工作人員的知識水平和技能水平也提出了更高的要求，同時(shí)對檔案管理工作人員的信息總結(jié)能力和信息分熱處理能力等都提出了較高水平的要求。

2.2 檔案信息的安全性降低

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，致使檔案中所包含的個(gè)人信息朝著更加集中化和多樣化的方向發(fā)展，同時(shí)這也導(dǎo)致檔案信息重要性的快速提高。雖然檔案信息的集中化和多樣化發(fā)展，在一定程度上提高了檔案管理的實(shí)際工作效率，但這時(shí)也提高了檔案中數(shù)據(jù)信息的風(fēng)險(xiǎn)性。檔案中數(shù)據(jù)信息的危險(xiǎn)因素除了部分源于網(wǎng)絡(luò)黑客外，還包含了當(dāng)今企業(yè)在非常重視檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)時(shí)，卻忽視了提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，將檔案的管理工作交由此部分人員，這是檔案管理自身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)因素，致使檔案信息的安全性降低。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理措施

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理

大數(shù)據(jù)以其獨(dú)特的整合和分析數(shù)據(jù)能力獲得了廣泛的關(guān)注，這就要求檔案管理人員必須對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。就筆者所在的煉油廠來說，檔案管理工作中存在著龐大的檔案數(shù)據(jù)，其中記載著企業(yè)發(fā)展相關(guān)的各種數(shù)據(jù)信息，因此必須重視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，為了防范檔案丟失或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對機(jī)密的檔案進(jìn)行加密處理，對于一些重要的、有丟失風(fēng)險(xiǎn)的檔案采取異地備份的措施，通過統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份的方式全面掌握企業(yè)檔案資源。

3.2 健全檔案管理工作制度

在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善相應(yīng)的檔案管理制度，保證檔案管理工作在制度的保障下順利開展。因此，我們應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理規(guī)范，明確檔案管理人員的職責(zé)，從制度方面對檔案管理工作進(jìn)行約束，同時(shí)針對相關(guān)的管理制度對檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，保證相關(guān)工作人員按照制度規(guī)定的檔案管理流程開展工作，這樣才能促進(jìn)檔案管理體系優(yōu)化升級。

3.3 提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)作為檔案管理

工作的主力軍，工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高專業(yè)素質(zhì)。一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高對檔案管理的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單純保管向保管和利用相結(jié)合轉(zhuǎn)變，建立信息一體化的檔案管理模式。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)技能，認(rèn)真學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集、分析和整理檔案數(shù)據(jù)信息，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍，真正提高檔案資源的利用率。

3.4 引進(jìn)新的檔案管理人才

大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人才有著迫切需求。檔案管理工作對大數(shù)據(jù)的處理不能只滿足于設(shè)備和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息處理方式需要新的思維去應(yīng)對。以往的檔案管理工作者在大數(shù)據(jù)和信息化的處理中存在很多不足，沒有具備大數(shù)據(jù)分析和整理的相關(guān)知識，對于龐大的數(shù)據(jù)和信息，缺乏應(yīng)對措施，無法滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求。因此，要做好相關(guān)的人才引進(jìn)工作，提升檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息管理面臨更加復(fù)雜而多變的情況。信息檔案的管理在實(shí)現(xiàn)了巨大進(jìn)步的同時(shí)，自身也出現(xiàn)了諸多問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式，與傳統(tǒng)的管理模式存在極大的差異，同時(shí)包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理。

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