科研檔案在科研管理工作中的重要作用

羅柏桂

摘 要：本文分析科研檔案在科研管理中的價值，著力構(gòu)建完善的科研檔案管理體系，優(yōu)化配置科研檔案資源，提高科研人員的檔案管理技術(shù)水平，從而滿足現(xiàn)實科研工作的需要，達(dá)到提高科研檔案的科研輔助價值。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理機(jī)制；管理方式

科研檔案是科研管理的重要依據(jù)，豐富的科研檔案資源可以提高科研管理工作的質(zhì)量，滿足個性化科研管理工作的需要，促進(jìn)科研事業(yè)的快速發(fā)展。

1 科研檔案對于科研管理的價值

1）提供科研工作指導(dǎo)意見?？蒲袡n案是科研機(jī)構(gòu)在日?？茖W(xué)研究中形成的有價值的數(shù)據(jù)信息資料，科研檔案對于提高科研管理有效性有重要價值。這些科研檔案涵蓋了科研工作的具體細(xì)節(jié)，是科研工作的歷史記錄，對于科研過程有詳細(xì)記載。通過分析科研檔案對于找出哪些科研項目有較大的研發(fā)工作價值，哪些項目適合開展繼續(xù)研究工作有重要指導(dǎo)價值?？蒲袡n案對于重啟科研項目，項目申報管理，科研經(jīng)費(fèi)的分配有重要的指導(dǎo)價值。通過科研檔案還可對所有科研項目進(jìn)行對比，發(fā)揮每個科研項目的技術(shù)優(yōu)勢，從而指導(dǎo)科研工作項目的有效申報，對于深入研究優(yōu)質(zhì)的科研項目有重要價值?？蒲袡n案還可以避免重復(fù)研究問題的出現(xiàn)，為進(jìn)一步的深化科研活動開展，降低科學(xué)研究工作成本，提高科研效率有重要的價值，運(yùn)用完善的科研管理機(jī)制可以有效分配科研資源目標(biāo)。

2）促進(jìn)科研工作順利實施?？蒲袡n案對以往科研工作的得失進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，對科研工作的具體環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面的反映?？蒲袡n案收集了科研項目立項、研究和推廣工作的具體數(shù)據(jù)信息，科研檔案是研究科研工作情況與反映科研操作利弊的重要手段?？蒲谐晒茝V的好與壞、產(chǎn)生的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益都有詳細(xì)記錄?？蒲袡n案可以給科研人員以較大啟發(fā)，更可以為下一步的科研工作走向提供參考意見。科研檔案是科研人員進(jìn)行項目申報、驗收和鑒定材料的重要手段。隨著科研檔案管理的日益完善，科研項目的可行性、項目特點(diǎn)與立項均有準(zhǔn)確的表述，可以根據(jù)科研檔案實現(xiàn)科研信息的準(zhǔn)確記錄，也可以及時總結(jié)有價值的東西，這對于恰當(dāng)?shù)睦每蒲袡n案有重要價值?？蒲袡n案可以促進(jìn)科研人員宏觀的審視走過的科研歷程，對于把握科研工作的方向和明確管理的方法有重要價值。

3）促進(jìn)科研管理有效創(chuàng)新?？蒲泄芾砉ぷ鲬?yīng)當(dāng)根據(jù)科研需要不斷創(chuàng)新形式，豐富科研管理工作的方式方法。科研檔案是科研管理創(chuàng)新的重要依據(jù)，通過梳理科研檔案可以找出科研管理的得失，明確科研管理創(chuàng)新的方向，解決科研管理工作中的具體問題?？蒲袡n案值得保留數(shù)據(jù)信息的匯總，科研檔案是前人科研實踐最有力的說明?？蒲腥藛T在執(zhí)行某一科研計劃時應(yīng)當(dāng)分析以往的科研工作檔案，對類似項目進(jìn)行類比，從而找出新科研管理工作的突破口，這樣有助于減少管理的盲目性，提高科研管理工作的針對性?？蒲袡n案對于實現(xiàn)科研創(chuàng)新，促進(jìn)科研項目的順利探索實施有重要的價值。不管是新研發(fā)的科研項目，還是正在實施的科研項目都應(yīng)當(dāng)對以往科研檔案進(jìn)行總結(jié)，在對比分析中找出當(dāng)前科研項目改進(jìn)的空間，由此激發(fā)科研人員的靈感，促進(jìn)科研項目的順利完成與實現(xiàn)，不斷提高科研工作的有效性，達(dá)到提高科研管理工作的整體質(zhì)量和水平目標(biāo)。

4）是考核科研人員的依據(jù)?？蒲袡n案是考核科研人員工作績效水平的依據(jù)，科研檔案可以有效的發(fā)揮考評作用，對于衡量評價以往科研工作的得失有重要的指導(dǎo)價值。首先，科研檔案是科研工作成果與科研過程的全記錄，科研檔案記錄著科研工作的開展情況，記錄了科研工作人員的管理與科研操作實際情況，基于這些數(shù)據(jù)的評價可以建立有效的科研人員的獎懲機(jī)制，激發(fā)科研工作人員的熱情，不斷促進(jìn)科技產(chǎn)出的增中，達(dá)到促進(jìn)科研工作順利發(fā)展的目標(biāo)。科研檔案是進(jìn)行科研成果推廣的重要指導(dǎo)手段，通過科研檔案可以有效的反映出科研人員的工作態(tài)度、專業(yè)能力與思維方式，科研檔案與科研人才管理緊密結(jié)合，可以提高科研管理工作的效率，對科研管理工作發(fā)揮不可磨滅的指導(dǎo)作用，從而提高科研工作的整體效率，滿足科研工作的現(xiàn)實需要，達(dá)到提升科研工作有效性目標(biāo)。

2 發(fā)揮科研檔案作用的主要措施

1）提高科研檔案的開放性。為了更好的發(fā)揮科研檔案在科研管理中的作用，還要提高科研檔案管理工作的開放性，構(gòu)建良好的科研檔案的傳遞機(jī)制，形成良好的科研檔案的服務(wù)機(jī)制?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研檔案的整理，轉(zhuǎn)變科研檔案的使用觀念，注重根據(jù)科研工作環(huán)境、設(shè)備與人員情況提高科研檔案的利用效率，發(fā)揮科研檔案的實用價值。科研檔案管理還要完善管理制度，加強(qiáng)科研檔案管理工作的效率，促進(jìn)科研人參與科研檔案管理活動。進(jìn)一步保證科研任務(wù)與科研文件的同步，對科研計劃與科研內(nèi)容進(jìn)行檢查，做好科研檔案的鑒定與材料驗收工作。還要建立規(guī)范化與智能化的服務(wù)機(jī)制，開發(fā)專業(yè)科研檔案管理系統(tǒng)，提高科研檔案的開放性，全面提高科研檔案的利用效率，解決科研檔案應(yīng)用過程中的問題。

2）豐富科研檔案信息資源。提高科研檔案的利用效率，還要豐富科研檔案信息資源，注重保證科研檔案質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一，提高科研檔案的整體利用有效性，達(dá)到促進(jìn)科研工作順利開展的目標(biāo)。應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)解決科研檔案信息質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的問題，強(qiáng)調(diào)在現(xiàn)代化檔案管理體系下提高科研檔案管理工作的整體質(zhì)量。首先，重點(diǎn)建立完善的科研檔案控制制度，加強(qiáng)科研檔案質(zhì)量的控制水平，建立完善的科研檔案信息處置機(jī)制，采用常態(tài)化的方式進(jìn)行科研檔案的管理，強(qiáng)調(diào)以規(guī)范化的方式對科研數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的記錄。保證科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、規(guī)范性和完整性。其次，還要建立廣泛的收集信息機(jī)制，注重擴(kuò)大科研檔案的存儲范圍，實現(xiàn)相關(guān)的視頻、圖片、文字與數(shù)據(jù)資料的廣泛存儲，注重提高科研檔案管理的科學(xué)性。第三，還要建立全方位的科研檔案鑒定機(jī)制，由檔案管理人員與科研專業(yè)技術(shù)人員對科研檔案進(jìn)行鑒定，在優(yōu)化數(shù)據(jù)信息來源的基礎(chǔ)上，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性，更好的對檔案進(jìn)行鑒定評估，消除檔案審校不嚴(yán)格的問題，防止科研檔案后期使用不足問題，達(dá)到高質(zhì)量開發(fā)利用目標(biāo)。

3）建立科研檔案宣傳機(jī)制。更好的發(fā)揮科研檔案的應(yīng)用價值，還要建立有效的科研檔案的宣傳機(jī)制，注重建立完善的科研檔案的宣傳體系，促進(jìn)廣大科研人員和相關(guān)單位認(rèn)識到存儲科研信息的重要意義。首先，應(yīng)當(dāng)為公眾提供有效的科研檔案的利用方法，注重為基礎(chǔ)性科研工作提供各種檔案資源應(yīng)用的便利條件。其次，還要建立有效的科研檔案使用的宣傳與推廣機(jī)制，注重印制科研檔案的使用手冊，對科研檔案的目標(biāo)檢索、內(nèi)容介紹與專題推薦開展相關(guān)工作。第三，還要開展科研檔案的使用培訓(xùn)活動，促進(jìn)相關(guān)部門和人員掌握科研檔案的使用方法。第四，運(yùn)用智能化的方法對科研檔案進(jìn)行推薦，從而提出有效共享方式，以及通過學(xué)術(shù)報告會展示科研檔案的價值，更好的發(fā)揮科研檔案館的實際服務(wù)價值和作用。

4）建立規(guī)范化的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。提高科研檔案利用的有效性，還要建立規(guī)范化的科研檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，注重在開放科研檔案的同時，進(jìn)一步提高科研檔案使用的安全性。首先，應(yīng)當(dāng)建立有效的科研檔案的開放制度，劃分科研檔案的開放權(quán)限，滿足不同級別人員使用科研檔案的需要，注重在有效授權(quán)的基礎(chǔ)上使用科研檔案。其次，還要建立有科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，開發(fā)專業(yè)的共享檔案系統(tǒng)，滿足科研檔案只在內(nèi)部進(jìn)行使用的需要。第三，開發(fā)專業(yè)的科研檔案保護(hù)軟件，注重引進(jìn)專業(yè)機(jī)構(gòu)對科研檔案進(jìn)行維護(hù)，實現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)信息的動態(tài)監(jiān)控和管理，防止科研檔案被篡改的問題，更好的保證科研檔案數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3 結(jié)論

提高科研檔案管理水平，可以提高科研工作效率，解決科研工作中的具體問題，推動科研管理人員工作能力的提升。應(yīng)當(dāng)建立完善的科研檔案管理體系，更好的發(fā)揮科研檔案的實用價值，滿足科研工作需要。

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