新時期行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

摘 要：檔案管理的實踐創(chuàng)新是新時期對行政事業(yè)單位提出的新要求，需要相關(guān)人員重點關(guān)注?；诖耍疚姆治隽诵聲r期行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題，闡述了檔案管理制度的創(chuàng)新、重點推行與發(fā)展“雙檔制”檔案管理思路、引入信息安全保障與備份技術(shù)、優(yōu)化檔案管理團隊的構(gòu)建這些創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：新時期；政事業(yè)單位；檔案管理

在行政事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作有著重要的意義，其為行政事業(yè)單位的人員調(diào)動、業(yè)務(wù)服務(wù)等提供了信息支持。在新時期，信息技術(shù)不斷發(fā)展，對于檔案管理工作也有了更多的要求。在這樣的大背景下，行政事業(yè)單位檔案管理思路的創(chuàng)新是必然的選擇，需要相關(guān)工作人員重點關(guān)注與探究。可以說，想要實現(xiàn)新時期行政事業(yè)單位檔案管理的流暢性與規(guī)范性，必須要完成檔案管理的實踐創(chuàng)新。

1 新時期行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題分析

就當(dāng)前的情況來看，我國行政事業(yè)單位檔案管理中還存在著一些問題，特別是在新時期的背景下，這些問題更加明顯。其中，最根本的問題在于行政事業(yè)單位檔案管理手段的新穎程度不足。當(dāng)前，信息技術(shù)不斷發(fā)展，若是一味堅持原有檔案管理模式，則會導(dǎo)致檔案的利用率不高、事業(yè)單位管理效率較低等等。為了避免這些問題，行政事業(yè)單位逐漸展開了檔案管理工作的優(yōu)化，引入了電子檔案管理的方式[1]。但是，由于電子檔案管理模式并非可以立即實現(xiàn)，所以需要一個逐漸過渡的過程，而當(dāng)前正處于這一過渡階段中。此時，行政事業(yè)單位并未對管理制度、團隊建設(shè)、技術(shù)等進行調(diào)整，也沒有充分結(jié)合過渡期的特點完成模式建設(shè)與應(yīng)用，導(dǎo)致了行政事業(yè)單位檔案管理工作并未滿足新時期的需求。

2 新時期行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略探究

2.1 檔案管理制度的創(chuàng)新

為了確保新時期行政事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性，相關(guān)人員必須要完成檔案管理制度的創(chuàng)新。在這一過程中，要拋棄現(xiàn)行制度中不科學(xué)、不合理、與實際的聯(lián)系性較低的制度，并結(jié)合行政事業(yè)單位的實際情況以及當(dāng)前的背景條件，形成新的檔案管理制度[2]。

對于行政事業(yè)單位來說，由于檔案管理工作具有一定程度的互通性，所以在進行檔案管理制度的創(chuàng)新中，不僅要對相關(guān)管理崗位的人員進行約束，還要對單位中不同部門的人員提出一定的要求，使其能夠協(xié)助檔案管理工作的良好展開，主動、積極配合行政事業(yè)單位中檔案收集整理工作的完成。

同時，還要在相關(guān)制度中對保密性進行重點的規(guī)定與要求。對于一些因主觀因素導(dǎo)致檔案丟失、泄露的人員，要進行第一時間的談話與懲罰，對于情節(jié)嚴(yán)重者要進行調(diào)離、停職等處分。

2.2 重點推行與發(fā)展“雙檔制”檔案管理思路

就當(dāng)前的情況來看，由于我國實行紙質(zhì)檔案管理的時間相對較長，所以展開信息化檔案管理具有一定的難度。為了實現(xiàn)信息化檔案管理的大范圍推行、完成紙質(zhì)檔案管理向全面電子檔案管理的過渡發(fā)展，筆者認為，“雙檔制”檔案管理極為重要，需要行政事業(yè)單位重點推行與發(fā)展。在“雙檔制”檔案管理模式下，本質(zhì)上就是展開“紙質(zhì)檔案+電子檔案”雙重管理的方式。此時，需要相關(guān)人員在保留原有紙質(zhì)檔案的條件下，逐步完成電子檔案的建設(shè)。要對行政事業(yè)單位中所有的檔案進行分級，對于重要的檔案，包括人員檔案、財務(wù)檔案等，要實行“紙質(zhì)檔案+電子檔案”的管理模式，確保檔案管理的有效性。在這一過程中，紙質(zhì)檔案主要為電子檔案提供完善、補充、備份等作用。對于一些非重要的檔案材料，包括會議材料等等，可以直接使用電子檔案的形式完成管理。

在“雙檔制”檔案管理模式中，相關(guān)人員除了要對新形成的檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化與保存外，還要逐步完成原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。具體來說，就是需要將原有檔案進行分級，依照重要程度的不同，逐漸完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化。在“雙檔制”檔案管理模式的支持下，能夠更好的完成全面紙質(zhì)檔案管理向全面電子檔案管理的過渡，更好的滿足新時期行政事業(yè)單位檔案管理工作的需求。

2.3 引入信息安全保障與備份技術(shù)

在新時期，行政事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展成為了必然，因此，保障電子檔案的安全性、信息完整性更加重要。對于行政事業(yè)單位來說，在展開電子檔案管理模式的過程中，除了要完成相應(yīng)硬件設(shè)備、配套制度的升級之外，還要完成信息安全保障與備份技術(shù)的引入，包括加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、殺毒技術(shù)、登錄權(quán)限設(shè)置技術(shù)等等，避免出現(xiàn)檔案信息的泄露、丟失、被篡改問題，降低電子檔案受到外界非法攻擊而出現(xiàn)的負面后果程度。同時，為了最大程度的保障電子檔案的可靠性，要引入備份技術(shù)，避免由于特殊情況、突發(fā)事件等導(dǎo)致的檔案信息丟失，更好的滿足新時期行政事業(yè)單位檔案管理工作對信息安全性與可靠性的要求。

2.4 優(yōu)化檔案管理團隊的構(gòu)建

在新時期，除了要為數(shù)字化檔案管理提供制度、技術(shù)的支持外，還要通過優(yōu)化檔案管理團隊的構(gòu)建，為數(shù)字化管理提供人才支持。此時，要對行政事業(yè)單位的檔案管理人員展開培訓(xùn)，提升其信息化檔案管理的能力。同時，要積極引入信息化型人才與檔案管理專業(yè)人才，調(diào)整檔案管理團隊的人員結(jié)構(gòu)，促進檔案智能化管理的實現(xiàn)，提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平。

3 總結(jié)

綜上所述，在新時期，行政事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時俱進，逐步完成數(shù)字化管理。通過檔案管理制度的創(chuàng)新、重點推行與發(fā)展“雙檔制”檔案管理思路、引入信息安全保障與備份技術(shù)、優(yōu)化檔案管理團隊的構(gòu)建，更好的滿足了新時期行政事業(yè)單位檔案管理工作的需求，實現(xiàn)了政事業(yè)單位檔案管理的升級。

參考文獻

[1]于倩.新時期行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2019（06）：89-90.

[2]祁小健.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：27-28.

作者簡介

趙淑蘭（1981-），女，漢族，山東鄒平，濱州市醫(yī)療保障局。