芻議信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

吳靜

摘 要：檔案管理工作是當(dāng)前社會建設(shè)的重要組成部分之一，需要適應(yīng)整個時代的發(fā)展，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理的時候，也不再采用傳統(tǒng)的管理方式，更多的是從信息本身入手，用更加高效的方法進(jìn)行管理工作。本文將先介紹信息時代檔案管理的特點，再簡述創(chuàng)新檔案管理工作的必要性，最后指出創(chuàng)新檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創(chuàng)新

檔案管理的效率對當(dāng)今社會的發(fā)展也會帶來一定的影響，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合當(dāng)前時代的發(fā)展，這就是意味著檔案管理人員需要結(jié)合時代背景進(jìn)行創(chuàng)新，能根據(jù)當(dāng)前開展管理工作的方式進(jìn)行優(yōu)化，充分利用信息時代的優(yōu)勢進(jìn)行管理，使整個檔案管理工作能夠高效且準(zhǔn)確的進(jìn)行下去，避免出現(xiàn)管理問題，使檔案工作能更好的為社會服務(wù)。

1 信息時代檔案管理的特點

1.1 檔案管理方便快捷

不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在用信息化進(jìn)行檔案管理的時候，更多的是一個完整的系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理，這在一定程度上能避免傳統(tǒng)管理方式帶來的弊端，同時也能讓信息的流通更加順暢、全面，管理人員能通過管理系統(tǒng)查到需要的資料[1]。用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，方便管理人員隨時通過信息庫對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取和篩選，不用再像紙質(zhì)管理的時候那樣，找檔案的時候手動去找，而且電子檔案還能快速的進(jìn)行修改，便于儲存。

1.2 檔案管理內(nèi)容豐富

電子檔案還有一個特點就是信息容量大，管理人員可以根據(jù)需要將信息進(jìn)行更新和替換，對一些無用的信息也可以進(jìn)行篩選，還能將重要的信息進(jìn)行標(biāo)注，不會受到過多的限制，這樣管理人員在開展工作的時候也不會遇到很多問題，還能及時對信息進(jìn)行擴充整合，不需要花過多的時間去將信息重新調(diào)出或者查找信息，同時還能儲存更多的信息，讓管理工作能夠更加順利的開展下去。

1.3 檔案管理更加安全

電子檔案還具有安全性的優(yōu)勢，畢竟在調(diào)取電子檔案的時候，需要管理人員進(jìn)行身份認(rèn)證，不同的管理人員會有不同的查閱權(quán)限，電子檔案管理系統(tǒng)也會安裝殺毒軟件，一旦出現(xiàn)安全隱患，管理人員便能用殺毒軟件消滅危害。除此之外，管理人員還會定期對系統(tǒng)進(jìn)行更新維護，這樣也能避免安全問題的出現(xiàn)，讓整個信息化的檔案管理工作能夠更加快速且高效的開展下去。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

2.1 信息化時代的需求

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息時代的要求，在這種情況下，就需要檔案管理工作者能夠即時更新檔案管理的方式，用最容易讓人接受的方式進(jìn)行高效化檔案管理，這樣不僅能讓管理人員能更加快速的獲取到檔案信息知識，也能通過檔案管理更加快速的結(jié)合時代信息進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，讓檔案管理能夠順應(yīng)整個時代的發(fā)展，不會像傳統(tǒng)管理方式因為更新不及時而影響整個檔案管理工作的效率。

2.2 信息檔案管理發(fā)展的需要

檔案管理不只是有信息的收集，更有信息的歸納、分類等，如果用傳統(tǒng)的管理方式，會加大管理人員的工作難度，這不符合管理工作的發(fā)展方向，也會讓管理人員在工作的時候遇到很多難以解決的問題，對整個檔案管理工作的發(fā)展很不利[2]。在這種情況下，引入信息化檔案管理就非常重要，用信息化檔案管理的方式適合整個時代的發(fā)展，也是在管理大量信息內(nèi)容時需要采取的方法，管理人員需要做的，就是順應(yīng)時代的發(fā)展，將信息化檔案管理充分落實到信息化檔案管理的全過程。

2.3 提高信息檔案管理效率的需要

在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理的時候，管理人員只是機械的記錄檔案信息，并未將檔案信息的內(nèi)在價值表現(xiàn)出來，而且因為紙質(zhì)檔案資料難以保管，相關(guān)部門更是會投入大量人力物力進(jìn)行管理，不僅效率不高，還需要很大的花銷。而如果進(jìn)行信息化檔案管理，便能讓信息檔案管理的目的性更加明確，也能更加快速的獲取到檔案中的信息，還能減小管理人員的管理壓力和資源耗費壓力，能最大化的提高整個檔案管理的質(zhì)量和效率。

3 創(chuàng)新檔案管理工作的策略

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

對于傳統(tǒng)的檔案信息資源來說，檔案資源信息的觀念和構(gòu)建有著很重要的聯(lián)系，畢竟之前管理人員在開展管理工作的時候，將檔案信息當(dāng)做是普通的文字資料，更多的是挖掘出了其憑證價值。但在時代發(fā)展的今天，還需要更多地發(fā)掘檔案信息的情報價值，這就需要管理人員能樹立信息化檔案管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理觀念，做好檔案的保密工作，確保檔案不會因為一個管理人員的疏忽而造成泄密現(xiàn)象，讓檔案管理工作能以最好的狀態(tài)發(fā)展下去，既能充分發(fā)揮其價值，更能讓檔案的管理為其他工作的展開打下良好的基礎(chǔ)。

3.2 規(guī)范信息化檔案管理制度

規(guī)范信息化檔案管理制度，實際上就是對檔案信息收集、檔案信息保存的管理，之后再對其檔案信息網(wǎng)和軟件進(jìn)行管理，畢竟對信息管理來說，提高信息管理的制度要求，是對檔案管理的一個有效保證，確保檔案信息不會因為管理的疏漏而出現(xiàn)錯誤，更能讓檔案在一個系統(tǒng)的規(guī)律下不斷更新、修改和發(fā)展，檔案信息之間還能實現(xiàn)互通，可以隨時調(diào)取各方面的管理信息，減小管理人員的工作量，同時還能確保檔案信息的安全，這對整個檔案信息管理都是非常有利的。

3.3 改革信息化檔案管理方式

引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)是改革信息化檔案管理的重要方法，簡單來說，就是將分散的時間或者空間信息，以一種科學(xué)合理的方式集合到信息資源平臺上，具體的展現(xiàn)形式可以是數(shù)字化、圖片化的信息，管理人員只需要根據(jù)自身的需要去查找信息[3]。在管理檔案信息的時候，也可以分類進(jìn)行管理，這會讓相同的信息歸到一個子目錄之下，管理人員只需要搜索關(guān)鍵詞，便能導(dǎo)出相關(guān)信息，用這種方式進(jìn)行信息管理，不僅能讓信息管理更加的高效，也能讓管理更加科學(xué)合理，管理人員也不會因為工作量大而產(chǎn)生過大壓力，而是能用正確的心態(tài)面對今后的管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.4 提高管理人員信息化檔案管理素質(zhì)

除了在制度、方式上的創(chuàng)新，更重要的是要轉(zhuǎn)變管理人員的觀念，確保所有管理人員都能意識到信息化檔案管理的重要性，明確信息化檔案管理的方法，并且在工作中也能熟練運用信息化檔案管理系統(tǒng)，還能時刻維護信息化檔案管理系統(tǒng)的安全，通過實際工作培養(yǎng)他們的信息化檔案管理思維方式，并能避免發(fā)生信息泄露的問題，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，適當(dāng)?shù)淖屝畔n案能實現(xiàn)互通，讓整個信息化管理平臺能夠適應(yīng)整個時代發(fā)展的需求。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)今這個信息時代，管理人員在開展信息管理工作的時候，首先意識到信息化檔案管理的重要性，也就需要管理人員能夠創(chuàng)新檔案管理形式，具體表現(xiàn)在創(chuàng)新信息化檔案管理理念、規(guī)范信息化檔案管理制度、改革信息化檔案管理方式、提高管理人員信息化檔案管理素質(zhì)四方面，讓信息化檔案管理的優(yōu)勢能夠完全發(fā)揮出來，也讓信息化檔案管理能為社會的整體發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2018（12）：186-187.

[2]周騫.信息時代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國企研究，2018（10）：189-189.

[3]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展新格局[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：72-72.