醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策分析

查鵬

摘 要：現(xiàn)階段，新一輪的醫(yī)療體制改革正在不斷推進(jìn)，醫(yī)院日常管理方面的優(yōu)化改革也已經(jīng)逐漸得到了人們的關(guān)注。檔案管理是醫(yī)院辦公室業(yè)務(wù)中非常有代表性的一部分工作，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化改革能夠幫助醫(yī)院保存下這部分寶貴的歷史信息資料，并有針對(duì)性的開展其優(yōu)化利用。值得注意的是當(dāng)前個(gè)別醫(yī)院仍沒有認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，因此各項(xiàng)管理策略、制度的推進(jìn)落實(shí)情況也一直處于相對(duì)松散的狀態(tài)，所以需對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化改革。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室；檔案管理；問題；優(yōu)化策略

醫(yī)院必須要加強(qiáng)自身管理，才可以促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而幫助更多的患者解除病痛。而優(yōu)化檔案管理則是醫(yī)院強(qiáng)化自身管理的起點(diǎn)，檔案是記錄醫(yī)院真實(shí)發(fā)展歷程中經(jīng)歷的客觀事實(shí)的資料，對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行分析、匯總、整理也能夠避免在今后的發(fā)展中出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤，進(jìn)而為病患制定出更具針對(duì)性的治療方案?！搬t(yī)改”背景下，這方面的改革對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展、提升其綜合實(shí)力能夠產(chǎn)生積極地推動(dòng)作用，對(duì)此需擺正認(rèn)識(shí)。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

首先是工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，管理水平較低的問題。因?yàn)樵侯I(lǐng)導(dǎo)對(duì)這部分工作的忽視，所以醫(yī)院檔案管理人員同樣沒有對(duì)檔案管理工作的重要性建立起清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。大多數(shù)情況下，他們只是在被動(dòng)的完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作任務(wù)，所以并沒有對(duì)檔案管理投入應(yīng)有的積極性。因此醫(yī)院內(nèi)的檔案資料也沒有得到合理、有序的開發(fā)利用，由此而造成的資源浪費(fèi)需要在今后的工作中制定相應(yīng)的措施加以解決。結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，眼下很多醫(yī)院都沒有在檔案管理工作中做到“專人專用”，說到底還是因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不充分。因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不充分，所以便在招聘環(huán)節(jié)放低了檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，以至于很多工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)便被安排到了相關(guān)工作崗位之上。[1]

其次是檔案利用率不高的問題。單從檔案管理的角度著手分析，紙質(zhì)檔案非常容易損毀，而且保存管理中需要占用大量的空間、整理修復(fù)困難，以上因素在很大程度上影響到了檔案資料的利用效率。但如果采用數(shù)字化管理，必須要購(gòu)入相應(yīng)的設(shè)備并招聘專門的技術(shù)維護(hù)人員，對(duì)絕大部分醫(yī)院來說，相關(guān)設(shè)備的資金投入都是難以承受的。所以選擇什么樣的檔案管理儲(chǔ)存形式便成為了讓無數(shù)院領(lǐng)導(dǎo)頭痛的問題。而大方向把握不準(zhǔn)確，檔案資料的利用率必將會(huì)受到影響。

最后是辦公室檔案管理制度尚不完善的問題?，F(xiàn)如今，部分醫(yī)院仍未對(duì)檔案資料的立卷歸放、存放以及開發(fā)利用等工作建立起系統(tǒng)、完善的管理制度，這便使現(xiàn)有的辦公室檔案管理體系出現(xiàn)了漏洞。雖說個(gè)別醫(yī)院在這一環(huán)節(jié)的實(shí)踐改革中已走在了其他醫(yī)院前面，即管理制度已相對(duì)完善。但因?yàn)槿狈Ρ匾谋O(jiān)督、約束措施，因此各項(xiàng)工作仍未得到切實(shí)有效的落實(shí)。近些年，國(guó)內(nèi)醫(yī)療事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了穩(wěn)步發(fā)展的新階段，因此醫(yī)院檔案的種類與數(shù)量均在不斷上升，但由于管理制度不完善造成的科研、原始醫(yī)療數(shù)據(jù)丟失的問題也在頻頻發(fā)生，已經(jīng)在很大程度上制約了國(guó)內(nèi)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展腳步。再者，因?yàn)楣芾頇C(jī)制不完善，所以很多時(shí)候即便出現(xiàn)問題基層工作人員也經(jīng)常會(huì)相互推諉責(zé)任，今后工作中需對(duì)其給予足夠的重視。要營(yíng)造出健康、積極、正面的檔案管理氛圍，才可以順利促進(jìn)其優(yōu)化改革。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

2.1 更新檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)

實(shí)際工作中，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變醫(yī)院辦公室檔案管理人員對(duì)這部分工作的認(rèn)識(shí)，之后再更新其檔案管理意識(shí)，才可以為后續(xù)各項(xiàng)改革措施的推進(jìn)落實(shí)打好基礎(chǔ)。院方可以嘗試從思想道德素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平這兩個(gè)方面著手展開優(yōu)化實(shí)踐，進(jìn)而構(gòu)建起富有時(shí)代特色的檔案管理團(tuán)隊(duì)。第一步要提高檔案管理人員對(duì)這部分工作的重視程度，之后才可以進(jìn)一步培養(yǎng)其工作積極性。其次要著重強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。例如在天氣干燥的前提下要做好防火措施，而在梅雨季節(jié)到來時(shí)則應(yīng)當(dāng)做好防潮措施，在醫(yī)院非工作時(shí)間還需要加強(qiáng)巡邏，以做好檔案資料的防盜工作。當(dāng)然上述措施主要是圍繞著紙質(zhì)檔案展開的。如果醫(yī)院采用的是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，就需要從設(shè)備運(yùn)行以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)這兩個(gè)方面著手進(jìn)行安全防護(hù)改革，尤其要重視黑客以及木馬病毒的防范管理，從而提升醫(yī)院辦公室檔案管理的安全性。[2]此外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)按流程完成檔案的取用、歸檔工作，避免資料的人為流失。

面對(duì)全新的工作形勢(shì)，醫(yī)院要做好檔案管理人員的人才培養(yǎng)工作，應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)主題的培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。醫(yī)院辦公室檔案管理工作中涉及到的檔案種類非常繁雜，因此相關(guān)的人才培訓(xùn)培養(yǎng)活動(dòng)也應(yīng)當(dāng)從不同的崗位性質(zhì)、職責(zé)入手。要通過培訓(xùn)活動(dòng)教給其專業(yè)的管理技巧，幫助其提高工作效率。為保證培訓(xùn)效果，這方面的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)在目標(biāo)清晰、內(nèi)容明確的條件下展開。

2.2 全方位開發(fā)利用辦公室檔案資料

全方位開發(fā)利用辦公室檔案資料可以解決檔案資料利用效率低的問題，進(jìn)而使其在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用并推動(dòng)科研及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。具體來說，檔案管理人員在完成檔案整理、歸檔的基礎(chǔ)上還需要進(jìn)一步挖掘其中的信息價(jià)值，并根據(jù)檔案內(nèi)容編制快速檢索系統(tǒng)。此外，還需要針對(duì)開發(fā)利用過后的檔案資料做好信息反饋工作，以判斷哪些檔案是有效的并可以為醫(yī)院醫(yī)療及科研工作提供相應(yīng)的支持作用。[3]之后便可以以此為參考進(jìn)行檔案資料的匯總整理，從而全面提升檔案的利用效率。以上述工作為基礎(chǔ)，在條件允許的情況下需要加強(qiáng)與同類型醫(yī)院的溝通交流，并開展相應(yīng)的資源共享實(shí)踐，這將為醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化改革帶來一系列新思路。

2.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度

科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度是對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化改革的關(guān)鍵。實(shí)際工作中，我們需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需求構(gòu)建起完善的檔案管理制度。其中主要包括檔案搜集整理、歸檔以及借閱制度，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資料的集中管理。為保證制度可以得到切實(shí)有效的落實(shí)，應(yīng)將其與院內(nèi)醫(yī)護(hù)人員的績(jī)效考核聯(lián)系在一起，以達(dá)到“明確責(zé)任，加強(qiáng)管理”的效果。再者，在完善的管理制度的約束下，我們也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)工作推進(jìn)落實(shí)中暴露出的問題，之后以解決問題為起點(diǎn)推進(jìn)其優(yōu)化改革可以為檔案管理工作創(chuàng)造出新局面。

3 總結(jié)

檔案管理是醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理中非常具有代表性的一部分工作，尤其在新醫(yī)改逐步深入的背景下，我們更需要正確認(rèn)識(shí)這部分工作的重要性并解決好其中存在的問題的基礎(chǔ)上推進(jìn)其優(yōu)化改革。以上筆者以實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)為切入點(diǎn)對(duì)此類問題進(jìn)行了分析探究，希望對(duì)進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化落實(shí)有所啟示。

參考文獻(xiàn)

[1]劉棟艷.試論基層醫(yī)院辦公室檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：141.

[2]林薇.提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：128.

[3]黨志蔚.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化方法分析與討論[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：120.