探究電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的策略

何青

摘 要：當前，我國信息化技術(shù)不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理與應(yīng)用趨勢日益明顯，電力企業(yè)檔案信息利用工作邁入新階段。本文主要分析了電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息利用的新特點以及存在的問題，提出了數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的有效策略。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；數(shù)字化；檔案信息資源；開發(fā)利用；策略

在當前數(shù)字化發(fā)展的背景下，電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的應(yīng)用，能夠更好地促進電力企業(yè)發(fā)展，提高社會效益和經(jīng)濟效益。近幾年來，一些電力企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案管理進行了信息化改造，形成了較為系統(tǒng)、完善的電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案系統(tǒng)。這不僅能夠更加充分地利用檔案信息資源，還可以提高電力企業(yè)的競爭力，促進電力企業(yè)的快速發(fā)展。但是，由于種種原因，在電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源利用過程中，仍然存在一些普遍的問題，降低了數(shù)字化檔案信息資源的實際利用效果。

1 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術(shù)利用的新特點

在信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下，電力企業(yè)檔案管理已經(jīng)改變了過去的傳統(tǒng)方式，數(shù)字化檔案信息技術(shù)的使用，無論是在管理上還是在應(yīng)用上，都呈現(xiàn)出新的特點。首先，隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，檔案信息數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)快速的增長，使得數(shù)字化檔案信息資源的應(yīng)用和管理工作難度更高，面臨的挑戰(zhàn)更大。其次，在應(yīng)用數(shù)字化信息資源的過程中，需要更多地依賴信息化設(shè)備，對硬件建設(shè)提出了新要求。第三，在檔案管理的全過程中對技術(shù)的要求不斷提高，從收集環(huán)節(jié)到加工環(huán)節(jié)、再到應(yīng)用環(huán)節(jié)，都需要使用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，對電力企業(yè)的軟件和人員素質(zhì)的要求都不斷提高。

2 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術(shù)利用存在的問題

雖然部分電力企業(yè)實現(xiàn)了數(shù)字化檔案信息資源管理，但是其綜合應(yīng)用水平較低，沒有實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源的充分利用，難以滿足實際工作的需要。這主要體現(xiàn)在三個方面：一是在電力企業(yè)的數(shù)字化檔案信息資源管理中，檔案資源的利用程度低。大部分電力企業(yè)都是集中在對財務(wù)、人事，以及法律信息等進行的檔案信息資源管理，范圍太小，并且很多工作人員對數(shù)字化檔案信息沒有清晰的認知。二是在數(shù)字化檔案信息資源利用中，方式單一，難以取得理想的效果。有些電力企業(yè)雖然進行了數(shù)字化檔案信息管理，然而在實際應(yīng)用中，仍然沿襲傳統(tǒng)思維和工作習慣，較多地低利用原件借用和復印等方式開展工作，難以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的有效作用。三是在檔案信息的整理過程中存在問題。隨著電力企業(yè)的規(guī)模擴展和業(yè)務(wù)發(fā)展，其檔案信息的數(shù)量也不斷增加，而檔案信息加工和處理的滯后，已經(jīng)影響到信息開發(fā)應(yīng)用效率和效果，并且給后續(xù)檔案信息管理工作帶來壓力。

3 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的策略

3.1 提高檔案資源利用意識，促進部門之間檔案資源管理的溝通和利用

第一，電力企業(yè)的數(shù)字檔案信息資源開發(fā)，必須要與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相融合，圍繞企業(yè)發(fā)展要求和經(jīng)營任務(wù)開展檔案管理工作，以提高企業(yè)經(jīng)濟效益為最終目的，不斷促進電力企業(yè)快速發(fā)展。第二，電力企業(yè)的數(shù)字化檔案信息資源應(yīng)用并不是綜合檔案室獨立存在的工作，而是與其他部門的工作開展息息相關(guān)，在檔案信息資源管理和應(yīng)用過程中，檔案管理者應(yīng)當與其他部門加強溝通交流，提高檔案管理的協(xié)同性。第三，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化管理工作，擴大檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的范圍和水平。第四，檔案資源管理與其他工作有共性，但更多的是特殊性，有其鮮明特點和獨特價值，雖然不能在短期中獲得“明顯”收益，但是對電力企業(yè)的長遠發(fā)展卻有著不可替代的積極推動作用。電力企業(yè)管理者需要意識到開展數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和利用的重要性。

3.2 加強復合型檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案的利用率

在電力企業(yè)檔案管理各個要素中，人才是最具決定性作用的因素。作為現(xiàn)代科學技術(shù)的有效載體，提升人的素質(zhì)，培養(yǎng)復合型檔案管理人才，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)方式下，要不斷加強數(shù)字化檔案信息隊伍的建設(shè)，檔案管理者不僅要通曉檔案管理專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的信息技術(shù)知識和計算機知識，熟悉電力企業(yè)發(fā)展背景和相關(guān)政策。通過復合型人才的培養(yǎng)給數(shù)字化檔案資源的開發(fā)利用提供智力保障。

3.3 建立數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，促進檔案信息資源共享

隨著數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，越來越多的軟件檔案管理軟件也應(yīng)運而生。因此，在實際的檔案管理工作中，必須要針對企業(yè)的檔案管理實際情況，選擇有效的檔案管理軟件，建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案信息資源的管理和利用效率。

3.4 拓展數(shù)字化檔案信息資源的利用方式

3.4.1 線上借閱

在對數(shù)字化檔案資源的利用中，最為基本的方式是借閱。在該應(yīng)用下，數(shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對用戶需求的準確定位，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決異地檢索以及信息獲取的問題，給使用者帶來更為便捷的檔案信息獲取方式。其中，數(shù)字化檔案最為常用的檢索方式是目錄檢索、縮略圖檢索和全文檢索，能給用戶的信息查詢帶來很大的便利。

3.4.2 遠程參考咨詢

在檔案信息中，給用戶提供的參考咨詢服務(wù)是最為常見的。檔案數(shù)字化的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的方式，使用網(wǎng)絡(luò)完成參考和咨詢，大大提高了咨詢服務(wù)的范圍，使得咨詢種類也不斷豐富，提高了咨詢的效率。

3.4.3 綜合編研

編研服務(wù)是一項系統(tǒng)化的服務(wù)。在數(shù)字化的檔案管理背景下，豐富了編研的形式，可以將圖像、文字以及聲音等等應(yīng)用在編研工作中。編研工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳播，帶來更多的優(yōu)質(zhì)檔案信息。

4 結(jié)束語

綜上所述，與過去相比電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的管理應(yīng)用發(fā)生了很大的變化。有效開發(fā)利用數(shù)字化檔案信息資源，應(yīng)當從企業(yè)發(fā)展的高度出發(fā)，提高認識，強化部門協(xié)同，培養(yǎng)復合型專業(yè)化人才隊伍，構(gòu)建專門的檔案信息系統(tǒng)。還應(yīng)當針對檔案數(shù)字化特點拓展新型的利用方式，提高利用檔案信息資源利用的效率和使用過程的便捷性，從而在電力企業(yè)的發(fā)展中最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的全部價值。

參考文獻

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