檔案數(shù)字化外包人員管理困境及對策研究

方彥 徐清平

摘要：檔案數(shù)字化工作大規(guī)模開展的同時，催生了一批服務(wù)質(zhì)量參差不齊的外包公司，也吸納了眾多的從業(yè)人員。本文以檔案數(shù)字化外包人員管理為切入點，剖析檔案數(shù)字化外包人員管理方面存在的困難，有針對性地提出有效措施來改善現(xiàn)狀，以促進(jìn)檔案數(shù)字化行業(yè)的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員管理

近年來，為整合數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)數(shù)字檔案共享，全國各級各類檔案館（室）都將檔案數(shù)字化作為重要工作來部署推進(jìn)。眾所周知，檔案數(shù)字化屬勞動密集型產(chǎn)業(yè)，人員管理的水平在一定程度上決定了檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。筆者通過調(diào)查問卷、訪談交流等形式調(diào)研了9家檔案數(shù)字化外包公司，重點對人員的組成、工作情況及公司的管理制度、模式等進(jìn)行調(diào)查，共收回有效問卷376份?，F(xiàn)結(jié)合調(diào)研情況探析檔案數(shù)字化外包人員管理方面存在的問題以及相關(guān)對策。

一、檔案數(shù)字化外包人員的管理困境

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案數(shù)字化外包人員管理存在著諸多問題，折射出人員管理面臨較為突出的矛盾，主要表現(xiàn)如下：

（一）人員培訓(xùn)不到位與數(shù)字化崗位要求規(guī)范的矛盾

檔案數(shù)字化工作專業(yè)性較強(qiáng)，各加工環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)緊密，對人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和公司管理水平都有較高的要求。為此，檔案部門需要對外包人員進(jìn)行比較系統(tǒng)、全面的培訓(xùn)，使其具備一定的檔案基礎(chǔ)知識和較強(qiáng)的數(shù)字化實操技能。但我們在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，外包人員基本上都是非檔案相關(guān)專業(yè)的，缺乏必備的專業(yè)知識，且絕大多數(shù)員工都未曾有過相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗。數(shù)據(jù)顯示，全日制檔案專業(yè)畢業(yè)生僅占4.8%，接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)并有證書的占30.8%，甚至還有11.8%的人員未經(jīng)任何培訓(xùn)就倉促上崗。外包公司組織的培訓(xùn)時間短、教學(xué)簡單，基本以安全、保密教育為主，更多的是由老員工教授一些基本的操作手法和注意事項，就放手讓新員工邊做邊學(xué)。這類培訓(xùn)雖然能夠使員工在較短時間內(nèi)掌握操作技能，以最快的速度實現(xiàn)上崗上工，但嚴(yán)重地弱化了員工的檔案意識和崗位責(zé)任的培養(yǎng)，致使其對數(shù)字化工作認(rèn)識不到位，對規(guī)范要求把握得不準(zhǔn)確，工作存在明顯的機(jī)械性和被動性。這樣的做法，不論是對員工的個人成長，還是對公司的人才儲備都極為不利。

（二）人員收入預(yù)期較高與數(shù)字化行業(yè)利潤較低的矛盾

檔案數(shù)字化工作一般采用計件工資制，體現(xiàn)了多勞多得的激勵機(jī)制。然而，在實際工作中，外包人員的薪資滿意度普遍偏低。調(diào)查顯示，有70%的員工認(rèn)為薪資與工作要求不匹配，與其他行業(yè)相比存在明顯偏低的情況；有49.1%的員工月薪處于2000～3000元區(qū)間；有65.2%的員工期望薪資能提高至3000～5000元的水平；有56.7%的員工認(rèn)為福利待遇得不到保障，甚至還有一些規(guī)模較小的公司，為減少成本支出，未足額或未給員工繳納“五險一金”。人員收入普遍較低的情況，積蓄著員工對收入增長的高預(yù)期。從業(yè)時間較短的員工，抱著學(xué)習(xí)和成長的心態(tài)，暫時能適應(yīng)薪資較低的情況，但隨著資歷的積累和能力的提高，其希望薪資能達(dá)到適當(dāng)水平的訴求是合理的，也是員工實現(xiàn)自身價值的直接體現(xiàn)。就目前來看，檔案數(shù)字化行業(yè)狹小的利潤空間使人員收入增長的預(yù)期較難實現(xiàn)。由于市場準(zhǔn)入門檻低，許多檔案數(shù)字化公司在開拓市場時，往往采取低價策略以爭奪項目，不斷壓低應(yīng)標(biāo)價格，讓本來不多的利潤更加微薄。低價項目給了市場錯誤的價格指導(dǎo)，導(dǎo)致新項目預(yù)算金額越來越低，造成惡性循環(huán)。長期掙扎在利薄甚至虧本邊緣的公司，在竭力壓縮成本的同時不可避免地會傷害到員工的權(quán)益。

（三）人員希望就業(yè)穩(wěn)定與數(shù)字化項目周期間斷的矛盾

工作穩(wěn)定才能獲得穩(wěn)定的收入來源，才能滿足基本的衣食住行，這是人的生理需求。[1]絕大多數(shù)人往往希望能在相對長期且固定的地方工作，盡可能地減少搬遷所帶來的不必要麻煩和時間上的浪費，尤其是檔案數(shù)字化從業(yè)人員以女性為主，她們對所從事職業(yè)的長期穩(wěn)定性有更大的期望值。調(diào)查中，有5年以上從事檔案工作經(jīng)驗的僅占7.5%，卻有65.5%的人員從業(yè)不足1年。究其緣由，很大程度上是由于財政預(yù)算決定了項目周期，也在某種程度上決定了員工的在崗時間。目前，絕大多數(shù)檔案數(shù)字化項目都是分批次進(jìn)行招標(biāo)采購?fù)獍?，長的1～2年，短的幾個月。每當(dāng)項目開始時，為了降低成本、便于管理，外包公司會在項目所在地招聘當(dāng)?shù)貑T工，減少安排食宿等保障工作的成本，同時避免員工安全風(fēng)險。當(dāng)項目結(jié)束時，員工要么奔赴其他項目，甚至外地項目，要么選擇離職。長期流動奔赴項目的工作模式，一定程度上違背了員工內(nèi)心需要穩(wěn)定環(huán)境的意愿，不愿承受的員工只好選擇離職，這客觀地導(dǎo)致了員工很難與公司保持長期的雇傭關(guān)系。他們的工作隨著項目的開始而開始，結(jié)束而結(jié)束，經(jīng)常性地出現(xiàn)“組建時蜂擁而上，結(jié)束時作鳥獸散”的怪現(xiàn)象。

（四）人員職業(yè)認(rèn)同感與檔案行業(yè)職業(yè)獲得感落差的矛盾

鑒于檔案數(shù)字化項目多在環(huán)境較好、條件較優(yōu)的場館進(jìn)行，求職者直觀印象普遍較好，很多人一開始甚至簡單地認(rèn)為就是“坐坐辦公室、整理整理文件”。隨著工作的逐步深入，部分員工的獲得感明顯達(dá)不到預(yù)期，檔案行業(yè)的吸引力也隨之減弱，其對檔案職業(yè)的認(rèn)知和評價會深刻影響員工的工作積極性、職業(yè)流動意愿和職業(yè)發(fā)展動力。[2]調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，超過35.3%的員工認(rèn)為工作比較壓抑；59.9%的員工對現(xiàn)狀不滿意。筆者在訪談中了解到，員工對檔案行業(yè)的職業(yè)認(rèn)同感降低主要源于三個因素：一是檔案數(shù)字化工作管理嚴(yán)格。工作環(huán)境較為封閉，工作期間通信電子設(shè)備不允許帶入場地，與外界缺乏足夠溝通，會使人容易產(chǎn)生壓抑感。加之平時工作內(nèi)容比較枯燥，受家庭、生活等因素的影響，會使人逐步產(chǎn)生焦慮和厭煩的心理狀態(tài)。二是許多數(shù)字化外包公司對員工心理健康關(guān)注不足，柔性的企業(yè)文化建設(shè)沒有及時跟進(jìn)，團(tuán)建活動組織極少，缺乏必要的員工心理疏導(dǎo)，因而員工對公司缺乏信任感。三是檔案數(shù)字化隊伍中年輕人所占的比重較大，性格較為激進(jìn)，如果缺乏正確的引導(dǎo)，容易在現(xiàn)實差距中積累消極心態(tài)，并在其與同事的溝通中加速情緒的擴(kuò)散，以至負(fù)面能量超過正向激勵，給繁重的工作帶來更大的怠倦感，致使職業(yè)認(rèn)同感偏差。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包人員管理的主要對策

針對以上問題，要真正重視數(shù)字化外包人員的利益，給予他們更多的理解和幫助；需集眾力，從多層次采取有效措施，逐步消除影響數(shù)字化外包隊伍穩(wěn)定的不利因素，建議可施行以下對策。

（一）建立職業(yè)考核體系，提高外包人員專業(yè)水平

為有效提升外包人員的專業(yè)水平，不僅外包公司要強(qiáng)化人員崗位技能培訓(xùn)，開展系統(tǒng)全面的入職人員崗前培訓(xùn)，適時組織在職人員技能更新培訓(xùn)，通過集中授課、實例操作、以老帶新等多種方式促進(jìn)人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能提升。在此基礎(chǔ)上，還要建立檔案人員職業(yè)資質(zhì)考核評級機(jī)制，為外包人員提升綜合素質(zhì)和開展繼續(xù)教育搭建通道。在2018年的全國兩會上，全國政協(xié)委員、國家檔案局局長李明華提交了關(guān)于設(shè)置檔案職業(yè)資格的提案，建議將其作為水平評價類職業(yè)資格納入《國家職業(yè)資格目錄》，并建立檔案職業(yè)資格全國統(tǒng)一考試制度。[3]為了踐行這一提案，2019年福建省檔案局與福建省人力和社會保障廳協(xié)商確定新增檔案管理員技能工種，設(shè)置初級工、中級工、高級工和技師4個等級崗位，并明確了與檔案部門業(yè)務(wù)往來的檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)人員也可以參加考核。筆者認(rèn)為，實施等級崗位考核機(jī)制的作用主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，通過考核機(jī)制讓員工進(jìn)一步明晰自身評價，了解自身優(yōu)勢和不足，明確成長目標(biāo)，便于對未來發(fā)展做合理規(guī)劃。第二，考核機(jī)制可作為企業(yè)對員工客觀評價的重要依據(jù)。考核結(jié)果一定程度上反映了員工的履職能力，公司可根據(jù)等級調(diào)整員工職務(wù)，兌現(xiàn)相應(yīng)的待遇水平，從而拓寬員工職務(wù)發(fā)展空間，留住優(yōu)秀人才。

（二）加強(qiáng)職工權(quán)益保障，提高外包人員薪資待遇

留人先留心，要想留住檔案數(shù)字化外包人員的“心”，首先就要做好權(quán)益保障工作，切實提高他們的薪資待遇。從外包公司來看，一方面，要加強(qiáng)用工成本核算，根據(jù)實際工作要求和生產(chǎn)條件，測算每個工序的單位產(chǎn)出量，給出合理的計件標(biāo)準(zhǔn)、工資基數(shù)和獎懲方式，制定科學(xué)的薪資制度；另一方面，要幫助員工足額繳納“五險一金”，按時發(fā)放工資和津貼，執(zhí)行職工帶薪年休假制度，落實安全生產(chǎn)權(quán)利和工作環(huán)境指標(biāo)，合理組織與員工身心有益的團(tuán)建活動等。同時，外包公司還要結(jié)合工會組織、員工辭職自由和員工雇傭歧視等方面來加強(qiáng)員工權(quán)益的保障。從檔案數(shù)字化實施單位來看，要適度保持外包公司在項目上的利潤空間，這樣才能從根本上保證外包公司不會因壓縮成本而傷害員工權(quán)益。要減少低價競爭帶來的不利影響，在編制項目預(yù)算時，檔案數(shù)字化外包公司需根據(jù)項目的實際工作內(nèi)容和區(qū)域發(fā)展水平，采取差異化預(yù)算方式，使項目利潤保持在市場合理區(qū)間。在采購方式選擇上，檔案部門要盡量避免“最低價者得”的模式，建議采用“綜合評分”的招標(biāo)方式，降低價格因素對采購結(jié)果的影響比重，使管理規(guī)范的公司能夠在競爭中發(fā)揮優(yōu)勢，這樣既可以穩(wěn)定員工隊伍、提升成果質(zhì)量，又能夠保障財政績效的落實。

（三）實施評價定點機(jī)制，力求外包人員穩(wěn)定從業(yè)

近年來，有關(guān)部門先后出臺了檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)備案、國家保密載體印制資質(zhì)等約束檔案外包服務(wù)的規(guī)定。2016年中國檔案學(xué)會新修訂了《檔案數(shù)字化加工服務(wù)定點企業(yè)資格評審辦法》，外包公司通過獲得檔案數(shù)字化加工服務(wù)定點企業(yè)資質(zhì)，就可擁有被中國檔案學(xué)會向有關(guān)檔案部門推薦的資格。申請材料中明確要求從企業(yè)規(guī)模、職工社保、人員隊伍、軟硬件設(shè)施、合同履約、服務(wù)質(zhì)量、社會公益等方面來評價認(rèn)定，為市場選擇服務(wù)時提供參考。檔案數(shù)字化外包公司的評價、定點機(jī)制的引入，一方面規(guī)范了檔案數(shù)字化外包服務(wù)行業(yè)，一定程度上使其重視員工的合法權(quán)益，為員工提供穩(wěn)定的工作環(huán)境，消除員工對項目結(jié)束后工作去向的擔(dān)憂；另一方面降低或者排除了一些管理不規(guī)范、不能保障員工合法權(quán)益的公司進(jìn)駐開展服務(wù)的可能，倒逼各家外包公司往規(guī)模大、資質(zhì)好的方向發(fā)展，促使其盡可能地保證人員的素質(zhì)和穩(wěn)定性。

（四）弘揚(yáng)檔案工匠精神，提升外包人員職業(yè)認(rèn)同感

2016年3月，“工匠精神”被寫入政府工作報告。2018年丁薛祥同志在國家檔案局調(diào)研時指出：“檔案工作是需要弘揚(yáng)‘工匠精神的工作，也是能夠培育專家、造就大師的工作?！睘轫憫?yīng)號召，2019年福建省檔案局組織開展了全省首屆檔案工匠評選活動，專門把檔案外包服務(wù)公司人員列入表彰對象，形成了學(xué)習(xí)工匠、崇尚工匠、爭當(dāng)工匠的良好氛圍，大大增強(qiáng)了他們的職業(yè)認(rèn)同感和榮譽(yù)感。檔案數(shù)字化項目作為目前各級各類檔案館（室）的重要業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案工匠精神的宣傳和引導(dǎo)顯得尤為重要。特別是檔案數(shù)字化外包人員，其日常工作就是與檔案實體打交道，卻很少接受系統(tǒng)的檔案學(xué)教育，檔案意識比較薄弱，大力宣傳檔案工匠精神，有助于他們了解檔案工作，加強(qiáng)對檔案工作的情感認(rèn)識，增強(qiáng)對檔案工作的責(zé)任感和使命感。同時，外包公司還可以利用檔案工匠評選活動的契機(jī)，結(jié)合日常績效，向工作細(xì)致、檔案意識強(qiáng)的人員授予相應(yīng)的榮譽(yù)稱號，給予一定的物質(zhì)獎勵，進(jìn)而激發(fā)全體人員的工作熱情，提升職業(yè)認(rèn)同感。

三、結(jié)語

檔案數(shù)字化外包人員的管理是檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的決定性因子。為此，我們要加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包人員管理的研究。這樣不僅有利于提高我們對相關(guān)從業(yè)人員的認(rèn)知和尊重，也有利于各部門采取更加科學(xué)有效的管理方式，進(jìn)而促進(jìn)檔案數(shù)字化工作更好、更快地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐擁軍，閆靜.中國新上崗專職檔案人員職業(yè)認(rèn)同和職業(yè)滿意度調(diào)查研究[J].檔案學(xué)研究，2017（1）：84-92.

[3]繼衛(wèi).檔案職業(yè)論[J].檔案天地，2018（9）：1.

作者單位：福建省檔案館