摘要：信息時(shí)代，事業(yè)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、數(shù)量和在編員工等都比原來(lái)有了明顯增加，這時(shí)覺(jué)得依靠以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來(lái)記錄各種信息顯然壓力較大，而大數(shù)據(jù)系統(tǒng)是該時(shí)代的新興科技，能夠有效改善這個(gè)問(wèn)題。本文首先分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)，然后介紹了大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在單位內(nèi)檔案管理方面的具體使用，希望能夠推廣大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)系統(tǒng);事業(yè)機(jī)構(gòu);檔案管理

目前，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)取得了明顯發(fā)展及進(jìn)步，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案控制的專業(yè)化程度也在持續(xù)提高，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位內(nèi)部檔案管理也遇到了很多機(jī)遇及挑戰(zhàn)。許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理展開(kāi)了深度研究與探討，而且也取得了顯著成果，檔案保管的核心也慢慢朝著信息化轉(zhuǎn)變，但在事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化階段依舊存在很多問(wèn)題，限制了對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)字化管理。由此，對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管控制大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化建設(shè)制定科學(xué)策略十分關(guān)鍵。

一、大數(shù)據(jù)的基本概述

從含義上介紹，大數(shù)據(jù)也叫做海量信息，重點(diǎn)指在特殊時(shí)間內(nèi)借助常規(guī)軟件對(duì)信息進(jìn)行集合和整理，由此為事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)打好基礎(chǔ)。從特征上研究，大數(shù)據(jù)涉及下幾個(gè)特征：①大容量，系信息存儲(chǔ)量很大，依靠互聯(lián)網(wǎng)采集信息，進(jìn)而產(chǎn)生大數(shù)據(jù)之海。②多樣性，不管是信息的內(nèi)容或者格式都比較多樣性，且以視頻、圖片等諸多形式出現(xiàn)。③速度快，快表現(xiàn)為信息產(chǎn)生快、信息處理快。④真實(shí)性，是重要特征之一，信息的重要意義關(guān)系到對(duì)決策的支撐，其信息具備真實(shí)性，能有效保障信息的質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理產(chǎn)生的影響

1.克服數(shù)字化問(wèn)題

事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)重視檔案保管，忽視了檔案資源的全面共享，無(wú)法經(jīng)過(guò)檔案資源迎合新時(shí)代各種公共事業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)資源的需求。檔案數(shù)字化已變成時(shí)代發(fā)展的潮流，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化建設(shè)長(zhǎng)時(shí)間一來(lái)很難順利推進(jìn)。伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案資源的數(shù)字化管理得到應(yīng)有的保障，新型科技促使事業(yè)機(jī)構(gòu)遇到的信息資源更為多元化，從而實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)，能夠更為高效的給事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理、運(yùn)營(yíng)帶來(lái)服務(wù)，有利于突出事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的優(yōu)勢(shì)，能夠不斷提升事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的科學(xué)性，處理以往檔案管理存在的不足。

2.加快廣泛化進(jìn)程。

檔案管理業(yè)務(wù)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案管理范疇，充實(shí)檔案管理的要點(diǎn)，完善的檔案管理制度。事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理并非是專職部門和具體崗位員工的工作，事業(yè)單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)中心、職業(yè)單位內(nèi)部所有員工均有義務(wù)參與競(jìng)檔案管理之中。在諸多工作數(shù)據(jù)被保存下來(lái)的目前，需要事業(yè)機(jī)構(gòu)基層職工積極精準(zhǔn)的核實(shí)各類基礎(chǔ)業(yè)務(wù)資料，注重資料被精準(zhǔn)的存儲(chǔ)下來(lái)，正式建立大數(shù)據(jù)檔案的管理思想，強(qiáng)調(diào)全體員工季軍參與進(jìn)檔管理之中，迎合檔案事業(yè)發(fā)展需求。

3.提升檔案使用率

信息化社會(huì)不斷提升了數(shù)字檔案資源的使用率，有利于提升檔案管理的有效性，處理了以往檔案管理存在的低效情況，形成了健全的檔案管理業(yè)務(wù)體系，針對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息的分享、保管、歸納和總結(jié)有顯著意義。事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息在大數(shù)據(jù)時(shí)代必定順利形成以共享使用為重要管理觀念，注重在迎合客戶個(gè)性化檔案信息應(yīng)用需求的提下，優(yōu)化檔案管理辦法，創(chuàng)新檔案保管個(gè)性化服務(wù)形式，進(jìn)而迎合社會(huì)普遍的檔案需求。

三、基于大數(shù)據(jù)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

1.技術(shù)水平滯后

當(dāng)前，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的建設(shè)經(jīng)費(fèi)來(lái)源重點(diǎn)以財(cái)政支付的形式獲取資金，因?yàn)閲?guó)家對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理投資的資金量有限，所以造成事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理設(shè)施更新不全面，檔案管理科技條件比較滯后，現(xiàn)存的檔案管理形式不能迎合新時(shí)代檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，以往的檔案設(shè)施影響著大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的推廣。因?yàn)槿鄙賹ｉT的檔案管理平臺(tái)，無(wú)法創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案信息庫(kù)，所以不能突出分布式檔案保存機(jī)制的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的個(gè)性化檢索，不能對(duì)潛藏檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，無(wú)法迎合事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案資源應(yīng)用需求，影響著檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

2.員工綜合素質(zhì)偏低

當(dāng)前，事業(yè)機(jī)構(gòu)當(dāng)管理者的素質(zhì)還無(wú)法迎合大數(shù)據(jù)背景下檔案管理業(yè)務(wù)需求，現(xiàn)存的檔案管理者素質(zhì)尚不具備進(jìn)行云時(shí)代檔案保管業(yè)務(wù)的需求。第一，事業(yè)機(jī)構(gòu)缺少專門的數(shù)字化信息管理者，現(xiàn)存的管理者缺少開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理平臺(tái)和創(chuàng)建檔案信息資源庫(kù)的水平，無(wú)法個(gè)性化的實(shí)現(xiàn)大量檔案資源的深入挖掘以及個(gè)性化傳送共享。第二，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案人才會(huì)迅速被淘汰，因?yàn)槿鄙賹ｉT的檔案人才教育機(jī)制，所以影響檔案管理行業(yè)發(fā)展，不利于迎合新時(shí)期檔案管理業(yè)務(wù)的需求，下降了當(dāng)管理的服務(wù)效率。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)機(jī)構(gòu)檔管理的對(duì)策

1.豐富管理方式。提升大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理業(yè)務(wù)的有效性，還應(yīng)完善檔案管理方式，改進(jìn)檔案管理操作模式，重視結(jié)合事業(yè)機(jī)構(gòu)電子文件和紙質(zhì)檔案共存的現(xiàn)實(shí)改進(jìn)檔案管理設(shè)施。第一，建立健全的檔案管理方案，完善檔案管理形式，強(qiáng)調(diào)以宏觀方面優(yōu)化檔案管理流程。第二，創(chuàng)建專業(yè)的檔案管理服務(wù)網(wǎng)站，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，創(chuàng)建檔案管理服務(wù)體系，真正在事業(yè)機(jī)構(gòu)中實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，而且建立開(kāi)放式的信息查詢檢索體系。第三，還應(yīng)優(yōu)化整理檔案文檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文檔的合理化整理，由此科學(xué)管理電子檔案，進(jìn)而隨時(shí)處置檔案信息資源，不斷提升檔案管理高效性。

2.提升服務(wù)質(zhì)量。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的主要目標(biāo)是突出檔案資源的使用優(yōu)勢(shì)，重視建立開(kāi)放式的檔案管理制度，強(qiáng)調(diào)不斷提升檔案服務(wù)效果。第一，革新檔案管理服務(wù)思路，重視以創(chuàng)新思維改進(jìn)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的服務(wù)形式，依靠大數(shù)據(jù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息和多種移動(dòng)媒介的充分銜接，進(jìn)而迎合社會(huì)大眾在公共平臺(tái)展開(kāi)檔案資源的查找需求。第二，推動(dòng)檔案控制服務(wù)的轉(zhuǎn)型，在信息化的帶領(lǐng)下得到檔案信息的充分共享，重視形成規(guī)范化的管理制度，整體提升檔案信息的適應(yīng)社會(huì)性能。第三，提升檔案控制的服務(wù)性，重視完善事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定，保證在數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)、智能化的觀念下進(jìn)行檔案管理，確保事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理更為有序，整體提升檔案管理的高效性。

3.建立數(shù)字化系統(tǒng)的推廣形式。事業(yè)機(jī)構(gòu)注重創(chuàng)建數(shù)字化系統(tǒng)的主要目的在于可以為信息的需求對(duì)象提供更加優(yōu)質(zhì)、更為整體的服務(wù)，如此是大數(shù)據(jù)所強(qiáng)調(diào)的。因此，在對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理變革階段，有關(guān)管理部門要加大力度推行數(shù)字化平臺(tái)建立，而且展開(kāi)科學(xué)高效的宣傳，進(jìn)一步提高事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)創(chuàng)建的影響力。還要進(jìn)一步吸取大型單位有關(guān)檔案資源管理方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的高效使用推進(jìn)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

4.創(chuàng)新數(shù)字化設(shè)備?，F(xiàn)今，在信息系統(tǒng)高速發(fā)展的環(huán)境下，事業(yè)單位若想更好迎合大數(shù)據(jù)所提出的需求，強(qiáng)化檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，要全覆蓋的使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)獲得事業(yè)機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，還要化為處理問(wèn)題的具體行動(dòng)，即增加資金投入，確保工作可以正常進(jìn)行。而且，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案資源量比較大，需要選擇較為穩(wěn)定、安全指數(shù)高的電子儲(chǔ)存儀器，防止檔案內(nèi)容的丟失和損毀。另外，各事業(yè)機(jī)構(gòu)還要?jiǎng)?chuàng)建完善的計(jì)算機(jī)管理制度，能夠極大推進(jìn)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并改進(jìn)檔案管理方式。對(duì)數(shù)量較多的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，也是展開(kāi)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵基礎(chǔ)及前提，二者相互作用，要逐步形成一個(gè)完善的檔案管理平臺(tái)，再使用網(wǎng)絡(luò)不斷完善單位資源管理工作，進(jìn)而提升事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理效果及效率。

5.提高人員素養(yǎng)。提升事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理效果，還應(yīng)提升單位內(nèi)部檔案管理者的素養(yǎng)，經(jīng)過(guò)專業(yè)科技人才迎合大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)需求。一方面，引入專門的信息化檔案管理者，基于大數(shù)據(jù)社會(huì)檔案管理的要求，安排專門的數(shù)字化檔案服務(wù)隊(duì)伍，不斷提升檔案管理技術(shù)含量。另一方面，組織檔案管理者接受專業(yè)培訓(xùn)，從整體上提高檔案管理者的數(shù)字化能力，促使檔案管理者在各崗位職責(zé)的前提下提升數(shù)字化服務(wù)水平。此外，還應(yīng)建立內(nèi)引外聯(lián)的體系，進(jìn)一步促進(jìn)檔案團(tuán)隊(duì)水平的不斷提升。唯有重視檔案人才的搭配，方可迎合事業(yè)機(jī)構(gòu)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理要求。

6.深入挖掘檔案資源數(shù)據(jù)。中國(guó)是全球人口大國(guó)，在創(chuàng)建檔案時(shí)，針對(duì)所有人的各種資料均要詳細(xì)記錄，而且要結(jié)合部分關(guān)鍵字來(lái)有效區(qū)別這些檔案內(nèi)容。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在人口檔案資料整理時(shí)，能夠經(jīng)過(guò)輸入關(guān)鍵字來(lái)智能檢索相關(guān)的檔案內(nèi)容，能夠有效縮減信息的檢索范圍。比如在戶籍部門，業(yè)務(wù)人員能夠經(jīng)過(guò)錄入出生日期和出生地點(diǎn)來(lái)選擇自己所需的人員名單，或是再錄入性別、血型等其余關(guān)鍵字來(lái)縮減范圍，這令資料的查詢更為精準(zhǔn)、便捷。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)針對(duì)檔案的信息挖掘能夠令檔案的儲(chǔ)存和查找更為高效，削減各種不必要的翻閱，這針對(duì)作業(yè)量大的業(yè)務(wù)人員來(lái)講就是一種方便的途徑。

五、結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代的快速進(jìn)步，社會(huì)針對(duì)信息的采集和控制更為重視，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的發(fā)展中契合當(dāng)下社會(huì)要求。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員要具備現(xiàn)代化思想意識(shí)，將大數(shù)據(jù)系統(tǒng)用于自身工作之中，使檔案管理業(yè)務(wù)在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的幫助下開(kāi)展，既能夠提升本身的業(yè)務(wù)效率，降低自己的壓力，還能夠更好地為大眾提供服務(wù)，改善人民的生活水準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的統(tǒng)一發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：沈鶴慧（1978-），女，漢族，碩士研究生，福建省詔安縣，館員，研究方向：檔案管理。