徐萌

摘要：從內(nèi)容上分析，事業(yè)單位的檔案管理工作主要是包含了檔案實(shí)體與檔案信息處理的過(guò)程，這也是對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的一個(gè)統(tǒng)稱(chēng)，它也是體現(xiàn)國(guó)家檔案在事業(yè)單位重要性的主要途徑。在實(shí)際的檔案管理工作中，其內(nèi)容相當(dāng)繁瑣與復(fù)雜，其中所包含的內(nèi)容主要有收集整理，檢驗(yàn)編輯等等多個(gè)方面，最終目標(biāo)還是為社會(huì)廣大群眾服務(wù)為根本。從事這一工作的管理人員應(yīng)該都明白，這一工作的主要內(nèi)容就是將大量的繁瑣內(nèi)容進(jìn)行集中管理與系統(tǒng)管理，以滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)于檔案的需求。當(dāng)前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷革新與發(fā)展，事業(yè)單位在人事管理與機(jī)制整頓方面都做出了或多或少的改變，這樣做的目的主要是為了檔案管理能夠做到統(tǒng)籌策劃，及時(shí)的解決掉一系列的問(wèn)題與阻礙，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，著重分析了當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)解決方案，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;創(chuàng)新之路

引言

將檔案管理工作做到有條不亂，不但可以確保事業(yè)單位的行政工作完整性，還可以使單位自身的科學(xué)發(fā)展得到提速，有利于社會(huì)精神文明的建設(shè)，以及對(duì)人發(fā)群眾的權(quán)益維護(hù)帶來(lái)更大的幫助。近些年來(lái)，隨著我國(guó)各大事業(yè)單位的體制改革，一些常見(jiàn)問(wèn)題也逐漸的浮出水面，在一定程度上也制約到了事業(yè)單位的各方面發(fā)展，事業(yè)單位若想有效高效的穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理工作決不可怠慢，本文作者就當(dāng)前的局勢(shì)做出了簡(jiǎn)單的分析，并提出了自己的一些建議供大家參考，希望可以為檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展盡一分綿力。

一.做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

1.做好檔案管理工作對(duì)于每一個(gè)檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，是最主要的任務(wù)。若是沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，那么就會(huì)在事業(yè)單位健康發(fā)展中埋下隱患。做好檔案管理工作的意義有很多，主要有兩個(gè)方面：從單位出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)所記錄的檔案，及時(shí)、全面的掌握單位的整體情況，據(jù)此進(jìn)行策略調(diào)整和制定;從社會(huì)各界出發(fā)，社會(huì)各界可依據(jù)維護(hù)歷史真實(shí)面貌的檔案，分析事業(yè)單位的業(yè)績(jī)，分析情況，從而為選擇合適機(jī)關(guān)進(jìn)行合作奠定一定的基礎(chǔ)。

2.檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它在作為事業(yè)單位工作查考依據(jù)的同時(shí)，也是生產(chǎn)生活的參考資料，最重要的是在單位與職工正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)中，可作為重要的憑證。另外，它也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。因此，它在事業(yè)單位管理中是不可或缺的一部分?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

3.當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，也加深了檔案管理工作創(chuàng)新與改革的進(jìn)程。只有勇于探索和嘗試，才能適應(yīng)社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，才能將本單位整體發(fā)展的狀況和工作成果更全面、真實(shí)地反映出來(lái)。檔案管理工作與單位其他方面管理的有機(jī)結(jié)合不僅可實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位管理戰(zhàn)略，還能提高單位的管理效率?？傊龊脵n案管理工作在促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的同時(shí)，還能讓社會(huì)各界對(duì)本單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的形象認(rèn)識(shí)更加深入。

二.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

1.檔案檢索效率較低。檔案檢索包括計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索。相對(duì)于手工檢索而言，計(jì)算機(jī)檢索的效率較高，目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設(shè)施具有很大的關(guān)系。為了提高檔案檢索效率，許多部門(mén)專(zhuān)門(mén)研發(fā)多種檢索工具，認(rèn)為檢索效率與檢索工具的數(shù)量呈正比。

2.現(xiàn)代化管理設(shè)施較落后?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促使科技手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。計(jì)算機(jī)水平的提高為我們提供了巨大的便利。然而在檔案信息管理系統(tǒng)，由于沒(méi)有及時(shí)、充分的認(rèn)識(shí)和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段的作用，所以沒(méi)有將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中。更有一些單位的檔案室的庫(kù)房建造不規(guī)范，并將易燃的雜物堆放在里面，塵土飛揚(yáng)，空氣污濁不堪，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置基本不全。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，無(wú)論在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。

4.檔案管理手段非常落后

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運(yùn)用在日常的生活與辦公過(guò)程中，它的管理手段也在不斷地進(jìn)步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒(méi)有積極地將這項(xiàng)技術(shù)引入到日常的檔案管理過(guò)程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯(cuò)率也非常的高。

三.事業(yè)單位檔案工作改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)保密工作。保密工作對(duì)于檔案管理是非常重要的。保密工作的檔案主要包括兩個(gè)方面：保管檔案和保密檔案。保管檔案是對(duì)已有檔案進(jìn)行保存，在以后需要翻閱時(shí)能及時(shí)找到;而保密檔案的檔次比較高，因?yàn)樵谝欢ㄊ菚r(shí)期內(nèi)，它包含的內(nèi)容是關(guān)乎國(guó)家安全和利益的，若是被泄露出去，對(duì)國(guó)家造成的危害是不可估計(jì)的。

2.加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門(mén)配置信息化的基本設(shè)備的同時(shí)，檔案人員的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)也應(yīng)隨之進(jìn)行培訓(xùn)。將先進(jìn)的技術(shù)如光盤(pán)、縮微、聲像等靈活應(yīng)用到檔案管理中。

3.建立健全檔案工作規(guī)章制度。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過(guò)程中，要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。

4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。無(wú)論技術(shù)再先進(jìn)，也需要人來(lái)操作。因此做好檔案工作，最重要的是人。針對(duì)崗位變動(dòng)導(dǎo)致檔案人員的綜合素質(zhì)顯著降低這一情況，我們可以在崗位變動(dòng)時(shí)，盡量減少檔案部門(mén)的變動(dòng)，穩(wěn)定檔案人員，保證檔案人員綜合素質(zhì)不降低。因?yàn)橐獧n案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)工作，若是不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作特別是檔案收集、管理的規(guī)范是很難達(dá)到要求。

5.增加經(jīng)費(fèi)投入與開(kāi)發(fā)檔案信息資源。大多數(shù)事業(yè)單位不是因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)發(fā)展的制約就是因?yàn)橐?guī)模較小，導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l件較差，近期內(nèi)不容易完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對(duì)這種情況，主管部門(mén)在加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的同時(shí)，可主動(dòng)向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，給予一定的支持，協(xié)助并配合逐步完善檔案工作條件及相應(yīng)的設(shè)備，從而保證本單位的檔案工作健康發(fā)展。

6.提高認(rèn)識(shí)，完善職責(zé)

要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊的進(jìn)行，必須在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)。我們要通過(guò)宣傳，提高事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，明確各個(gè)負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任，也可以根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立配備兼職性質(zhì)的管理人員，在單位建立起一個(gè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的效率。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中仍然存在著一些問(wèn)題還沒(méi)有得到完全的解決，這對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展無(wú)疑會(huì)造成一定的困擾，本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作不夠重視，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄，這幾個(gè)方面展開(kāi)了分析與論述，并提出了幾點(diǎn)解決方案供同業(yè)人員參考，希望可以為事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展做出一些貢獻(xiàn)。

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（作者單位：菏澤市單縣人力資源和社會(huì)保障局）