強(qiáng)化檔案規(guī)范管理　推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展

朱春燕

中建鋼構(gòu)有限公司華東大區(qū)隸

屬于世界500強(qiáng)中國(guó)建筑股份有限公司旗下的中建鋼構(gòu)有限公司，是華東地區(qū)最大的鋼結(jié)構(gòu)企業(yè)、國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)，市場(chǎng)區(qū)域覆蓋上海、江蘇、浙江、山東四個(gè)省市。華東大區(qū)聚焦以鋼結(jié)構(gòu)為主體結(jié)構(gòu)的工程業(yè)務(wù)，為客戶提供“投資+建造+運(yùn)營(yíng)”整體解決方案。公司成立以來(lái)，在堅(jiān)持發(fā)展傳統(tǒng)高端鋼結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)的同時(shí)，逐步加大對(duì)慢行系統(tǒng)、車(chē)庫(kù)、裝配式建筑等新業(yè)務(wù)的拓展。先后榮獲了中國(guó)建設(shè)工程魯班獎(jiǎng)、中國(guó)土木工程詹夭佑獎(jiǎng)、全國(guó)工人先鋒號(hào)、全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀等80多項(xiàng)重大榮譽(yù)，贏得客戶與社會(huì)各界廣泛好評(píng)。

多年來(lái)，中建鋼構(gòu)華東大區(qū)始終將檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，不斷完善管理體制，優(yōu)化管理方式，充分發(fā)揮檔案工作的保障和服務(wù)作用，在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)以及檔案開(kāi)發(fā)利用等多個(gè)方面狠下功夫，取得了新突破，檔案管理水平再上臺(tái)階。2015年通過(guò)江蘇省檔案工作三星級(jí)規(guī)范測(cè)評(píng)，2018年通過(guò)五星級(jí)測(cè)評(píng)。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

中建鋼構(gòu)華東大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案工作，把檔案工作納入公司年度工作計(jì)劃和分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)年度工作考核責(zé)任狀，全面加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和日常管理。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，配備3名責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的專職檔案員，并確立各部門(mén)、項(xiàng)目兼職檔案員20余人，確保組織領(lǐng)導(dǎo)有力，橫向到邊，縱向到底，為檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。

為加強(qiáng)各種門(mén)類(lèi)、載體檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作，根據(jù)檔案工作相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司行業(yè)特點(diǎn)，先后制定和完善了《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》《工程檔案歸檔管理辦法》《科技檔案管理實(shí)施細(xì)則》《檔案整理歸檔制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管制度》《檔案查借閱制度》《檔案保密制度》等規(guī)章制度，明確了檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和具體要求，確保檔案工作有章可循，有據(jù)可依。

采用內(nèi)外培訓(xùn)相結(jié)合的方式，大力實(shí)施“能力提升”工程。一是固定每年6月作為檔案工作的集中宣傳月。舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，邀請(qǐng)檔案管理部門(mén)專家授課，講解檔案整理歸檔工作要點(diǎn)。在檔案宣傳月啟動(dòng)儀式上，為優(yōu)秀檔案工作者頒發(fā)表彰證書(shū)及兼職檔案人員聘書(shū)，讓公司員工及時(shí)知曉檔案工作動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，形成人人了解檔案、人人參與檔案的良好氛圍。二是組織部門(mén)、項(xiàng)目兼職檔案員參加中國(guó)建筑檔案工作培訓(xùn)等，累計(jì)培訓(xùn)100余人次。選派檔案員前往其他公司進(jìn)行學(xué)習(xí)觀摩，找差距、補(bǔ)短板，準(zhǔn)確把握各項(xiàng)管理要求和操作要領(lǐng)，切實(shí)提高公司檔案員業(yè)務(wù)能力。

二、狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，提升檔案管理水平

扎實(shí)推進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，多措并舉，著力推動(dòng)檔案工作管理規(guī)范化、現(xiàn)代化。按照檔案庫(kù)房、工作人員辦公室、閱檔室“三分開(kāi)”的要求，公司不斷加大投入力度，檔案室配備了檔案密集架、防磁柜、除濕機(jī)、氣體滅火器、空調(diào)、視頻監(jiān)控等現(xiàn)代化檔案庫(kù)房管理設(shè)備。目前，檔案室已成為公司各門(mén)類(lèi)、載體檔案的安全保管基地和利用服務(wù)中心。

為加強(qiáng)企業(yè)檔案的收集整理，避免檔案資料丟失，中建鋼構(gòu)華東大區(qū)結(jié)合公司實(shí)際，針對(duì)各門(mén)類(lèi)、載體檔案制定了相應(yīng)的《中建鋼構(gòu)華東大區(qū)檔案分類(lèi)方案》《歸檔范圍和保管期限表》以及《工程檔案整理操作手冊(cè)》。每年3月份，召開(kāi)公司檔案移交交底會(huì)，并印發(fā)《關(guān)于企業(yè)管理類(lèi)檔案移交的通知》文件，列明各部門(mén)需移交的文件清單及移交期限。明確工程項(xiàng)目檔案必須在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)完成移交，移交與項(xiàng)目?jī)冬F(xiàn)掛鉤。每年6月底前，檔案室根據(jù)各部門(mén)移交的文件，進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，集中統(tǒng)一歸檔并作數(shù)字化處理，掛接至檔案信息管理系統(tǒng)。目前，中建鋼構(gòu)華東大區(qū)室藏文書(shū)檔案、聲像檔案、工程項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等各門(mén)類(lèi)檔案共計(jì)7301件，7251卷。

為方便查閱利用，檔案室完善了各種檢索工具和臺(tái)賬資料，建立了較為齊全、系統(tǒng)的檢索體系。編制了《中建鋼構(gòu)華東大區(qū)全宗指南》、歸檔文件目錄、案卷目錄、發(fā)文匯編等10余種檢索工具，同時(shí)完善了檢索工具索引和庫(kù)房存放位置索引，做到條目清楚、存放有序。建立了查借閱登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案庫(kù)房檢查記錄登記表、檔案收進(jìn)移出登記表、庫(kù)房溫濕度登記等臺(tái)賬資料，做到清晰規(guī)范、管理有序。

積極加快檔案信息化建設(shè)。建立起公司內(nèi)網(wǎng)公文處理平臺(tái)與中國(guó)建筑數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子公文實(shí)時(shí)在線歸檔。同時(shí)采用服務(wù)器定期備份、VPN網(wǎng)絡(luò)加密、企業(yè)正版殺毒軟件定時(shí)定期全面殺毒等方式，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，確保檔案數(shù)據(jù)的安全?，F(xiàn)已建成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文書(shū)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)三大數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理、安全存儲(chǔ)和綜合利用。

三、注重開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案服務(wù)功能

堅(jiān)持以檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的理念，根據(jù)工作需要和利用者的需求，對(duì)檔案進(jìn)行多渠道、多層次的開(kāi)發(fā)利用。

積極開(kāi)展檔案編研工作，先后編寫(xiě)了《魯班獎(jiǎng)匯編》《鋼構(gòu)人》《檔案利用效果實(shí)例選編》《歷年重點(diǎn)工程項(xiàng)目匯編》《企業(yè)制度匯編》《企業(yè)榮譽(yù)匯編》《歷年行政工作報(bào)告匯編》《歷年黨委工作報(bào)告匯編》《領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)要匯編》《企業(yè)重要議案匯編》等20多種編研資料。制作了企業(yè)文化宣傳片、工程項(xiàng)目宣傳片、鋼結(jié)構(gòu)制作宣傳片、科研成果宣傳片、檔案工作宣傳片、企業(yè)年度先進(jìn)個(gè)人宣傳片、十周年功勛職工宣傳片等備類(lèi)宣傳片26個(gè)。

建成企業(yè)文化成果展示廳。展示廳分為企業(yè)簡(jiǎn)介、企業(yè)產(chǎn)品類(lèi)型、企業(yè)發(fā)展歷史、歷任領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)榮譽(yù)等五個(gè)板塊，陳列了公司所建的重大工程項(xiàng)目、經(jīng)典作品的模型，榮獲的中國(guó)建設(shè)工程魯班獎(jiǎng)、中國(guó)土木工程詹天佑獎(jiǎng)、鋼結(jié)構(gòu)金獎(jiǎng)、全國(guó)工人先鋒號(hào)、全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀、上海市文明單位等獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯。近年來(lái)，展示廳累計(jì)接待參觀人員12000余人次，成為企業(yè)服務(wù)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)，展現(xiàn)市場(chǎng)實(shí)力、制作實(shí)力，推廣企業(yè)品牌的重要宣傳窗口。

圍繞公司中心工作，服務(wù)大局，采取現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱、電話預(yù)約等方式，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，為公司承建的天津117大廈、阿爾及爾機(jī)場(chǎng)、武漢站、深圳機(jī)場(chǎng)等工程項(xiàng)目在投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中取勝提供了有力支持。近年來(lái)，共接待利用者10000余人次，查借閱檔案達(dá)13500余件（卷）次。

檔案反映公司發(fā)展的脈絡(luò)，是公司發(fā)展的縮影，承載著公司的歷史，作為企業(yè)信息資源的一部分，在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用。中建鋼構(gòu)華東大區(qū)將進(jìn)一步推動(dòng)公司檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化的方向發(fā)展，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)高質(zhì)量發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。