建設(shè)工程監(jiān)理檔案常見問題及對策探討

蘇鈺婷

監(jiān)理資料是建設(shè)工程整體檔案的重要組成部分，在工程建設(shè)、進度檢查、質(zhì)量檢查、驗收等環(huán)節(jié)具有不可或缺的作用。文章結(jié)合檔案管理實踐工作，分析了監(jiān)理檔案管理工作存在的問題，并從完善制度、提高意識和能力、合同管理、確定責任和范圍、原始資料管理、加強培訓等角度對完善監(jiān)理檔案管理工作的對策進行了探討。

建設(shè)工程;監(jiān)理檔案;問題;對策;管理

0?引言

監(jiān)理資料是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，發(fā)揮著知識儲備和憑證依據(jù)等作用，能夠真實有效地反映工程建設(shè)監(jiān)理工作的管理水平，是工程建設(shè)、進度檢查、質(zhì)量檢查、驗收的重要資料之一。當前，建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理還存在制度不完善、意識不足、歸檔范圍和職責不清、資料歸檔不及時等問題，監(jiān)理檔案管理工作還較混亂。本文結(jié)合建設(shè)工程檔案管理實踐工作，對建設(shè)工程監(jiān)理資料歸檔管理現(xiàn)狀常見問題進行梳理和分析，提出完善監(jiān)理檔案管理工作的相應(yīng)措施，以期提高監(jiān)理檔案質(zhì)量，確保監(jiān)理檔案完整、準確和有效，促進提升工程監(jiān)理的管理和服務(wù)工作，為建設(shè)單位檔案管理提供有力保障。

1?建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

工程建設(shè)過程中，監(jiān)理與勘察設(shè)計、施工等環(huán)節(jié)不一樣，不能夠通過實物形式反映成果，而是為建設(shè)單位提供技術(shù)服務(wù)。當前，無論是建設(shè)單位還是監(jiān)理單位，都非常關(guān)注監(jiān)理與工程質(zhì)量的評價工作，監(jiān)理質(zhì)量的體現(xiàn)除了旁站、記錄、簽證、報告等內(nèi)容以外，監(jiān)理檔案也是衡量監(jiān)理服務(wù)水平的一個重要指標。監(jiān)理檔案如實、全面地記錄了工程建設(shè)進展情況，能夠為工程質(zhì)量提供可靠依據(jù)，在監(jiān)理工作考核中發(fā)揮著重要作用。當前，建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作還存在諸多問題，致使監(jiān)理檔案存在一些質(zhì)量瑕疵。

1.1?監(jiān)理檔案管理制度不完善

在制度規(guī)范方面，監(jiān)理單位一般只是在監(jiān)理工作內(nèi)容中對檔案管理點到為止，忽視建立完善、詳細可操作的監(jiān)理檔案管理制度。這主要體現(xiàn)在未制定檔案工作細則，未設(shè)置檔案專職崗位。由于沒有完善的制度可執(zhí)行，導致檔案管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，同時在監(jiān)理檔案資源的使用上也存在一定的隨意性，以致監(jiān)理檔案在形成、收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)上無章可循，使監(jiān)理檔案管理工作不夠規(guī)范[1]。

1.2?檔案工作人員意識和能力不強

監(jiān)理單位及項目監(jiān)理部檔案工作人員一般由文職人員兼職，他們沒有專業(yè)的基礎(chǔ)知識，也鮮有機會參加檔案管理培訓，對監(jiān)理檔案管理工作的重要性認識不到位，檔案管理意識淡薄，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏工作責任心，檔案工作能力也不足。兼職人員一般都是收發(fā)登記資料文件，簡單造冊，未能嚴格按照科技檔案歸檔要求對資料進行整理、歸檔。值得注意的是，他們常忽視監(jiān)理檔案的原始憑證，不重視原始資料的收集、整理和歸檔，使得檔案不完整。

1.3?監(jiān)理檔案歸檔范圍與責任不清

監(jiān)理檔案與項目建設(shè)單位檔案、勘察設(shè)計檔案、工程施工檔案有著密切關(guān)系，它們之間相互交叉、互相印證、相互關(guān)聯(lián)、互為補充。特別是工程變更、簽證等資料，各參建單位均需審批和存檔，各自都需要歸檔。由于監(jiān)理檔案歸檔責任不清，在有關(guān)資料移交時，因需移交的資料范圍不明確，監(jiān)理單位所提交的檔案有部分資料就會重復(fù)。

1.4?監(jiān)理原始資料歸檔不及時、散失嚴重

因工程建設(shè)周期長，監(jiān)理檔案工作人員由于流動變化或檔案意識教育不足，在工作交接方面不夠嚴謹，監(jiān)理原始資料沒有進行交接或者交接不到位以及監(jiān)理資料歸檔不及時，加之原始資料存在缺失現(xiàn)象，造成原始資料到處散落、損壞甚至丟失等問題，使得工程監(jiān)理檔案不夠齊全，對建立、提供工程監(jiān)理檔案造成嚴重影響[2]。

2?完善監(jiān)理檔案管理的措施

2.1?完善監(jiān)理檔案制度，確保工作有章可循

制度是基石，也是要求。要使監(jiān)理檔案管理工作更上一層樓，監(jiān)理單位必須在制度方面加以完善，要依據(jù)檔案法、建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范、電子文件歸檔與管理規(guī)范等文件要求制定詳細的監(jiān)理檔案管理工作細則，明確設(shè)置專職檔案管理崗位，確定歸檔范圍、歸檔技術(shù)要求、驗收與移交規(guī)定以及保管期限、檔案應(yīng)用等[3]。其中歸檔范圍包括在監(jiān)理過程中形成的有利用價值的文字材料、圖紙、聲像等，技術(shù)要求按照科技檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保管期限分為永久、30年和10年。檔案應(yīng)用方面規(guī)定借還登記、借用周期、損壞遺失處置等措施。檔案工作者按照監(jiān)理檔案制度落實資料收集、整理和歸檔等工作，進行分門別類，立卷編目，確保監(jiān)理檔案管理工作按制度落到實處。

2.2?重視監(jiān)理檔案工作，提升檔案人員意識

監(jiān)理單位要充分意識到監(jiān)理檔案管理工作的重要性。項目建設(shè)開工時，應(yīng)成立以項目總監(jiān)為責任人的檔案工作領(lǐng)導小組，設(shè)置專職監(jiān)理檔案員，聘請檔案專業(yè)人員對監(jiān)理檔案管理工作進行指導和檢查。制定監(jiān)理檔案工作計劃，在項目建設(shè)過程中不斷鞏固、完善、發(fā)展和提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。重視日常檔案工作的每個環(huán)節(jié)，從收發(fā)文件著手，做好分類存放，不遺漏、不重復(fù)、不丟失。將檔案工作納入工作責任制，與其他工作同部署、同考核、同獎罰，切實解決檔案工作中所必須的人力、物力、財力等實際問題。做到在思想上引起高度重視，在行動上由被動變成主動，由應(yīng)付了事變?yōu)槌Ｒ?guī)工作，確保監(jiān)理檔案工作順利開展。

2.3?完善監(jiān)理合同，做好監(jiān)理檔案管理工作

在監(jiān)理服務(wù)招標過程中，建設(shè)單位應(yīng)將監(jiān)理檔案管理工作要求納入招標文件和工程建設(shè)監(jiān)理合同中，明確監(jiān)理檔案的整理、質(zhì)量、移交要求，按照監(jiān)理單位投標文件承諾審核監(jiān)理單位派駐進場監(jiān)理人員的資質(zhì)。要求項目監(jiān)理部必須配置專職檔案員，制定檔案管理的獎懲考核辦法，激勵監(jiān)理單位重視監(jiān)理過程檔案的收集、整理與歸檔工作。在項目建設(shè)過程中，采取定期或不定期的方式對項目監(jiān)理部的檔案進行抽檢，查找問題并提出改進意見，為建設(shè)工程檔案專項驗收、竣工驗收鋪平道路，并提供強有力的檔案支撐性文件。

2.4?落實歸檔主體責任，明確監(jiān)理檔案范圍

項目總監(jiān)要提高認識，督促監(jiān)理工程師主動參與原始檔案建成，規(guī)范監(jiān)理和檔案工作，并采取“誰監(jiān)理、誰負責”的措施，將監(jiān)理工程師在監(jiān)理文件上的收集、整理等職責確定下來。在分項、分部工程完成驗收工作后，監(jiān)理工程師應(yīng)及時向檔案員移交各項監(jiān)理原始檔案，便于其及時驗收與存檔，建立相關(guān)檔案臺賬。檔案員應(yīng)及時與建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，盡快明確所需提交的詳細資料清單，根據(jù)項目明確監(jiān)理單位所需保存的檔案范圍，使監(jiān)理檔案保持系統(tǒng)性和完整性，對歸檔材料進行有針對性的整理與組卷歸檔。在整理監(jiān)理檔案的過程中，應(yīng)該確保各項材料內(nèi)容的真實性與完備性，杜絕弄虛作假，對于存在的錯誤要及時發(fā)現(xiàn)，并及時糾正與補充。

2.5?及時處理原始資料，形成監(jiān)理檔案素材

監(jiān)理單位應(yīng)從制度上明確項目總監(jiān)、監(jiān)理工程師在建立原始資料方面的職責與義務(wù)。項目監(jiān)理部在工程建設(shè)過程落實監(jiān)理工作的同時，項目總監(jiān)和監(jiān)理工程師應(yīng)及時對監(jiān)理工作情況建立紙質(zhì)、電子文件，包括旁站記錄、施工面貌聲像、設(shè)計變更通知單、工程量簽證、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、監(jiān)理年報、監(jiān)理總結(jié)、單項驗收、會議紀要、往來函件等資料，形成監(jiān)理原始資料和檔案素材[4]。原始資料內(nèi)容應(yīng)該客觀、真實、完整，以備移交給檔案員，由其按照制度和規(guī)范規(guī)程要求進行分類整理，造冊歸檔。

2.6?加強人員培訓學習，提高檔案管理能力

（1）檔案管理員和監(jiān)理人員到崗后，應(yīng)組織員工進行崗前培訓學習，對檔案法、檔案管理規(guī)程規(guī)范、管理制度、公司制度、監(jiān)理資料等相關(guān)規(guī)定進行全面學習，了解崗位職責，明確工作任務(wù)和目標，加深崗位職責認知，倡導監(jiān)理團隊合作與協(xié)作精神，共同創(chuàng)建優(yōu)秀工程監(jiān)理成果。（2）監(jiān)理單位應(yīng)做好檔案管理培訓年度計劃，安排檔案員參加檔案專業(yè)培訓班，進一步鞏固檔案收集、整理和歸檔等管理工作。（3）向檔案管理先進單位學習，認真交流，積極吸取有效經(jīng)驗，精通檔案管理業(yè)務(wù)標準，熟練掌握立卷、整理方法，在實踐工作過程中少走彎路，進一步提升自身檔案管理能力[5]。

2.7?加強原始資料核查，提高監(jiān)理檔案質(zhì)量

為編制完整、準確的工程監(jiān)理檔案，監(jiān)理檔案人員除了要有檔案管理意識和責任外，還必須深入實際，服務(wù)于整個工作過程，制定歸檔計劃，及時跟進，主動了解文件流轉(zhuǎn)情況，確保文件不滯留在個人手中。結(jié)合工程實踐中文件整理的經(jīng)驗，檔案資料應(yīng)按分部分項工程編目進行劃分和管理，監(jiān)理單位的信息應(yīng)當與建設(shè)單位的信息編號相對應(yīng)。監(jiān)理單位在實施監(jiān)管服務(wù)過程中，應(yīng)制定統(tǒng)一資料格式，及時填報資料，檢查數(shù)據(jù)是否完整，抽檢記錄和審批簽字是否填寫完備，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報并跟蹤完善情況，采取有效的糾正措施予以補救，從而提高監(jiān)理原始資料的質(zhì)量，為工程質(zhì)量檢查、驗收提供客觀真實的材料[6]。

3?結(jié)語

在建設(shè)工程監(jiān)理活動中，會形成大量的工程監(jiān)理原始資料，這些資料不僅具有極高的保存與利用價值，還能還原工程建設(shè)過程，為建設(shè)工程竣工驗收與運營維護提供基礎(chǔ)資料，而這些資料只有在得到系統(tǒng)的整理和歸檔后，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。鑒于當前建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作還不夠充分，為更好地完善監(jiān)理檔案管理工作，監(jiān)理單位要進一步提高意識，建立健全規(guī)章制度，不斷探索并提出行之有效的檔案管理舉措，提升建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理質(zhì)量，真正為建設(shè)工程提供更好的服務(wù)。

[1]劉保瑞.對監(jiān)理檔案管理的一點思考[J].山東檔案，2018（2）：38-39.

[2]曹映雪.交通工程監(jiān)理資料管理的創(chuàng)新思考[J].中國公路，2019（5）：110-111.

[3]GB/T 50328-2014，建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

[4]趙新宇.監(jiān)理單位履行信息化建設(shè)工程項目檔案管理職責的機制和方法研究[J].云南檔案，2018（7）：59-62.

[5]史立軍.檔案人員在建設(shè)項目檔案管理中的“掌”與“控”[J].蘭臺世界，2018（A1）：25-26.

[6]王瑞波.建設(shè)工程監(jiān)理的現(xiàn)狀分析及規(guī)范化研究[D].鄭州：鄭州大學，2013.