丁云

摘要：水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)的真實記錄依據(jù)。水利工程檔案資料管理工作不僅關(guān)系到工程施工質(zhì)量、施工效率和施工安全，而且關(guān)系到工程參建單位的經(jīng)濟(jì)利益，是水利工程施工管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的體現(xiàn)。只有做好明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、確定管理工作內(nèi)容、注重管理人員技能培訓(xùn)和實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化等方面的工作，才能真正發(fā)揮水利工程檔案資料管理工作的作用與價值，為提高水利工程施工質(zhì)量提供有力保障。本文對水利工程檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了淺要分析，并對如何加強(qiáng)檔案管理工作提出了對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;問題;對策

水利工程建設(shè)具有投資大、建設(shè)周期長、施工項目多的特點、工程施工過程中會形成大量的種類繁多、價值高、技術(shù)性強(qiáng)的工程檔案。水利工程檔案的真實記錄、規(guī)范管理，對水利工程安全鑒定、工程質(zhì)量、并為工程項目后期的維修管理、改擴(kuò)建提供多方面綜合性服務(wù)。

1 工程檔案管理的重要性

水利工程檔案資料是其在建設(shè)中各個階段所形成的圖表、文字和聲像等形式的記錄，在衡量水利工程施工質(zhì)量，以及工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益中有著重要的價值。只有經(jīng)過管理人員的鑒別、整理與立卷的工程信息才能形成檔案。

水利工程檔案是工程建設(shè)管理的真實記錄，具有憑證和依據(jù)作用，這些檔案不僅在工程建設(shè)質(zhì)量評定，而且在事故原因分析、索賠和反索賠、階段驗收與竣工驗收、維護(hù)、改造及其它日常管理工作中具有無可替代的重要作用，所以必須加強(qiáng)這項管理工作，同時如果水利工程參建單位不按照規(guī)定要求提交檔案資料，則工程無法通過質(zhì)量驗收或者質(zhì)量等級的評定。

2 水利工程檔案管理的特點

2.1水利工程檔案是水利工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用。

2.2水利工程檔案先在參建項目部保管，待工程完工驗收后移交業(yè)主檔案室兩份，一正一副，并復(fù)印掃描移交公司一份，在管理過程中涉及資料的歸集、裝訂和保管存放，移交的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。

2.3水利工程檔案形成周期長、現(xiàn)實使用性強(qiáng)，檔案資料能很好的體現(xiàn)和記錄整個工程的施工過程和管理運行的情況，后期的水利工程建設(shè)與維護(hù)要借鑒大量已經(jīng)歸檔編目的檔案資料。

3 水利工程檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要給予高度的重視。但現(xiàn)實中往往注重生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量、安全等，卻忽視了檔案管理的重要性，不舍得配置專職檔案工作人員。或有專職人員，但是管理工作流于形式，還有管理人員變動頻繁，交接工作時不詳細(xì)，會出現(xiàn)資料的缺失，且在項目施工過程中不注重資料的收集整理，待項目完工后再進(jìn)行檔案資料的收集整理，此時參建人員都已退場，造成后期檔案工作人員收集資料困難。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整、無誤地歸檔，給后期歸檔造成不必要的困難。

3.2項目檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。檔案規(guī)章制度如同虛設(shè)，在項目管理工作中難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性很大，導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔。

3.3項目檔案專業(yè)人員缺乏。在水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志，或是工程技術(shù)人員，且都沒有經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生。

4 解決水利工程檔案管理問題的對策

水利工程檔案管理要更加健全，必須從整個全程著手，實行規(guī)范化科學(xué)化的管理方法。即要求工程檔案管理的每一程序都采用科學(xué)化規(guī)范化的手段。同時針對出現(xiàn)的問題，提出以下幾條對策。

4.1完善規(guī)章制度，加強(qiáng)管理，深化崗位責(zé)任制度，確保檔案管理過程中每一個環(huán)節(jié)都不會出現(xiàn)問題，再者，要做到未雨綢繆，考慮到可能會出現(xiàn)的問題，將失誤發(fā)生的可能性降到最低，同時還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督和檢查工作，再者內(nèi)部管理激勵制度可以有效激發(fā)工作人員的工作熱情，把檔案管理工作充分分解細(xì)化，層層落到實處，實行崗位責(zé)任制，使領(lǐng)導(dǎo)和員工的工作方向和任務(wù)具體化。每個崗位上的工作人員都應(yīng)有年終總結(jié)，并做到獎懲分明令人信服，使崗位責(zé)任制能夠貫穿于工作的始終，確保檔案資料的安全性和準(zhǔn)確性。

4.2從事水利工程檔案管理工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該要比一般單位的檔案管理人員更全面，不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，因此要提高檔案管理人員的檔案管理意識和專業(yè)素質(zhì)能力，針對工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實際，必須以人為本，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解水利工程建設(shè)工作中會形成那些類型的文件材料，那些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍，同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和形成材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，作詳細(xì)的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累收集資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程施工同步進(jìn)行，為后面工程完工后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個切實的保障。

4.3加大投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理手段的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾個方面：保管條件現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化。檔案工作手段現(xiàn)代化需要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

5小結(jié)

水利工程檔案管理工作是一項長期的基礎(chǔ)工作，我們要提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管、應(yīng)用三方面工作，使水利工程檔案更加科學(xué)、合理、標(biāo)準(zhǔn)。

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（作者單位：中國水利水電第三工程局有限公司）