企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)實(shí)踐與思考

摘 要：物資采購(gòu)是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，是生產(chǎn)、建設(shè)的起點(diǎn)。同時(shí)，由于物資采購(gòu)涉及企業(yè)的資金運(yùn)用、生產(chǎn)供應(yīng)、安全運(yùn)行、產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益等，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有著重要的影響，越來(lái)越多的企業(yè)高度重視物資采購(gòu)工作，從而也使物資采購(gòu)成為內(nèi)、外部審計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)之一。在目前內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)中，無(wú)論是財(cái)務(wù)審計(jì)、管理效益審計(jì)，還是經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)部控制審計(jì)、建設(shè)項(xiàng)目投資審計(jì)等，都涉及對(duì)物資采購(gòu)及管理情況開(kāi)展審計(jì)，物資采購(gòu)審計(jì)已成為內(nèi)部審計(jì)的常規(guī)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，特別是對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目及生產(chǎn)型企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于物資采購(gòu)業(yè)務(wù)與投資及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益關(guān)系密切，因而越來(lái)越受到廣泛關(guān)注。在審計(jì)項(xiàng)目中，組織和開(kāi)展好物資采購(gòu)審計(jì)，有助于企業(yè)改進(jìn)管理，減少效益流失，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)和廉潔風(fēng)險(xiǎn)。本文對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)工作改如何有效開(kāi)展進(jìn)行探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：代企業(yè);物資采購(gòu)審計(jì);分析

引言

物資采購(gòu)作為企業(yè)的一項(xiàng)重要活動(dòng)，當(dāng)前我們發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中仍存在著一系列的問(wèn)題，在一定程度上增加了采購(gòu)成本。在這種情況下，積極的做好物資采購(gòu)審計(jì)的過(guò)程審計(jì)工作顯得尤為重要。

1采購(gòu)審計(jì)概述

采購(gòu)審計(jì)是指在制定采購(gòu)計(jì)劃和管理采購(gòu)合同的全過(guò)程中，對(duì)相應(yīng)的審計(jì)人員進(jìn)行系統(tǒng)的審查和監(jiān)督。其最終目標(biāo)是通過(guò)監(jiān)督和管理確保整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的有序進(jìn)行。采購(gòu)?fù)瓿珊?，總結(jié)相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為其他項(xiàng)目的采購(gòu)打下良好的基礎(chǔ)。采購(gòu)審計(jì)分為兩種類型，一種是廣義的采購(gòu)審計(jì)，另一種是狹義的采購(gòu)審計(jì)。廣義的采購(gòu)審計(jì)主要是對(duì)材料、合同等內(nèi)容進(jìn)行全方位審計(jì)。狹義的采購(gòu)審計(jì)主要指物資采購(gòu)審計(jì)。具體來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代企業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)和審計(jì)師充分結(jié)合相應(yīng)的法律法規(guī)，按照規(guī)范的程序和方法對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)部門的一些采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估?，F(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)的內(nèi)容非常廣泛，不僅包括物資采購(gòu)查詢、供應(yīng)商選擇、制定完善的采購(gòu)計(jì)劃等。，還包括合同評(píng)審和材料驗(yàn)收等。。

2物資采購(gòu)審計(jì)應(yīng)把握的原則

基于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的復(fù)雜性和突發(fā)事件的不可預(yù)測(cè)性，物資采購(gòu)會(huì)表現(xiàn)出常規(guī)性采購(gòu)和特殊情況采購(gòu)等不同情形。因此，對(duì)于審計(jì)人員來(lái)說(shuō)，在物資采購(gòu)審計(jì)中，正確把握審計(jì)原則就顯得非常重要。一般來(lái)說(shuō)，物資采購(gòu)審計(jì)需要把握的原則如下：客觀公正、實(shí)事求是原則。這既是審計(jì)職業(yè)道德的要求，也是做好物資采購(gòu)審計(jì)工作的基礎(chǔ)，它要求審計(jì)人員尊重客觀事實(shí)，不帶個(gè)人偏見(jiàn)，不搞主觀臆斷，以事實(shí)說(shuō)話。風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、抓重點(diǎn)原則。審計(jì)人員要以防范和化解企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)為主導(dǎo)方向，既要著力于防范物資采購(gòu)中的效益流失風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、人員廉潔風(fēng)險(xiǎn)，也要著力于防范物資采購(gòu)中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)和監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)要會(huì)抓大放小，抓住重點(diǎn)，提高審計(jì)效率。依法依規(guī)原則。物資采購(gòu)審計(jì)也是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，作為審計(jì)人員，在開(kāi)展此項(xiàng)工作時(shí)，一定要以國(guó)家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)管理制度為依據(jù)，進(jìn)行甄別、衡量、判斷、定性。

3物資采購(gòu)審計(jì)實(shí)踐的啟示

總結(jié)近幾年的審計(jì)實(shí)踐，有許多案例為更好地認(rèn)識(shí)和開(kāi)展物資采購(gòu)審計(jì)工作，提供了可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也引導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行深層次思考。不可忽視采購(gòu)計(jì)劃不當(dāng)增加成本或形成損失問(wèn)題。表面上看，物資采購(gòu)計(jì)劃只是預(yù)測(cè)未來(lái)的物資需求，客觀上不可能做到完全準(zhǔn)確，如果采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性較差，則可能會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)成本的增加或給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。2018年筆者在對(duì)某公司審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)近3年倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)異常。經(jīng)過(guò)深入檢查發(fā)現(xiàn)，主要是企業(yè)對(duì)市場(chǎng)把握不夠準(zhǔn)確，原料采購(gòu)量高于實(shí)際需求量，近3年共增加倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)近千萬(wàn)元。案例啟示：不可忽視對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，特別是對(duì)于存在較多積壓物資或賬外物資的企業(yè)，審計(jì)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)、合理性顯得非常必要。需要關(guān)注不作為等導(dǎo)致采購(gòu)（進(jìn)貨）時(shí)點(diǎn)控制不當(dāng)增加成本事項(xiàng)。企業(yè)物資的進(jìn)出受生產(chǎn)、檢修等需求以及庫(kù)容的影響，因此，合理地根據(jù)需求和庫(kù)容情況選擇采購(gòu)（進(jìn)貨）時(shí)點(diǎn)，做到既經(jīng)濟(jì)又利庫(kù)，是物資供應(yīng)部門必須重視和需要研究的事項(xiàng)。但有時(shí)采購(gòu)部門的不作為，可能會(huì)直接導(dǎo)致采購(gòu)成本的增加。例如，2017年筆者在對(duì)某公司審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，大修期間采購(gòu)的液氮價(jià)格明顯偏高。經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，是因?yàn)槲镔Y供應(yīng)部門雖然在大修前預(yù)測(cè)了大修期間液氮的需求量，但并沒(méi)有進(jìn)行采購(gòu)訂貨，導(dǎo)致在大修開(kāi)始后液氮儲(chǔ)量不足，采用“先送貨、后定價(jià)”的“應(yīng)急采購(gòu)”模式，被供應(yīng)商牽制，供應(yīng)商一度將價(jià)格從850元/噸提高到1250元/噸，增加了企業(yè)采購(gòu)成本。案例啟示：在物資采購(gòu)審計(jì)中，重視物資供應(yīng)部門履職情況審計(jì)，揭示不作為等行為，有利于促進(jìn)物資供應(yīng)部門盡職履職，有助于企業(yè)降本節(jié)支。

4現(xiàn)代企業(yè)中物資采購(gòu)審計(jì)的過(guò)程審計(jì)探討

4.1采購(gòu)計(jì)劃的審計(jì)

企業(yè)應(yīng)積極審核采購(gòu)計(jì)劃，確保其科學(xué)合理性，為后續(xù)采購(gòu)工作奠定良好基礎(chǔ)。然而，如果采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué)、不合理，很容易給企業(yè)帶來(lái)危機(jī)。在這種情況下，現(xiàn)代企業(yè)必須積極審核采購(gòu)計(jì)劃，最大限度地保證其科學(xué)合理性。在此過(guò)程中，需要充分結(jié)合企業(yè)采購(gòu)部門的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同的簽訂情況、企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際消耗和剩余庫(kù)存等信息。，然后建立完善的企業(yè)物資周轉(zhuǎn)周期表，科學(xué)合理地計(jì)算采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)合同之間的差距，并分析差距產(chǎn)生的原因。。

4.2采購(gòu)價(jià)格的審計(jì)

采購(gòu)價(jià)格的審核主要是比較不同供應(yīng)商相同原材料的價(jià)格，驗(yàn)證采購(gòu)部門在設(shè)定采購(gòu)價(jià)格的過(guò)程中是否已經(jīng)比較了三種產(chǎn)品。通過(guò)比較，可以充分保證價(jià)格的科學(xué)合理性。。

4.3供應(yīng)商的選擇審計(jì)

科學(xué)合理的選擇物資供應(yīng)商，對(duì)于企業(yè)接下來(lái)的生產(chǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。但是，我們都知道，由于當(dāng)前市場(chǎng)物資供應(yīng)商可以說(shuō)是魚(yú)龍混雜，實(shí)力方面存在著懸殊的差距。在這種情況下，現(xiàn)代企業(yè)積極的做好對(duì)供應(yīng)商選擇的設(shè)計(jì)工作就顯得尤為重要。供應(yīng)商的選擇審計(jì)，指的就是深入的調(diào)查分析物資供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行射弩的研究分析，判斷企業(yè)以及產(chǎn)品質(zhì)量是否滿足現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。這一項(xiàng)工作企業(yè)必須要重視起來(lái)，并且每年都要進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)審，包括：物資質(zhì)量、物資供應(yīng)時(shí)間、物資價(jià)格以及合作態(tài)度等等。通過(guò)這樣的方式，能夠在確保物資采購(gòu)質(zhì)量的同時(shí)，避免企業(yè)利益的損失，為企業(yè)接下來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有力的保障。

5實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資采購(gòu)成本管理與控制的策略

5.1提升采購(gòu)審計(jì)人員能力

目前，許多招標(biāo)和采購(gòu)人員的工作質(zhì)量不高，專業(yè)性不足以滿足當(dāng)前新形勢(shì)下購(gòu)置設(shè)備的要求。許多招標(biāo)和采購(gòu)人員并不完全了解市場(chǎng)調(diào)查，從而導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃不完整，很容易從有效供應(yīng)商處獲得不充分的報(bào)價(jià)。這會(huì)影響公司報(bào)價(jià)和購(gòu)買的有效性。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的具體特點(diǎn)設(shè)立專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的持續(xù)培訓(xùn)，制定全面的物資采購(gòu)管理手冊(cè)，以便正確理解采購(gòu)的基本要素，通過(guò)以這種方式提高采購(gòu)人員的能力，能夠有效降低學(xué)習(xí)成本，提高相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，從而保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

5.2加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)審計(jì)過(guò)程的控制

首先，從采購(gòu)過(guò)程的角度出發(fā)，有必要制定合理科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，嚴(yán)格按照計(jì)劃采購(gòu)物料，確保采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠科學(xué)合理地進(jìn)行安排。采購(gòu)由工作人員控制和審查;其次，就方法而言，有必要將當(dāng)前的信息技術(shù)與創(chuàng)新的采購(gòu)方法相結(jié)合，如在線購(gòu)物，第三方采購(gòu)，全球采購(gòu)、公共采購(gòu)和其他多樣化的采購(gòu)方法;第三，從庫(kù)存管理的角度來(lái)看，企業(yè)組合管理的目標(biāo)不僅僅是管理庫(kù)存。因此，有必要科學(xué)地購(gòu)買和提供材料，以確保供應(yīng)鏈和高效的物料管理以及庫(kù)存的有效運(yùn)作。關(guān)于商品供應(yīng)商的選擇，企業(yè)采購(gòu)部門應(yīng)該嘗試采用不同的采購(gòu)方式，購(gòu)買多個(gè)單位的商品，密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)供需信心，改善供需關(guān)系，實(shí)現(xiàn)利益效益最大化。供應(yīng)商整合以及高績(jī)效供應(yīng)商對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的接管，加入采購(gòu)流程，幫助企業(yè)選擇最實(shí)用的材料，沒(méi)企業(yè)的后期發(fā)展奠基堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.3加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)制度的完善

首先，必須制定規(guī)劃出一個(gè)材料采購(gòu)計(jì)劃系統(tǒng)，充分監(jiān)測(cè)貨物申報(bào)的所有方面，以確保采購(gòu)計(jì)劃的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使得貨物能夠最終完整地進(jìn)入企業(yè)庫(kù)存。其次，相關(guān)人員改進(jìn)控制和審批系統(tǒng)，每個(gè)部門的經(jīng)理需要密切控制交貨數(shù)量，避免出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。在這種情況下，重新建立一個(gè)采購(gòu)流程管理系統(tǒng)。盡量接近相同的質(zhì)量和數(shù)量，有效降低物流成本，任命一個(gè)人監(jiān)督和管理整個(gè)購(gòu)買過(guò)程，嚴(yán)格禁止出現(xiàn)賄賂行為，損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益;為了建立嚴(yán)格的資金審批制度，所有支出收入必須清晰透明，財(cái)務(wù)人員必須加強(qiáng)企業(yè)資金收付條款。

6結(jié)束語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，要以合作共贏的思維進(jìn)行供應(yīng)鏈管理，要以合規(guī)、經(jīng)濟(jì)、高效的原則再造管理流程，這既是物資采購(gòu)管理部門、審計(jì)等監(jiān)督部門需要加以研究和解決的課題，也是企業(yè)提升管理的內(nèi)在需求，通過(guò)企業(yè)管理的不斷強(qiáng)化，監(jiān)督的不斷跟進(jìn)，物資采購(gòu)管理必將在多重合力的推動(dòng)下更加規(guī)范。

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作者簡(jiǎn)介：

倪益武，男，漢族，就讀于東南大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理