關于實體檔案保管的方法研究

李成榮

摘要：隨著學校的發(fā)展壯大，檔案管理工作內容逐漸增多。如今越來越多的學校采取信息化管理模式來提高檔案管理的質量和效率。實體檔案和信息化檔案都是檔案管理工作的重要組成部分。本文重點圍繞實體檔案管理的議題進行了探討，概述了實體檔案保管質量的影響因素，論述了實體檔案保護管理的策略和方法，供相關人士參考。

關鍵詞：學校檔案、檔案管理、實體檔案、檔案保管、管理方法

1引言

隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，學校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。一方面要加快信息化檔案建設管理的步伐，提高檔案管理的效率，另一方面在實體檔案管理反面提高管理標準，以更加科學規(guī)范的管理方式和手段來提高檔案管理的質量。對于學校來說，實體檔案管理十分重要，實體檔案管理工作水平的高低直接影響著學校檔案管理工作的整體水平。為此針對實體檔案管理工作進行研究是十分必要且十分重要的。

2影響實體檔案保管質量的因素

在實體檔案保管過程中，影響管理質量的因素有多方面。

一是實體檔案的自身材料因素。典型的如紙質檔案中的紙張材料、筆墨材料，這些材料大部分會隨著年代的久遠在環(huán)境中逐漸發(fā)生質量變化，如紙張顏色變黃變淡、字跡模糊、油墨變質、紙張變薄等，這些因素都會對實體檔案保管質量帶來不可避免的影響。

二是實體檔案的類型和規(guī)格。由于實體檔案不同于電子檔案，在形狀規(guī)格方面有更多的類別，不同的類別規(guī)格需要進行不同的分類，并根據(jù)不同的標準和方法進行保存管理。如果沒有精細化的管理標準和管理方法，勢必對實體檔案造成負面影響，影響實體檔案的保管質量。

二是存儲環(huán)境因素。如光照、通風、溫度、濕度、灰塵、昆蟲、微生物等。在強烈的紫外光照射下，很多檔案會加速氧化反應進程，不僅檔案材質壽命縮減，而且上面的字跡也會模糊，檔案質量明顯降低。如果檔案保存環(huán)境中的濕度和溫度設置不科學，不僅會加速檔案材質發(fā)生物理化學反應，還會增加昆蟲或微生物的繁殖速度，遭遇檔案受潮發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象，對實體檔案造成嚴重損害。

三是人為損壞或丟失因素。在實體檔案的保管工作中經(jīng)常會遇到盤點、查閱等工作事物，因工作人員的因素導致實體檔案丟失、遺漏、損壞，影響到實體檔案管理工作水平的提高。

3實體檔案保護管理的策略及方法

結合影響實體檔案保管質量的影響因素，檔案管理部門及工作人員可從以下方面入手，提高實體檔案管理工作的水平。

首先，完善和升級實體檔案管理的硬件設施。實體檔案管理工作必須依靠良

好必要的基礎硬件設施。一方面要科學合理的設計實體檔案庫房的位置和環(huán)境布局，確保室內環(huán)境通風情況良好、光線適中、灰塵潔凈度良好、溫濕度可靈活調節(jié)。尤其注意檔案保存建筑室內的防水防潮，為實體檔案保管奠定良好的基礎條件。另一方面，對實體檔案庫房進行室內布局的合理設計。除了滿足基礎的環(huán)境條件調節(jié)設備和設施之外，對檔案柜或檔案架應采取間隔互通的布局方式，禁止檔案柜或檔案架貼墻壁擺放，方便對實體檔案采取360°的檢查盤點。對一些特殊的實體檔案，應配備專用的檔案存放裝置，滿足不同類別實體檔案的存放要求。

其次，嚴格控制實體檔案保管條件。對于實體檔案來說，應嚴格根據(jù)檔案保管的類別進行環(huán)境條件的設置。對檔案庫房的溫度、濕度等嚴重影響紙質檔案質量和壽命的因素進行嚴格控制。對不同的地區(qū)、不同的季節(jié)以及特殊的天氣變化情況，應進行科學靈活的調整，一般保持在14℃～18℃范圍內。在降水量較多的時節(jié)，應采取必要的除濕方法，通過專業(yè)電器設備進行空間除濕，同時在庫房內多個位置放置硅膠、無水氯化鈣等化學試劑進行輔助除潮去濕。對光照可能造成的不利影響，管理人員可以根據(jù)不同的實體檔案材料類型進行不同的分區(qū)放置，將容易受到光照影響的檔案進行避光保存。同時在窗戶位置采取遮光或防光處理，避免實體檔案受到紫外強光照射，延長實體檔案壽命。針對霉菌等微生物影響，可以從空氣流通環(huán)節(jié)和灰塵清潔方面入手。一方面針對灰塵或微粒物質，工作人員定期使用靜音吸塵器進行地面清潔，用軟抹布或排筆刷進行細節(jié)局部的灰塵清掃，避免空氣中的灰塵積聚在實體檔案縫隙內，引發(fā)細菌或微生物污染。另一方面，對可能造成實體檔案腐蝕或損壞的酸性、堿性氣體進行隔離，在檔案庫房的空氣流通入口處設置氣體過濾裝置，保持庫房室內氣體新鮮清潔。此外，為了避免昆蟲或霉菌等動物微生物的污染，可在庫房內壁上進行防霉菌涂料涂覆處理，或在墻壁上涂刷油漆，創(chuàng)建不利于微生物或昆蟲卵的生長繁殖條件，避免實體檔案受到啃食、感染。

第三，對實體檔案采取精細化的管理方式。由于不同的實體檔案有不同的保存適宜條件，因而采取一刀切的管理方式僅能滿足部分實體檔案的保存需求。為了實現(xiàn)更加全面的管理目標，采取精細化的管理方式成為一條有效的途徑。比如，根據(jù)紙質檔案的制作工藝以及書寫材料進行區(qū)分，根據(jù)不同的類別來分別管理。對手工紙張檔案、機制紙張檔案進行分區(qū)存放，對圖紙、字畫等字跡為主的檔案材料進行統(tǒng)一存放。對紙質檔案材料的耐酸性和耐堿性進行區(qū)分，對檔案的聚合度、韌性進行了解，分別進行分類并采取相應的保管方法。另外，工作人員應在不同檔案區(qū)域和存放柜上標注保存信息，便于工作人員盤點和查閱，減少對檔案的不必要操作。

第四，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。檔案管理工作人員應積極學習行業(yè)的新標準新規(guī)范，嚴格落實好學校檔案管理工作和管理制度的各項內容。在進行日常檔案管理工作中，注意衣服鞋帽的更換、保持環(huán)境的清潔、注意做好滅菌處理，不斷提高知識水平和業(yè)務技能，降低人為失誤率。

4結語

綜上所述，學校實體檔案管理工作事項多內容雜，檔案管理工作人員應根據(jù)實際情況，制定和采取科學的對策，如此，才能推動實體檔案管理工作水平邁上新的臺階。

參考文獻

[1]如何采用科學的管理方法提升中專學校檔案實體分類的新思路，王東旭，《環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望》，2019（07）

[2]論文數(shù)檔案的重要作用及保管工作，張玉梅，《納稅》，2018（18）

[3]實體與信息化檔案并行安全保護技術應用研究，李露，《機電兵船檔案》，2019（01）