Word域在郵件合并中的作用

蔣桂梅

摘 要：Office軟件是現(xiàn)在辦公軟件中使用最廣泛、最頻繁的軟件之一。郵件合并功能將Word和Excel兩款軟件綜合應(yīng)用，提高了工作效率。將Word域和郵件合并完美結(jié)合，提高了綜合應(yīng)用軟件的能力，也擴充了兩者的使用范圍。

關(guān)鍵詞：郵件合并;Word域;主文檔;數(shù)據(jù)源

文章編號：2095-2163（2019）04-0313-03 中圖分類號：TP399 文獻標(biāo)志碼：A

1 郵件合并的基本功能

郵件合并是將主文檔和數(shù)據(jù)源2個基本元素合并成一個新文檔。主文檔包含了文件中固定不變的文本內(nèi)容，如信函的正文、工資條的標(biāo)題行。數(shù)據(jù)源是多條記錄的數(shù)據(jù)集，用來存放變動文本內(nèi)容，如信函中客戶的姓名、地址等。

在日常辦公中，經(jīng)常需要制作大量信函、信封等。如果采用逐條記錄的輸入方法，效率極低，而用郵件合并功能可以批量制作，效率很高。

2 郵件合并的基本過程

郵件合并通常包括以下4個步驟：

（1）創(chuàng)建主文檔。新建Word文件，在文檔中輸入主文檔內(nèi)容并保存。主文檔是郵件合并中固定不變的文字內(nèi)容，比如邀請函的時間、地點、落款等。

（2）組織數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源文檔可以選用Word、Excel或Access來制作，不論用哪種軟件來制作，都含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定了該列存儲的信息，如工資條含有“編號”、“姓名”、“崗位津貼”、“工齡津貼”等字段名。每一條記錄行存儲一個對象的相應(yīng)信息，如工資條中每個員工的具體編號、姓名、崗位津貼、工齡津貼等具體值。

（3）郵件合并。使用郵件合并工具，設(shè)置主文檔類型，如信函、信封等，打開數(shù)據(jù)源，在主文檔中插入合并域。

（4）執(zhí)行郵件合并。將數(shù)據(jù)源和主文檔進行合并，生成一個合并文檔。

3 Word域的應(yīng)用

在實際工作過程中，會碰到這樣的情形，相同的姓名有多條記錄，按一般的郵件合并的步驟，相同的姓名會產(chǎn)生多條郵件合并的結(jié)果。舉例說明，數(shù)據(jù)源如圖1所示。需要的郵件合并效果如圖2所示。

效果要求在郵件合并時能將同一姓名的多條記錄自動識別放在同一頁，從而達到分類分頁效果。通過規(guī)則NEXTIF可以實現(xiàn)自動分類分頁效果[1]。應(yīng)用中常會出現(xiàn)如圖3所示的問題，后4條記錄是重復(fù)的，最后一條記錄會重復(fù)去填補空行。因此，要達到圖2的效果，需要更深入了解和使用Word域來解決問題。

3.1 設(shè)計主文檔

每位老師的授課課程數(shù)目不同，因此記錄數(shù)不等，以最多授課數(shù)目來設(shè)計主文檔，但合并文檔輸出時需根據(jù)老師的實際授課課程數(shù)目來合成。

3.2 數(shù)據(jù)源的處理

如圖1所示，將表格按任課教師字段進行排序。增加序號和數(shù)量2個字段，在M2單元格中輸入=IF（K2=K3，1，0），如果該記錄為該老師的最后一條記錄，則顯示為0，否則顯示為1。在N2中輸入=COUNTIF（K：K，K2），計算出該老師在數(shù)據(jù)源中共有幾條記錄。將M2和N2公式往下填充至末條記錄。

3.3 主文檔的域代碼設(shè)計

使用郵件合并工具，選擇文檔類型為信函，選擇數(shù)據(jù)源，在文檔的表格第一行插入相應(yīng)的合并域，按Alt+F9鍵，在主文檔中顯示域代碼[2]，如圖4所示。

在主文檔的第二行第一列，編輯域函數(shù)。使用“郵件”-“規(guī)則”-“下一條記錄條件”命令（以Word2010為例），產(chǎn)生next if條件語句，判斷數(shù)據(jù)源中的“序號”字段“等于”1，即判斷是不是當(dāng)前這位老師的最后一條記錄，不是則繼續(xù)下一條記錄。Word中每讀取一條記錄后，會將該記錄保存到變量中，next if條件成立后，才會改變變量的值。所以即使next if條件不成立時，變量中還會保存上一條記錄值，所以在文檔合并后還會顯示上一條記錄的內(nèi)容。出現(xiàn)如圖3的結(jié)果，最后一條記錄會重復(fù)去填補空行的效果。

為了屏蔽這些重復(fù)的記錄，需要通過if域函數(shù)嵌套seq域函數(shù)來判斷當(dāng)前老師的記錄數(shù)是否走完。如圖4所示，{seq dd}意義為插入一個序列號，seq后面可以為任意字符但須以字母開頭，{seq dd＼＼c}中域開關(guān)“＼＼c”的作用是重復(fù)下一個序列號。在如圖4表格的第二行seq域函數(shù)值為1，第三行值為2，依此類推。即通過手工輸入代碼if{MERGEFIELD 數(shù)量}>{seq dd}可以實現(xiàn)判斷數(shù)據(jù)源中的“數(shù)量”字段是否大于seq域函數(shù)序列號，成立則顯示相應(yīng)的記錄，否則單元格為空。將第二行代碼復(fù)制至下面其它行。注意域函數(shù)中的大括號是按CTRL+F9，而不能通過鍵盤錄入。

3.4 合成文檔

完成上述操作后，單擊“完成并合并”工具按鈕，完成合并生成新文檔。

4 結(jié)束語

[CM（20]在郵件合并中，靈活運用域，可以讓郵件合并的

功能如虎添翼。本文中只使用了域其中的一部分功能，其它比如照片域[3]、數(shù)值域等等在郵件合并中也可能會用上，對圖形圖像、數(shù)值、文本等數(shù)據(jù)均能批量處理，對用戶而言，節(jié)省了時間、減少了工作量、提高了效率。

參考文獻

[1]張紅艷，楊勇. 郵件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”的運用[J]. 辦公自動化，2010（4）：36-38.

[2] 朱克武. Word郵件合并在VB編程中的應(yīng)用 [J]. 計算機與現(xiàn)化化，2012（6）：204-207，211.

[3] 孫傳慶，李國芳，朱正平. 域INCLUDE PICTURE在Word 2003 郵件合并中的應(yīng)用研究[J]. 自動化與儀器儀表，2011（2）：20-21.