眼里有光

公務(wù)接待看似簡單，卻也可能處處成為雷區(qū)。必須要以謹(jǐn)慎之心處理、關(guān)注、精雕細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)的把握中提升工作水平。我給大家分享自己親歷的三個故事。

“我們已經(jīng)把房間退了”

有一次，兄弟城市同一系統(tǒng)的單位來訪，上午跟部門座談，下午到企業(yè)調(diào)研，行程還算簡單。兩個城市之間距離不算遠(yuǎn)，他們就自己開了車過來。沒想到午餐之后，猝不及防的一幕發(fā)生了……

簡單吃完午飯，接近13點。步行前往上車處，領(lǐng)導(dǎo)們在后面談工作，我在前面帶路，快到時，我放慢腳步，跟對方對接的同事說，“你們先回酒店休息，我們14點出發(fā)去調(diào)研?！?/p>

對方一臉錯愕地說，上午出來時，酒店的工作人員說12點之前要退房，我們那時已經(jīng)把房間退了。

一盆冷水，心里拔涼拔涼。因為之前還特意跟酒店協(xié)調(diào)過，那幾個房間在14點之前退房即可。當(dāng)時，我腦袋里一片空白。

冷靜下來后，我迅速打電話給科室領(lǐng)導(dǎo)，姜還是老的辣。他當(dāng)機立斷，安排客人去附近，僅需五分鐘車程就能到的市規(guī)劃展覽館，并迅速給對方打了電話，請他協(xié)助安排1小時左右的參觀。幸虧市規(guī)劃展覽館也是見慣了大場面的，15分鐘、30分鐘、60分鐘的參觀，應(yīng)有盡有。

就這樣，一切有條不紊進(jìn)行，而對方和我們的領(lǐng)導(dǎo)對這個小插曲都渾然不知，都以為是事先安排好的。而我也趁機加了展覽館工作人員的微信。

我想，心中常備幾個既能展現(xiàn)本地特色，又能讓客人難忘，還能控制時間的備選點十分重要，某個時候可能就會派上用場。除此以外，接待人員還應(yīng)提前熟悉好每個點參觀的大概時間和內(nèi)容、對方的聯(lián)系方式等，這樣有突發(fā)情況的時候也能應(yīng)對自如。

“沒問題，馬上落實”

有一次，上級部門組織系統(tǒng)內(nèi)新晉領(lǐng)導(dǎo)來調(diào)研。每一天的行程都十分緊湊，一天走訪4到5個企業(yè)，基本是早上8點出門，晚上10點收工，回到酒店還要再開碰頭會整理會議記錄，工作強度很大。

接待客人是一件很考水平的事情。

最后一天由于企業(yè)太多，上級部門分成了兩個小組去調(diào)研。A組一切順利，比B組早了1個小時結(jié)束所有行程。

A組帶隊領(lǐng)導(dǎo)看時間還早，臨時說要去之前看過的某某企業(yè)看看。當(dāng)時已經(jīng)在高速路上，距離那個企業(yè)也只有30分鐘的路程了。

我一聽，心里又開始慌張，怕張羅不及，領(lǐng)導(dǎo)也很體貼，馬上說如果不行就算了，添麻煩了。但跟我一起陪同調(diào)研的同事卻自信地應(yīng)道：沒問題，馬上落實。原來，他早有準(zhǔn)備，把事先準(zhǔn)備好的參會人員名單發(fā)給了企業(yè)的對接人，也讓幫忙安排好了座談的會場，一切都秩序井然。

事后聊起，才知道這個新晉領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研組前幾年每年都會來，而那個企業(yè)基本都會去，這次來沒有點名說要去這個企業(yè)，他事先也覺得納悶，以為是調(diào)研主題變了。后來一看行程（本次調(diào)研行程由對方指定），覺得時間可能有富余，況且那個企業(yè)距離集合點不遠(yuǎn)，所以也提前跟企業(yè)打了招呼。不得不說，心細(xì)的人，永遠(yuǎn)都是準(zhǔn)備最充分的。

經(jīng)過此事，我想到了一個詞：富余。搞對接和服務(wù)，有可能要準(zhǔn)備到2或3套方案，充分的準(zhǔn)備才能有效應(yīng)付各種狀況。就像有時候安排車輛，在不確定的情況下，安排一個商務(wù)車，會比安排一個轎車更合適，因為，那兩個多余的位置，說不準(zhǔn)什么時候就會派上用場了。

“臨時增加了12號人，咋安排”

有一次，我們籌備召開全市重大項目動工的奠基儀式。儀式前，領(lǐng)導(dǎo)要先在另一個地方（車程約25分鐘）參加一個高端人才的座談會。我們掐著時間準(zhǔn)備去提醒領(lǐng)導(dǎo)的時候，剛好宣布座談會結(jié)束。

原本想著按部就班就過去了，沒想到高端人才對我市非常熱情。會議間隙，有人聽說了我們將召開重大項目動工的奠基儀式，非常興奮地表示，想去看一看，對我市做更多了解。領(lǐng)導(dǎo)欣然同意，詢問是否能安排車。

說實話，我當(dāng)時有點懵——臨時增加了12號人，上哪兒找車，會場的座位怎么安排？高端人才是我市的客人，想多了解我市是好事，不能因為服務(wù)不到位讓他們寒心，總不能告訴他們：“對不起，安排不了車和座位，大家下次來吧?！?/p>

趁著領(lǐng)導(dǎo)還在跟高端人才寒暄之際，一名負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公務(wù)的科長分別找到了高端人才座談會以及奠基儀式的對接人員，簡單了解了短時間內(nèi)能否調(diào)度到車輛過來。

座談會的主辦方說，他們有一部大巴在來的路上，可能要10分鐘左右到，本來是接員工下班的，他現(xiàn)在就去協(xié)調(diào)一下，讓自己的員工先等一等。這句話有如在沙漠中挖到了水，在大海里抓到了浮板。

用車問題解決后，我們迅速跟奠基儀式那邊說明了情況，幸虧舉辦方也是聘請了經(jīng)驗豐富的第三方公司承辦活動，凳子、手冊等物料還夠用，趁著我們過去的時間，也都全部準(zhǔn)備好了。

我不得不佩服科長的冷靜。后來就此事跟他聊起，說如果不是剛好有一部大巴，那應(yīng)該怎么辦？他說，那也就只能實話跟領(lǐng)導(dǎo)匯報，看領(lǐng)導(dǎo)是等車輛調(diào)度還是適當(dāng)壓減參會者（自己的車能騰出5個左右座位）。

他還提到，比較“完美”的做法是，提前跟領(lǐng)導(dǎo)確定是否需要會上的高端人才參加，但這些環(huán)環(huán)緊扣的細(xì)節(jié)，不是每次都能想到，更多的只能是“事后諸葛亮”，下次要引起注意。

我不禁感嘆，公務(wù)接待真是處處是細(xì)節(jié)。