牛儒

【摘要】科研檔案資料種類繁雜、范圍廣泛、內(nèi)容形式多樣化?？茖W合理的確定歸檔課題范圍，依據(jù)科研課題級別、進展、是否完結(jié)或職稱級別類型等對科研檔案資料進行分類管理。以提高本單位科研檔案資料的質(zhì)量、管理效果、查閱效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;科研檔案;分類;應(yīng)用

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-597X（2019）17-0262-01

科研檔案資料是科研部門工作人員進行科研工作中，形成的數(shù)據(jù)、圖表、文字及聲像學記錄。隨著醫(yī)療水平發(fā)展，高水平、高層次科研技能成為衡量醫(yī)院發(fā)展水平的關(guān)鍵性標志之一，因此產(chǎn)生的科研檔案也越來越多。面對紛雜的科研方案，如何管理才能更好地發(fā)揮它的參考價值成為檔案管理者需慎重考慮的問題。本文旨在探析分類管理在醫(yī)院科研檔案資料管理中的應(yīng)用。

一、檔案范圍篩選

為更好的發(fā)揮科研檔案參考價值，在歸檔保存前需進行篩選，挑選質(zhì)量高、價值高的資料進行存檔。通常依據(jù)檔案資料可分為以下方面：（1）課題立項階段：即相關(guān)部門課題批準立項問價、合同等;（2）課題實施階段：包括調(diào)研報告、開題報告、方案論證材料等，實驗過程中產(chǎn)生的各種結(jié)果的原始記錄、計算材料、實驗報告，項目進展報告及專利申請相關(guān)材料文件等;（3）課題鑒定階段：包括鑒定申請表、課題工作和技術(shù)報告、課題鑒定流程、課題鑒定證書、撰寫論文及專著、照片等;（4）課題報獎階段：包括報獎申報書、獲獎公告（文件）及證書等。

二、科研方案分類方法

科研檔案資料的分類即依據(jù)課題大小及形成原因，將一定時期及一定范圍內(nèi)的科研檔案資料進行層次類別的劃分，從而形成不同等級的具有從屬和平行關(guān)系的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理分類是檔案部門對原始檔案資料做進一步整理的開始。因此，要想實現(xiàn)檔案的科學管理，對其進行細化區(qū)分則是關(guān)鍵：

（一）依據(jù)課題級別對科研檔案資料進行分類

本院按照如下標準對科研檔案資料進行分級：（1）國家級的科研項目：國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃項目、國家重點基礎(chǔ)研究發(fā)展計劃項目、國家科技支撐項目、國家自然科學基金項目、國家社科基金項目等;（2）省級科技計劃項目：教育部留學回國人員科研啟動基金及人文社科研究項目、國家中醫(yī)藥科技研究項目、全國統(tǒng)計科研計劃、衛(wèi)生部科研基金、國家人口計劃生育及省級的科技攻關(guān)計劃、杰出青年基金項目、省軟科學計劃進行項目、社會科學規(guī)劃研究項目等;（3）地廳級的科技計劃項目：省高校的社科計劃項目、科技計劃項目、省醫(yī)藥衛(wèi)生科技發(fā)展計劃、省中醫(yī)藥科技發(fā)展技術(shù)項目、省統(tǒng)計科研重點課題及。腎醫(yī)學科研項目等。

科研課題中除上述立項課題外，還存在另一種課題形式，即自選課題。針對此類課題檔案資料管理模式與立項課題間不盡相同。近年來，在職稱晉升評審條件的迫使下，自選課題呈現(xiàn)逐年增加趨勢。目前，各省市級醫(yī)療單位對自選課題的鑒定多以申報市級獎勵為主，因此所述內(nèi)容多較為簡單、甚至出現(xiàn)重復(fù)，科研質(zhì)量欠佳，科學參考價值不高。因此，需要院內(nèi)科研專家委員會成員對該類課題內(nèi)容及指標做重點審查、核實，合格者才可進行課題鑒定。此階段專家委員會成員的審核意見表，不僅關(guān)系到課題能否順利進入鑒定階段，而且也是課題檔案資料的重要組成部分。

（二）依據(jù)課題進展分類

從課題立項開始，依據(jù)其進展，跟蹤收集其相應(yīng)材料，建立內(nèi)容全面詳盡的科研檔案。在資料收集建檔過程中，力爭做到四個同步：第一、提出歸檔要求需與下達科研計劃任務(wù)同步;第二、科研文件材料形成需與課題計劃進度檢查同步;第三、驗收及鑒定科研材料形成需與課題驗收及科研成果鑒定同步;第四、檔案部門科研課題歸檔材料出具需與課題科技成果上報登記及評審等同步。課題負責人應(yīng)在課題立項、實施、成果鑒定及報獎各階段，將對應(yīng)的入檔材料準備齊全，并準時提交給科研科室，建立相對應(yīng)的檔案文件。避免在課題結(jié)束后，出現(xiàn)負責人推諉、拒交材料等行為出現(xiàn)，進而影響科研檔案資料的完整性。

（三）依據(jù)課題是否完結(jié)進行分類管理

每項課題在申報時都有完結(jié)時間的嚴格限制。但在實際工作中發(fā)現(xiàn)，常存在一些由于課題負責人退休、出差、或其它原因，導(dǎo)致課題無法按期進行成果鑒定。這部分課題中有的因為逾期時間過于長久，無法進行成果鑒定，因此只能做結(jié)題處理;另外，存在個別課題雖未完成，但已產(chǎn)生了較為突出的科研成果、論文、或產(chǎn)生較高的社會經(jīng)濟效益，這類課題則可完成鑒定。上述課題科研檔案資料不夠完整，其材料的歸檔過程持續(xù)時間較長，因此需要單獨存放，以待其鑒定完成或結(jié)題，擁有完成的檔案資料時尚可重新進行分類管理。

（四）依據(jù)是否建立信息化管理進行分類

傳統(tǒng)的科研檔案資料多以紙質(zhì)形式保存。管理人員需依據(jù)課題立項、實施、鑒定、報獎等進展狀況對其做科學的整理、分類后才可歸檔，工作量大。后續(xù)若想要查閱相關(guān)內(nèi)容則需親自去科研部門查閱，程序繁瑣、浪費時間。信息化管理是現(xiàn)代化管理模式，其借助網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅查閱方便，且存儲具有永久性，防止丟失，意外損壞。將信息化技術(shù)應(yīng)用到科研檔案資料管理中，可實現(xiàn)科研項目管理的數(shù)據(jù)化、科研相關(guān)資料管理的標簽化、信息資料整理的標準化、檔案查閱記錄的信息化。因此，為提高單位科研檔案資料、乃至所有檔案資料的科學分類管理，單位需要引進科學的管理軟件，加強對檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培訓(xùn)。

三、科研檔案資料分類管理的意義

科研檔案資料來源廣泛、名目繁多、內(nèi)容形式多樣，因此在管理過程中一定要注重其質(zhì)量。對科研檔案資料的科學化分類管理對管理人員工作及查閱者查閱效率、效果等均具有重要意義。

1.有利于檔案整理科學的分類管理便于管理者對檔案進行歸類、排列、編號等;

2.有利于檔案質(zhì)量提升科學的分類管理可使檔案管理人員工作系統(tǒng)化、調(diào)理化;

3.有利于管理者在歸檔中突出重點、防止遺漏;

4.便于后面的檢索查閱 科學的分類管理可使檔案資料綱目清晰，方便查閱，極大提高研究者查閱效率。