縣級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式多元化探究

王賽春

一、縣級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作任務(wù)

為全面貫徹落實(shí)《檔案法》等法律法規(guī)，履行好檔案工作職能，青龍滿族自治縣檔案行政管理部門將本縣域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作全部納入到了業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作范圍內(nèi)。從“單位”層面上來說，就有一百多個(gè)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員不得不經(jīng)常在各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位之間穿梭。特別是隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化信息和檔案數(shù)字化的推進(jìn)，電子文件、電子檔案大量產(chǎn)生，與過去以紙質(zhì)載體為主的檔案時(shí)代相比，信息源越來越多，涉及面越來越廣，業(yè)務(wù)量越來越大，一個(gè)完全不同的檔案管理新時(shí)代已經(jīng)凸顯在蘭臺視界中。此外，隨著農(nóng)村面貌改造提升、新民居建設(shè)、土地承包確權(quán)頒證、精準(zhǔn)扶貧等各項(xiàng)中心工作的快速推進(jìn)，以及國家各項(xiàng)政策的不斷落實(shí)，檔案工作今非昔比，工作量與日俱增，加上檔案工作的專業(yè)性，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作覆蓋了各個(gè)行業(yè)、各個(gè)角落。正所謂“檔案工作開展到哪里，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作就延伸到哪里?！?/p>

二、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作面臨的問題分析

1.行業(yè)“弱勢”，干勁不足，嚴(yán)重影響了檔案工作的質(zhì)量和效率

檔案工作的“基礎(chǔ)性”和“后置性”，決定了它無法在短時(shí)間內(nèi)彰顯出特有的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，經(jīng)常被各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界所忽視。而業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作更是一項(xiàng)是看不見，摸不著的工作，是一直“為別人做嫁衣”的工作，工作效能的發(fā)揮更不能直觀地顯現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長期默默奉獻(xiàn)卻得不到認(rèn)可，導(dǎo)致他們干勁不足，檔案管理的主體地位缺失。在實(shí)際工作開展中，往往又不能提前參與，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性盡失，嚴(yán)重影響了工作的質(zhì)量和效率。

2.人員少，任務(wù)重，難以全面完成各個(gè)領(lǐng)域的檔案指導(dǎo)任務(wù)

一般來說，縣級檔案行政管理部門（包括檔案館）編制較少，多為10人左右（原來多為“局館合一”），其中業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員也不過2到3人。繁重的工作負(fù)擔(dān)往往使業(yè)務(wù)指導(dǎo)者力不從心，難以做到面面俱到。如：青龍滿族自治縣所轄100多個(gè)縣直機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個(gè)行政村，檔案種類、門類眾多，指導(dǎo)工作任務(wù)極其繁重。僅就土地確權(quán)頒證、精準(zhǔn)扶貧兩項(xiàng)工作而言，每家每戶都要單獨(dú)立卷歸檔，“一戶一檔”類、文書類等各級各類檔案要達(dá)到20多萬卷。雖說業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員竭盡全力，卻還是難以實(shí)現(xiàn)所有領(lǐng)域檔案的規(guī)范化管理。此外，各單位的專兼職檔案員調(diào)換頻繁，大量重復(fù)性指導(dǎo)給檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作帶來了極大挑戰(zhàn)。

3.專業(yè)人才、高新技術(shù)人才匱乏，在一定程度上制約著檔案工作現(xiàn)代化的有序推進(jìn)

據(jù)了解，各地檔案行政管理部門由于長期被“外界”認(rèn)為是“清閑”單位，“清水”衙門，很長一段時(shí)間像一潭“死水”，進(jìn)的來，出不去。因此，思想保守、隊(duì)伍老化等問題普遍存在，嚴(yán)重缺乏專業(yè)人才，特別是一專多能人才。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是在崗人員缺少外出學(xué)習(xí)深造的機(jī)會和業(yè)界交流的平臺，主要靠工作中摸索經(jīng)驗(yàn)，思維定式，素質(zhì)提升緩慢，缺乏工作的積極性和創(chuàng)造性;二是高校畢業(yè)生看不到良好的待遇和發(fā)展前景，不愿到此工作，高新技術(shù)人才進(jìn)不來，難以解決辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案數(shù)字化等工作中出現(xiàn)的技術(shù)難題。

三、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式的多元化探究

1.搭車借力，搶抓機(jī)遇，集中召開會議或培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案指導(dǎo)的宏觀作用

近年來，為使檔案工作與其他各項(xiàng)中心工作能夠同安排、同部署、同落實(shí)，青龍滿族自治縣檔案行政管理部門主動(dòng)作為，提前介入，緊緊抓住行業(yè)主管部門不放松，使其與檔案部門共同監(jiān)督和指導(dǎo)下屬單位的檔案工作，取得了顯著成效。如：2012年，與縣組織部、縣民政局聯(lián)合舉辦了全縣村文書培訓(xùn)班和村級檔案管理培訓(xùn)班，將村級檔案規(guī)范化管理水平推上一個(gè)新臺階;2015年、2016年和2017年，分別與農(nóng)工委聯(lián)合召開了全縣土地確權(quán)檔案管理調(diào)度會、培訓(xùn)會和推進(jìn)會，將確權(quán)檔案管理工作全面鋪開;2018年，與扶貧辦共同召開了全縣精準(zhǔn)扶貧檔案管理培訓(xùn)會，全力助推我縣脫貧摘帽。此外，在全面推進(jìn)各項(xiàng)檔案工作中，結(jié)合工作實(shí)際，又多次以鄉(xiāng)鎮(zhèn)、片區(qū)、行政村、工作組等為單位進(jìn)行了不同規(guī)模的專項(xiàng)培訓(xùn)，使各項(xiàng)工作穩(wěn)步開展。同時(shí)，先后出臺了《青龍滿族自治縣村級檔案管理辦法》《青龍滿族自治縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理細(xì)則》《青龍滿族自治縣精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》等業(yè)務(wù)性文件和規(guī)范，充分發(fā)揮了縣級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的宏觀政策引領(lǐng)作用。

2.典型示范，現(xiàn)場指導(dǎo)，使用傳統(tǒng)方式，夯實(shí)各項(xiàng)檔案工作基礎(chǔ)

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。多年來，每一項(xiàng)中心工作在統(tǒng)一安排部署后，都采用了傳統(tǒng)的“現(xiàn)場指導(dǎo)——培樹典型——以點(diǎn)帶面——多措并舉——全面鋪開”的工作思路和工作方法，以夯實(shí)基礎(chǔ)、扎實(shí)有序推進(jìn)。

自2011年以來，青龍滿族自治縣進(jìn)一步加強(qiáng)了村級檔案管理工作。面對全縣25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個(gè)行政村全部為兼職檔案員、檔案意識淡薄、硬件設(shè)施落后、檔案管理水平參差不齊等基層現(xiàn)狀，縣級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員不得不多次上門進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，手把手授課，以有效推動(dòng)村級檔案工作的開展。首先，重點(diǎn)圍繞領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度高、檔案管理工作基礎(chǔ)好、保管條件優(yōu)越的“文明生態(tài)村”、“小康村”、“項(xiàng)目建設(shè)重點(diǎn)村”等開展此項(xiàng)工作，并“以獎(jiǎng)促建”，幫助肖營子鎮(zhèn)王子店村、八道河鎮(zhèn)八道河村、平方子鄉(xiāng)馮杖子村等實(shí)現(xiàn)了“檔案數(shù)字化”，有力地推進(jìn)了農(nóng)村檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化進(jìn)程，使村級檔案信息化工作與全縣城鄉(xiāng)一體化建設(shè)同步進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，土地確權(quán)登記和精準(zhǔn)扶貧等檔案工作開展亦是如此。有時(shí)還會召集附近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級檔案員一起交流學(xué)習(xí)，以便發(fā)揮更大的輻射帶動(dòng)作用，將各項(xiàng)工作快速、全面推開。

3.強(qiáng)化責(zé)任，見縫插針，對癥下藥，最大限度地發(fā)揮“群體指導(dǎo)”的作用和功能

檔案行政管理部門內(nèi)部制定了合理的工作機(jī)制，強(qiáng)化落實(shí)責(zé)任，各項(xiàng)工作融會貫通，單位內(nèi)部人人有責(zé)。無論是領(lǐng)導(dǎo)，還是普通干部同志，在與不同身份、不同層次的人交往中，都牢牢把握檔案移交進(jìn)館、檔案查閱利用、檔案執(zhí)法檢查等有利時(shí)機(jī)，對各單位工作人員和社會各界進(jìn)行檔案工作宣傳和指導(dǎo)，打造“全民皆兵”的工作氛圍，發(fā)揮“群體指導(dǎo)”的作用和功能。如：借執(zhí)法檢查或安全檢查等各種檢查機(jī)會，對機(jī)關(guān)單位的檔案工作進(jìn)行有針對性的指導(dǎo);借檔案移交進(jìn)館之機(jī)，對檔案員進(jìn)行檔案收集與整理等工作的具體指導(dǎo);趁檔案查閱利用之機(jī)，對社會各界人士進(jìn)行檔案信息安全和開發(fā)利用指導(dǎo)。這些舉措，有效地克服了基層檔案工作無專門編制、人員調(diào)整頻繁、檔案業(yè)務(wù)知識困乏等諸多不利因素，推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康科學(xué)發(fā)展。

4.巧用新技術(shù)，運(yùn)用新手段，多元化方式指導(dǎo)，快捷、高效為立檔單位和人民群眾提供服務(wù)

檔案管理部門緊跟時(shí)代步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索與創(chuàng)新，逐步通過手機(jī)、電話、電腦等先進(jìn)設(shè)備，將微信、微博、QQ等軟件廣泛運(yùn)用到檔案工作領(lǐng)域，使其為各項(xiàng)工作助力增效。

特別是2018年，為加快推進(jìn)脫貧攻堅(jiān)工作，助力貧困縣早日脫貧摘帽，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員日夜忙碌，加班加點(diǎn)，節(jié)假日不休，指導(dǎo)縣、鄉(xiāng)、（下轉(zhuǎn)13頁）（上接46頁）村、戶分別規(guī)范建檔。面對繁重的工作任務(wù)和極大的工作壓力，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員遵循“授之以漁”的原則，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法，將檔案指導(dǎo)方式轉(zhuǎn)向多元化，達(dá)到了理想的工作效果，將微信的工作效能發(fā)揮到了最大化。為方便扶貧工作交流，掌握扶貧工作動(dòng)態(tài)和各級文件精神，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員主動(dòng)加入了“青龍脫貧攻堅(jiān)工作群”，與25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和各級扶貧領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)刻保持聯(lián)系，通過文字、圖片、聲音、視頻等方式進(jìn)行檔案工作交流和業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，及時(shí)解決了檔案指導(dǎo)工作在扶貧領(lǐng)域的迫切需求和供給不足之間的矛盾，有效地處理了共性和個(gè)性問題，使微信的實(shí)時(shí)對話、多邊對話功能得到了充分的發(fā)揮。同時(shí)，微信群中經(jīng)常進(jìn)行通知推送、工作進(jìn)度督導(dǎo)、聽取和發(fā)送工作匯報(bào)等，大大節(jié)省了上傳下達(dá)的時(shí)間和成本。此外，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員還經(jīng)常利用QQ等網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行“遠(yuǎn)程協(xié)助”或“視頻語音對話”，對檔案光盤及軟件的使用等方面進(jìn)行遠(yuǎn)程指導(dǎo)，快速高效地推動(dòng)了各項(xiàng)工作的順利開展。

新時(shí)代賦予新使命。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，“發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù)，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動(dòng)力?！碑?dāng)今社會，各項(xiàng)事業(yè)飛速發(fā)展，信息化時(shí)代的到來給檔案工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，檔案部門和檔案工作者必須牢固樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和使命感，要以“事不避難、義不逃責(zé)，埋頭苦干、結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性地干”為價(jià)值取向，盡快找準(zhǔn)角色定位，不斷探索和總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬檔案工作視野，開創(chuàng)符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的業(yè)務(wù)指導(dǎo)新思路、新方法，為檔案事業(yè)的長足發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)！

（作者單位：河北省秦皇島市青龍滿族自治縣檔案館）