淺析基層辦公室檔案工作中存在問題及建議

目前，街道的檔案管理工作是依托于黨工委辦公室展開的，街道檔案管理站掛在黨工委辦公室，由黨工委辦公室主任兼任檔案管理站站長，檔案管理網(wǎng)絡(luò)由黨工委辦檔案員和街道各部門兼職檔案員組成，檔案管理站肩負著承上啟下的重要任務(wù)，既要根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的標準和要求，按時、按質(zhì)完成本單位的檔案管理任務(wù)，又承擔(dān)著對機關(guān)各部門、街道所屬社區(qū)、企業(yè)、單位檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督任務(wù)。因此，檔案工作是整個街道工作的重要一環(huán)，更是黨工委辦公室工作的重要組成部分。作為黨工委辦公室的檔案員，在辦公室工作中，除了做好日常工作外，每天都要對各種公文、請示、報告、會議記錄等信息材料進行收集、歸類、處理，從而形成了各種門類的檔案材料.這些檔案材料除了需要提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考及辦公室在工作運行中利用外，還需整理出有價值的檔案材料，進行歸檔保存。

一、采取有力措施，確保本單位檔案工作正常開展。

在黨工委辦公室從事檔案管理工作十五年來，筆者慢慢摸索和積累了一些工作經(jīng)驗。

（一）要搞好文書檔案工作，更好地為全街道社會各項事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，就應(yīng)該切實抓好以下五個環(huán)節(jié)：

一是認真登記收文發(fā)文情況，對收到的上級來文附上《收文處理單》提供給領(lǐng)導(dǎo)批閱;

二是完善傳閱制度，對文件傳閱過程進行認真登記，避免在傳閱過程中文件的遺失;

三是根據(jù)文件內(nèi)容的“輕重緩急”進行分類處理，并根據(jù)文件的重要程度進行分類保管;

四是采取年終歸檔與平時整理相結(jié)合的方式開展檔案歸檔工作，使文件材料得到及時歸檔，為查閱檔案資料提供方便;

五是建立完善的借閱制度，對檔案的借閱借出情況進行認真登記，保證檔案完整，避免在借閱過程中遺失檔案。

十余年間，筆者單位室藏檔案文件材料突破萬件，檔案材料的齊全完整，并且每年均以滿分的成績通過區(qū)檔案局的年檢，確保檔案材料整理規(guī)范標準。

（二）要提高街道檔案工作的整體水平，就要切實加強對機關(guān)各部門、社區(qū)、企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。

1、將機關(guān)各部門檔案管理工作列入檔案目標責(zé)任制考核，建立起由各部門兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對檔案管理工作實行動態(tài)管理，按照檔案標準和業(yè)務(wù)標準對各部門檔案進行整理，規(guī)定歸檔時限，定時進行督促、檢查，幫助其解決業(yè)務(wù)問題，確保檔案材料及時歸檔，無積壓。

2、加強對街道所轄39個社區(qū)檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。街道每年都下發(fā)檔案立卷歸檔通知，對檔案材料的收集范圍、歸檔時限做出明確規(guī)定，充分發(fā)揮各協(xié)作片的作用，以片為單位進行檔案工作業(yè)務(wù)理論探討和實際檔案工作，并以片為單位進行檢查驗收。同時為適應(yīng)新形勢的需要，深入開展省級規(guī)范化檔案室的創(chuàng)建工作，街道所轄的39個社區(qū)全部建立起了規(guī)范化檔案室和公開現(xiàn)行文件查閱點，并全部通過驗收，均達到省級標準。每年對39個社區(qū)進行復(fù)檢，以此督促各社區(qū)及時準確歸檔，杜絕檔案材料整理不及時，形成積壓。

3、積極指導(dǎo)機關(guān)各部門各類專業(yè)檔案的歸檔工作，每個部門設(shè)專職檔案員，采取培訓(xùn)、指導(dǎo)相結(jié)合的方式，走進每個部門，調(diào)查了解檔案門類，保管等情況，分門別類地手把手指導(dǎo)檔案的收集、整理工作，徹底解決了檔案整理不規(guī)范以及常年積壓的問題，使查閱利用更加方便快捷。

二、嚴格履行辦公室檔案工作人員崗位職責(zé)，保守在檔案收集、整理過程中知悉的秘密，確保檔案質(zhì)量和安全

1、 認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》，做到依法治檔。要忠于職守，鉆研業(yè)務(wù)，兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

2、檔案工作人員必須嚴格按照黨的政策辦事，秉公處理，不徇私情。要嚴守黨的保密制度，嚴防內(nèi)容泄露、材料散失等情況發(fā)生。

3、認真做好各類檔案材料的收集、鑒別、整理、保管，堅持平時立卷工作。

4、堅持原則，抓好各部門的歸檔工作，接收歸檔案卷時，要逐件檢查，嚴格堅持標準，把好歸檔案卷質(zhì)量關(guān)。

5、搞好檔案的開發(fā)利用工作，認真作好記錄，積極主動地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，熱情為各部門服務(wù)。

6、檔案人員在接待時，要認真負責(zé)，態(tài)度熱情，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

7、對各類檔案實行一年二次的定期檢查、統(tǒng)計，如期完成上級布置的任務(wù)，增強檔案意識，提高業(yè)務(wù)水平，保質(zhì)保量地做好檔案資料的收集工作。

8、做好檔案的安全保衛(wèi)工作，發(fā)現(xiàn)材料缺少，及時向領(lǐng)導(dǎo)報告并迅速追查。

9、對庫房的管理，做到無霉變、無破損、無蟲蛀等，保證庫房清潔衛(wèi)生。

10、檔案工作人員要熱愛本職工作，提高管理水平，使檔案管理工作更快地做到標準化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。

三、發(fā)揮辦檔案人員公室秘書作用

辦公室檔案工作人員除了要做好檔案工作外，還要充分發(fā)揮辦公室秘書綜合服務(wù)和參謀助手作用，在日常工作中，要正確處理好檔案工作與辦公室秘書工作的關(guān)系，協(xié)調(diào)做好兩方面的工作。因此，作為街道黨工委辦的工作人員在做好檔案工作的同時，協(xié)助做好秘書和服務(wù)工作，嚴格遵循“辦公室無小事”的原則，一絲不茍地做好每一項工作，確保工作及時、嚴謹。

1、認真細致地做好日常文件接收及傳遞工作。通過金宏網(wǎng)辦公網(wǎng)絡(luò)和其他途徑，接收上級或者下級紙質(zhì)及電子文件并對其進行登記、辦理、傳遞和存檔;

2、以服務(wù)大局為宗旨，積極做好溝通和協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門，及時做好會議及工作的傳達，確保責(zé)任到位。溝通和協(xié)調(diào)是辦公室一項非常重要的職責(zé)。協(xié)調(diào)、溝通工作的質(zhì)量好壞直接關(guān)系到機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，也關(guān)系到機關(guān)的形象。在協(xié)調(diào)過程中，既要大膽果斷處理問題，又要注意不越權(quán)，重大問題及時請示匯報，做到到位而不越位，幫忙而不添亂。要講究工作方法，增進辦公室與各部門的團結(jié)和合作;

3、積極穩(wěn)妥地做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。實踐使筆者深深地體會到，辦公室工作人員的言行舉止，不僅代表個人的形象，代表辦公室的形象，同時還代表著整個街道的形象。在新形勢下，要把辦公室的服務(wù)工作提高到一個新的水平，就必須全面提高辦公室工作人員的自身素質(zhì)。

四、對今后街道檔案管理工作的建議

在經(jīng)濟、社會不斷發(fā)展的今天，檔案工作的重要性也日漸凸顯，也必將越來越受到重視，檔案整體水平還有待于進一步提高，因此筆者認為，只有創(chuàng)新檔案管理工作思路，優(yōu)化檔案管理人員隊伍，建立起一整套完善的檔案管理體制，才能使檔案真正為建設(shè)社會主義新農(nóng)村服務(wù)。

（一）解決街道黨工委辦檔案工作人員的崗位及編制問題。

通過檔案部門、機構(gòu)編制委員會及人事部門聯(lián)動，在街道設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，設(shè)置2-3名檔案人員編制，徹底解決街道檔案工作人員流動性大，力量薄弱問題，提高檔案工作人員積極性，強化街道檔案管理力量，為整個街道的檔案管理工作提供人員力量的保證。

（二）解決辦公場所及檔案庫房問題。

1、建議街道建立政務(wù)服務(wù)大廳，將檔案站及現(xiàn)行文件信息服務(wù)中心納入政務(wù)大廳，解決因辦公場所限制所造成的部分檔案材料及現(xiàn)行文件不能公開查閱問題;

2、建立規(guī)模較大的檔案庫房，配備安裝密集架，以滿足檔案材料逐年增加對庫房面積的要求;

3、建立專門的榮譽陳列室，將街道所獲榮譽統(tǒng)一陳列展示。

總之，作為街道黨工委辦公室的工作人員，肩負著檔案工作和秘書工作的雙重任務(wù)，在實際工作中，必須加強個人素質(zhì)的提高，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，正確處理好兩項工作之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)做好本職工作，提高街道檔案管理水平，為建設(shè)社會主義新農(nóng)村服好務(wù)。

作者簡介：辛?xí)缘ぃ?1979年10月21日，女，民族：漢，籍貫：山東省青島市，職務(wù)/職稱：館員，學(xué)歷：本科，單位：山東省青島市嶗山區(qū)沙子口街道辦事處