淺析VLOOKUP函數(shù)在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

高俊 朱吉雨

摘 要：本文結(jié)合筆者工作實際，從學(xué)生檔案信息的調(diào)取、學(xué)生成績數(shù)據(jù)的合并、制作學(xué)生成績報告單三個方面，探討了VLOOKUP函數(shù)在學(xué)生檔案管理中的靈活應(yīng)用。解決了不同數(shù)據(jù)表間的數(shù)據(jù)合并與調(diào)取問題，在提高工作效率的同時確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，謹(jǐn)此為相應(yīng)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：VLOOKUP；檔案管理；數(shù)據(jù)合并

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，也是學(xué)生管理工作的核心內(nèi)容。我校在籍學(xué)生逐年增多，學(xué)生管理人員的工作越來越繁雜，各種信息表的收集、整理、報送等任務(wù)往往是時間緊、任務(wù)重、難度大，占據(jù)了工作人員的大量精力。本文結(jié)合學(xué)生檔案管理工作中的常見問題，利用辦公室普遍應(yīng)用軟件EXCEL中的VLOOKUP函數(shù)功能，設(shè)計探討了幾種有效的輔助手段，希冀對相應(yīng)人員提高工作效率有所幫助。

1 VLOOKUP函數(shù)語法特點

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，其功能是在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回該數(shù)值所在行中指定列處的對應(yīng)值，形象地說，VLOOKUP函數(shù)的功能就是告訴你“找誰”、“到哪里找”、“找誰要什么”、“怎么找”。如圖1所示，VLOOKUP函數(shù)的語法主要包括四個參數(shù)，其中“l(fā)ookup_value”即是“找誰”的查找值；“table_array”即是“到哪里找”的表格數(shù)組區(qū)域；“col_index_num”即是“找誰要什么”的指定列在數(shù)組區(qū)域的排序值；“rang_lookup”即是“怎么找”的查找方式，是一個邏輯值，0或False表示精確查找，1或True表示模糊查找。

2 VLOOKUP函數(shù)應(yīng)用實例

2.1 學(xué)生檔案信息的調(diào)取

管理學(xué)生檔案時，如果是需要單一或少數(shù)學(xué)生的信息，可以采取復(fù)制與粘貼的方法。如果要從全院所有學(xué)生數(shù)據(jù)表中查找一個班或者一個系部的幾十或幾百余人信息，便可利用VLOOKUP函數(shù)來處理，不僅節(jié)省工作量，而且確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

現(xiàn)有2017級新生報名信息總表，是新生報名期間錄入的原始數(shù)據(jù)，其中包括的字段共有報名序號、姓名、性別、身份證號、政治面貌、民族、戶籍性質(zhì)、家庭地址和聯(lián)系電話等20多項詳細(xì)信息。此表雖信息全面，但卻是根據(jù)報名先后次序建立的，沒有規(guī)律，所以在具體工作中必須要做進(jìn)一步的處理。現(xiàn)有2017級電子商務(wù)大專2班60位同學(xué)名單的信息表，需要填全報名信息總表的相關(guān)數(shù)據(jù)，此時，就可以利用VLOOKUP函數(shù)。在“17電子商務(wù)大專2班”工作表中B2單元格輸入“=VLOOKUP（A2，報名信息總表！

B：Z，2，0）”，在C2單元格輸入“=VLOOKUP（A2，報名信息總表！B：Z，3，0）”，以此類推，注意col_index_num參數(shù)的數(shù)值，分別調(diào)用“報名信息總表”中“性別”、“身份證號”、“民族”等對應(yīng)字段中的數(shù)據(jù)，完成后，框選B2：H2區(qū)域，移動鼠標(biāo)至區(qū)域右下角，待光標(biāo)變成黑色十字狀時，快速雙擊，則整個表格自動填充需要的數(shù)據(jù)，完成結(jié)果如圖2所示。

2.2 學(xué)生成績數(shù)據(jù)的合并

在學(xué)籍管理中，科目成績是評定學(xué)生學(xué)業(yè)優(yōu)劣的重要指標(biāo)，也是學(xué)生能否按期取得畢業(yè)證書的重要依據(jù)。利用VLOOKUP函數(shù)的強(qiáng)大功能，制作簡易方便的學(xué)生成績匯總表，可以輕松提高工作效率。

將現(xiàn)有16級機(jī)械設(shè)計專業(yè)2016學(xué)年的成績總表，與系部上交的2017學(xué)年第一學(xué)期成績合并到一起。具體步驟如下：16機(jī)械設(shè)計成績總表中新增2017學(xué)年第一學(xué)期的科目名稱順序與班級上交的成績表科目順序一致，在N2單元格中輸入“=VLOOKUP（B2，'[16機(jī)械設(shè)計與制造班.xlsx]16機(jī)械設(shè)計'！B6：J39，3，0）”即可得到機(jī)械設(shè)計基礎(chǔ)科目的成績，依次類推，分別可得到互換性與技術(shù)測量、現(xiàn)代企業(yè)管理、心理健康教育、電工電子技術(shù)和應(yīng)用文寫作的成績。

2.3 制作學(xué)生成績報告單

因工作原因，除需要將班級成績匯總之外，還需要將每個學(xué)生每學(xué)期的成績告知家長。輸入學(xué)號后，調(diào)取學(xué)生姓名，在之前完成的16級機(jī)械設(shè)計專業(yè)成績總表中獲得該學(xué)生本學(xué)期的各科成績。

3 結(jié)語

VLOOKUP函數(shù)以其靈活多變的數(shù)據(jù)查詢和調(diào)取功能在現(xiàn)實生活中廣泛應(yīng)用，在高校各項管理工作中實現(xiàn)了學(xué)生信息數(shù)據(jù)的整合共享，方便了工作人員對數(shù)據(jù)的整理與規(guī)范。

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