事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策

華毛

【摘要】：檔案管理作為事業(yè)單位非常重要的一項基礎工作，事業(yè)單位合理有效地利用檔案資源能助推事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。最近幾年，隨著社會的不斷發(fā)展，當前我們已經(jīng)進入了信息化時代，信息技術的廣泛使用為事業(yè)單位檔案管理工作帶來諸多的便捷性，促使檔案的管理的一體化，從整體上提高了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率。本文分析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化管理策略，以期最大化的確保檔案管理的質(zhì)量，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健擦長遠發(fā)展。

【關鍵詞】：事業(yè)單位 檔案管理 數(shù)字化

檔案數(shù)字化主要是指用數(shù)字化信息保存模式有效取代以傳統(tǒng)以實體保存的管理模式，達到長期保存檔案信息的目的，真正意義上的實現(xiàn)檔案資源共享，讓檔案信息使用者更好地尋找查閱，從整體上提高檔案的管理能力。現(xiàn)階段事業(yè)單位基本上都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，受多種因素的影響，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在一定的問題，因此，事業(yè)單位需加強檔案管理工作，加強數(shù)字化度，解決數(shù)字化管理中存在的問題，為事業(yè)單位內(nèi)部提供具有價值意義的資源，合理利用資源，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

一、當前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）現(xiàn)代化辦公設備匱乏

現(xiàn)階段，很大一部分事業(yè)單位都沒有達到檔案管理硬件設備要求，無法實現(xiàn)規(guī)范化，科學化，還有一些事業(yè)單位將各種雜堆放在檔案室當中，設備簡單陳舊，同時檔案室也沒有安裝防盜、防火以及防潮措施。有些事業(yè)單位達到硬件設備要求，卻沒有充分運用現(xiàn)代化手段，影響了檔案的完整和安全性。此外，沒有最大限度的發(fā)揮檔案的作用，不重視性信息資源的開發(fā)，對檔案的管理局限于表面上，在很大程度上忽視了對檔案資源的合理利用【1】。

（二）檔案檢索效率較低

目前還有一部分事業(yè)單位對檔案的檢索還處在傳統(tǒng)手工檢索階段，沒有全面實現(xiàn)計算機檢索，嚴重影響檔案信息檢索速度和準確率，大大的增加了檔案工作人員的檔案查閱工作量，同時也不利于檔案借用人員快速的查閱檔案信息。加之事手工檢索具有一定的局限性，導致大大的降低了檔案管理工作效率。例如，事業(yè)單位的人事信息，由于每個單位的性質(zhì)不一樣，村信息保存方式也不一樣的，進而給事業(yè)單位檔案管理人員帶來了諸多不必要的麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

數(shù)字化檔案管理的實施，必須要事業(yè)單位檔案管理者具備一定的信息化方面的技能和知識，進而在實際的數(shù)字化檔案管理工作中，能有效應用數(shù)字化檔案管理設備。現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員年齡都比較大，他們對網(wǎng)絡化信息接觸比較少，在學習信息化知識方面存在一定的困難【2】。盡管當前事業(yè)單位引入了信息化，數(shù)字化檔案管理設備，檔案管理工作人員由于技能問題，也無法順利有效地進行數(shù)字化檔案管理。基于此，這就需要事業(yè)單位檔案管理人員，加強學習，構建一套屬于自己的數(shù)字化管理信息知識體系，促使檔案管理工作效率的提升，更好地達到數(shù)字化檔案管理的要求。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的有效策略

（一）構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理信息化、數(shù)字化是社會的發(fā)展的必然趨勢，基于此，事業(yè)單位要構建科學且系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理體系，進而有效實現(xiàn)信息資源共享，從整體上提高事業(yè)單位的辦事效率和檔案使用效率，進而更好為社會大眾服務，為社會服務。事業(yè)單位在構建體系的過程中，硬件的采購和軟件安裝必須要達成一致的意見，在采服適合事業(yè)單位檔案管理性質(zhì)的工作模式的過程中，還應該盡可能向規(guī)范化，標準化靠攏，唯有如此才能構建更加全面且系統(tǒng)的檔案管理體系。儲存和整理大量資料時，尤其是加密文件資料的時還應該盡可能使用雙服務器備份方案。事業(yè)單位針對不同性質(zhì)的檔案資料，還必須要做好不同機密等級和檔案資料加密保護工作。另外針對不同工作系統(tǒng)的操作權限，事業(yè)單位需根據(jù)實際情況，制定明確且清晰的規(guī)章制度，最大化的保障檔案管理工作的嚴謹性。還需做好儲存檔案電子載體的質(zhì)量把關工作，做好日常防潮、防火、防蟲等工作，有效消除各種安全隱患，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境。

（二）切實提高數(shù)字化管理效率

第一，提升檔案管理能力。在新時期下，我們要充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，從整體上提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。對此，事業(yè)單位可借助磁盤和光纖的連接陣列，提提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能，進一步增加數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。第二，切實加強檔案管理的可靠性，事業(yè)單位要嚴格相關標準來選擇磁盤陣列產(chǎn)品的硬件組成和結(jié)構，為今后事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能的更新打下良好基礎，另一方面磁盤陣列必須要多元化的保護級別，保障系統(tǒng)功能，讓系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)有安全基礎。第三，提升檔案管理使用性能。眾所周知，光纖磁盤的陣列產(chǎn)品是實施數(shù)字化檔案管理的關鍵性，這種產(chǎn)品對為維護系統(tǒng)性能就具有非常顯著的優(yōu)勢，同時還可以實現(xiàn)在線升級功能。由于數(shù)字化檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡具有開放性，有效低確保檔案信息使用者對檔案資源的查閱和調(diào)取，同時還有助于最大化發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

眾所周知， 檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理的操作者和執(zhí)行者，因此，管理人員工作能力高低直接影響著事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量。對此，需采取多元化方式，從整體上提高檔案管理人員素質(zhì)。例如，定期開展培訓會，讓檔案管理人員學習現(xiàn)代化設備，提高檔案管理人員工作技能。另外，還要定期考核檔案管理人員，對信息設備的操作水平和設備知識能力，進而更好地保障檔案管理人員能夠達到數(shù)學化檔案管理的發(fā)展需求，促使事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理從管理型朝著服務型方向發(fā)展。

結(jié)語：

總而言之，隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必須要與時俱進，走上數(shù)字化的檔案管理道路，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量和效率，以便更好地適應社會發(fā)展趨勢，促使事業(yè)單位，檔案集采，服務以及管理等功能的有效轉(zhuǎn)變，促使事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

【參考文獻】：

【1】萬瓊. 數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策[J]. 經(jīng)營管理者， 2015（26）.03-15.

【2】韓曉敏. 關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑的分析[J]. 檔案天地， 2016（4）：53-55.