信息時(shí)代民政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新

秦立

摘 要：信息技術(shù)的應(yīng)用使民政局檔案信息更加全面與完整，使檔案管理實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化與系統(tǒng)化，有效提高了檔案管理質(zhì)量。本文介紹了信息時(shí)代民政檔案管理的信息化，分析了當(dāng)前民政局案管理存在的問題，并提出了信息時(shí)代民政檔案信息管理與創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；工程檔案；信息管理；創(chuàng)新

一、信息時(shí)代檔案管理的信息化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的發(fā)展推動了民政檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。電子文件檔案信息數(shù)據(jù)庫的形成可以為民政局檔案管理創(chuàng)造新的價(jià)值。檔案管理信息化能夠提高電子檔案的利用率和管理效率，保證檔案管理服務(wù)的良好運(yùn)行，既可以幫助民政建局獲取相關(guān)的內(nèi)外信息，實(shí)現(xiàn)存檔、歸類管理等并與有關(guān)部門的有效溝通，也可以使檔案信息得到及時(shí)的保存與修正，并提高檔案信息的流通效率，節(jié)省檔案管理成本。檔案信息管理為民政檔案信息資源的開發(fā)與利用提供了良好的保障，順應(yīng)了社會與時(shí)代發(fā)展的需求。

二、檔案管理存在的問題

由于民政局檔案文本具有很大的數(shù)量，有些環(huán)節(jié)單位仍然采用傳統(tǒng)管理手段，無法保證檔案信息的時(shí)效，即使引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備也無法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度與完整度不能保證，而且由于在檔案信息管理過程中由于缺少明確的規(guī)章，使得工程電子文件的管理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)損毀或丟失的現(xiàn)象。工程檔案管理部門的員工有些屬于轉(zhuǎn)行人員，盡管他們在檔案信息的接收、審查、歸檔以及服務(wù)滿意度方面有較多的經(jīng)驗(yàn)，但是由于缺乏對檔案管理信息化、正規(guī)化的正確認(rèn)識，且受到檔案管理知識水平不高、信息技術(shù)操作不熟悉的限制，直接影響了民政局檔案管理信息化建設(shè)。

三、檔案信息管理與創(chuàng)新的策略

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識和觀念

民政檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，發(fā)揮檔案信息資源在民政管理中的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作堅(jiān)持以檔文本的價(jià)值理念，只是單純地進(jìn)行搜集、整理、保管，忽視了對檔案的充分利用。檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)對檔案管理工作的服務(wù)意識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義和價(jià)值，并拓展管理思路，真正做到為社會大眾服務(wù)。當(dāng)前的檔案管理主要依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備，管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)較多、工作量較大，檔案管理人員要樹立科學(xué)的信息化管理觀念，提高信息化管理的認(rèn)知和理解水平，重視民政局檔案管理信息化建設(shè)。

（二）強(qiáng)化檔案信息資源的利用

有效利用民政檔案，是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。民政檔案管理部門通過將檔案資料數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)形成檔案管理的網(wǎng)站，而檔案使用者借助網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)過查詢、辦理相應(yīng)手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為強(qiáng)化民政局檔案信息的利用水平，管理人員應(yīng)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)平臺，在配置各種硬件與軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上積極研制適應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并對各種電子文件進(jìn)行整合，便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設(shè)置一定的瀏覽、查閱等使用權(quán)限，還要對查閱者的身份進(jìn)行網(wǎng)上驗(yàn)證，同時(shí)在檔案管理過程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并不斷更新網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

（三）創(chuàng)新檔案信息管理模式，提升檔案管理水平

現(xiàn)代多媒體技術(shù)的應(yīng)用為民政局檔案管理信息化創(chuàng)造了良好的物質(zhì)條件，建立一套完整的民政局檔案信息管理系統(tǒng)很關(guān)鍵。比如工程設(shè)計(jì)方面的電子文件容量較大，容易出現(xiàn)瀏覽時(shí)顯示較慢的問題，對于此種現(xiàn)象可采取高保真高倍率的壓縮與還原技術(shù)，幫助使用者快速檢索且方便瀏覽與下載，而對于電子文件信息的錄入問題可以采用圖像解析和有關(guān)識別技術(shù)，這有助于將電子信息加入檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，應(yīng)建立新型的檔案信息管理工作模式，該模式可以快速地對電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工處理，提供關(guān)于檔案利用以及技術(shù)查詢的咨詢服務(wù)，并運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來確保電子文件檔案的準(zhǔn)確性與完整性，對于電子文檔的瀏覽、保存與使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為科學(xué)地開發(fā)和利用電子文件、充分發(fā)揮電子文件的功能，應(yīng)采用先進(jìn)的最優(yōu)的檔案管理軟件。

（四）建立并強(qiáng)化相應(yīng)的規(guī)章制度

民政局檔案管理應(yīng)針對檔案信息管理的維護(hù)、安全方面制定相關(guān)的制度，明確檔案管理人員的職責(zé)范圍以及查閱人員的權(quán)利與義務(wù)。民政建設(shè)單位應(yīng)在國家制定的事業(yè)信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，完善檔案信息管理的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范與安全措施。將文件材料整理、分類、歸檔，并利用網(wǎng)絡(luò)將其完整地上傳至檔案管理系統(tǒng)，以使民政局檔案管理者能及時(shí)了解當(dāng)前情況，幫助建設(shè)者做出準(zhǔn)確的判斷與決策，提高檔案的利用率。

（五）提高管理人員業(yè)務(wù)水平，建設(shè)高素質(zhì)管理隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息管理帶來了很多便利。民政局檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的獲取信息能力，所以要學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)信息與檔案管理方面的知識，學(xué)習(xí)參與軟件技術(shù)開發(fā)，力爭成為會檢索、分析、加工、挖掘數(shù)據(jù)庫信息，能制作網(wǎng)頁、提供檔案信息服務(wù)，能維護(hù)、開發(fā)系統(tǒng)的復(fù)合型人才。檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)這方面的人才，還應(yīng)為員工提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會，幫助員工建立完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)技能，同時(shí)要構(gòu)建并完善激勵機(jī)制與競爭機(jī)制，形成一個(gè)具有綜合業(yè)務(wù)能力的優(yōu)秀隊(duì)伍。

（作者單位：山東省單縣民政局）