規(guī)范財務(wù)檔案管理 提高財務(wù)管理水平

王曉艷

財務(wù)檔案是對企業(yè)經(jīng)營狀況的正確整理與記錄。如果一個企業(yè)能對其財務(wù)狀況做好詳細的計劃與整理，能對企業(yè)的長遠發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。本文從規(guī)范化財務(wù)檔案管理的作用出發(fā)，對財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀以及在管理中存在的問題進行分析，最后詳盡闡述了如何提高財務(wù)管理水平，希望能對財務(wù)管理水平的提高有所幫助。

一、財務(wù)檔案管理的作用

首先，經(jīng)濟基礎(chǔ)決定上層建筑。企業(yè)都是以賺取利益為目的的，經(jīng)濟基礎(chǔ)的穩(wěn)定發(fā)展在企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)中有著舉足輕重的作用。提到經(jīng)濟自然與財務(wù)密不可分，財務(wù)檔案不僅記錄了企業(yè)經(jīng)濟運營狀況，更能為企業(yè)的經(jīng)濟狀況提供參考，便于企業(yè)根據(jù)自身的經(jīng)濟條件進行資金周轉(zhuǎn)，企業(yè)制訂出合理的開支計劃，有利于企業(yè)進行正常的社會活動，安排生產(chǎn)計劃和投資計劃。

其次，財務(wù)檔案的規(guī)范化管理有利于企業(yè)領(lǐng)導進行正確決策。當領(lǐng)導需要時，可以有明確的財務(wù)檔案作為參考。檔案的整理需要會計工作者具備縝密的心思和認真細心的工作態(tài)度，因為財務(wù)檔案對企業(yè)的發(fā)展作用不容小覷，是企業(yè)探討發(fā)展狀況的重要資源，更是維護企業(yè)正常工作秩序的重要憑證。

二、財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）財務(wù)檔案管理中的新突破

按照目前的發(fā)展形勢，財務(wù)檔案在管理方面取得了很大突破。如今，伴隨著科學技術(shù)發(fā)展水平的提高與進步，財務(wù)檔案的管理工作與計算機互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)結(jié)合起來，使財務(wù)檔案管理的效率有所提高，并且財務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤率有所下降，從而提高了財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

（二）財務(wù)檔案管理中的不足

財務(wù)檔案管理過程中還存在著許多不足之處。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

財務(wù)檔案管理制度約束力不強。財務(wù)檔案管理制度的約束力不強，導致出現(xiàn)一系列問題。財務(wù)檔案在管理過程中出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，有的管理者對檔案管理工作可能還存在經(jīng)驗不足等諸多問題，所以在管理過程中難免會出現(xiàn)信息遺漏，或者信息丟失的現(xiàn)象;在工作中會有投機取巧的現(xiàn)象，不按照國家的相關(guān)規(guī)定進行。例如，有的企業(yè)打印設(shè)備不合格，不按規(guī)定時間進行檢查報修，導致檔案存放的時間過短，再去翻閱時會出現(xiàn)字跡模糊、難以識別的問題。

財務(wù)檔案管理人員能力的問題。雖然很多企業(yè)能意識到檔案管理對企業(yè)的重要性，但他們往往不能落到實處，對內(nèi)部工作人員的要求過低，不能及時發(fā)現(xiàn)工作中的錯誤，所以時間久了，工作人員的工作能力和積極性也會降低;同時檔案管理中馬虎大意的現(xiàn)象仍時有發(fā)生，以至于主要財務(wù)信息在封存后仍會出現(xiàn)信息的外漏。此外，對管理人員缺乏培訓或是在沒有完全了解設(shè)備信息的情況下就直接進行工作，結(jié)果也就可想而知了。高科技型財務(wù)檔案系統(tǒng)雖已出現(xiàn)，但應用型人才或現(xiàn)有人才能力不足，就無法體現(xiàn)它的價值。只有當專業(yè)人員能夠很好地使用操控，才能使它的價值得到最大的發(fā)揮。

難以實現(xiàn)信息化管理目標。進入21世紀以來，信息化水平有所提高，但是在企業(yè)內(nèi)部財務(wù)檔案管理人員仍不能做到與時代發(fā)展緊密結(jié)合，檔案信息化建設(shè)有待加強。

三、提高財務(wù)檔案管理水平的措施

（一）建立健全財務(wù)檔案管理機制

建立合理有效的制度是順利開展工作的關(guān)鍵。當然制度也不是盲目制定的，它應與企業(yè)的發(fā)展狀況和發(fā)展機制相結(jié)合。一般而言，財務(wù)檔案管理方面的機制主要可以從三個方面說起，首先是檔案信息保密機制，涉及公司財產(chǎn)經(jīng)營狀況的重大信息不可隨意泄露;其次是儲存機制，相關(guān)工作人員應對重要的信息進行收集整理并保存，以便需要時可以及時查閱;最后當然也是最重要的一點就是密封制，它與前面所講的保密機制仍存在著不同，因為檔案一般都是要長期保存的，所以密封起來很重要，可以確保它的完好無損，以防重要財務(wù)信息丟失或者外泄。同時，要求員工內(nèi)部做好學習，向優(yōu)秀員工看齊，互相監(jiān)督互相學習，以免出現(xiàn)違背相關(guān)工作機制的行為。

（二）加大對管理人員的培訓力度

我們都知道財務(wù)檔案管理也是一項非常艱巨的工作，所以對這方面工作人員的選擇需要領(lǐng)導認真斟酌。財務(wù)檔案管理必須做到心細，經(jīng)驗豐富，大腦反應迅速，隨機應變能力強，并且具有較高的管理與領(lǐng)導能力。所以這就需要加大對員工的培訓力度，提高他們的工作積極性?？梢云刚堎Y歷較深或者經(jīng)驗較豐富的專家進行授課，經(jīng)常性地給財務(wù)檔案管理方面的工作人員進行指導，便于他們及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足并加以及時改正。財務(wù)檔案中的內(nèi)容涉及眾多的數(shù)據(jù)信息，尤其是相對于大規(guī)模的企業(yè)而言，企業(yè)中的信息量巨大，如果缺少有效的管理模式，對企業(yè)的長遠發(fā)展會造成難以想象的后果。另外，財務(wù)檔案管理小組內(nèi)部應及時開交流會，分享工作經(jīng)驗，提高學習能力，對舊式的檔案管理模式進行改進，及時引進新的高效的管理模式，與當今時代緊密結(jié)合，學會運用新的科學技術(shù)水平，打造出不一樣的檔案管理思路。

（三）創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

工作環(huán)境好了，檔案管理工作做起來就會順利很多。環(huán)境主要分為自然環(huán)境和社會環(huán)境。對檔案管理的工作而言，自然環(huán)境方面要求做到為檔案管理人員提供良好舒適的工作環(huán)境;站在檔案資料的角度來說，應對重要的檔案信息采用正確的方法進行保存，并要有完備的消防設(shè)備，對于已整理好的檔案資料應配備與之相關(guān)的檔案袋和檔案柜，用于保存特定的檔案，并做好分類。另外，一般用于存放在檔案中的文件大多數(shù)都是比較重要的文件，不可對外公開，所以應做好檔案的保密工作，為重要的檔案資料創(chuàng)造良好的保密環(huán)境，以防信息外泄，爭取實現(xiàn)檔案管理的高水平高效率要求。

（作者單位：黑龍江省伊春市伊春區(qū)財政集中支付中心）

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