政府機關(guān)檔案室信息保密與公開的實施策略

吳娜

【摘要】本文針對政府機關(guān)檔案室信息保密與公開的實施策略進行分析，介紹了政府機關(guān)檔案室內(nèi)涵和特點，結(jié)合這些內(nèi)容總結(jié)如何進行機關(guān)檔案信息的保密工作和公開工作，內(nèi)容有完善立法、落實法規(guī)、規(guī)范信息收集、公開和保密制度，對檔案公開后實施權(quán)利與義務的約束，希望通過對這些內(nèi)容的分析，能夠為政府機關(guān)檔案室信息保密與公開的實施提供一定幫助。

【關(guān)鍵詞】政府機關(guān);檔案室;信息保密;公開;立法

政府機關(guān)檔案室就是政府內(nèi)部，建立起的對不同機關(guān)檔案進行管理的內(nèi)部機構(gòu)，同時也是整個機關(guān)的組成部分，其是機關(guān)管理以及研究咨詢性質(zhì)的機構(gòu)。

一、政府機關(guān)檔案室的含義和特點

政府檔案機關(guān)主要工作任務就是針對本單位中不同部門所產(chǎn)生的檔案進行管理，并且對相應單位的檔案進行接收和保管，對這些檔案進行整理，同時對檔案進行鑒定、統(tǒng)計以及編目。對相應檔案科學利用和監(jiān)督，針對具有長遠保管價值的檔案向檔案館移交，若存在下屬機構(gòu)，則需要對下屬機構(gòu)的工作進行監(jiān)督和指導。在機關(guān)檔案室當中，所保存的檔案需要將公文作為主要內(nèi)容，工作內(nèi)容主要有機要、決定、命令等。此外，其中還有部分書刊以及資料等。檔案和一般信息資料不同，其存在一定機密性，因此部分檔案需要長時間保存。站在長遠角度進行分析，檔案第二價值是服務對象是全社會。因此需要針對這一特點，建立一個過渡性機構(gòu)，對其進行統(tǒng)一管理，從而確保單位信息的安全性以及公眾知情權(quán)。針對機關(guān)檔案室來說，其屬于一種中間性質(zhì)的機構(gòu)，怎樣對兩者之間進行權(quán)衡利弊，則是檔案管理工作需要重點考慮的問題。

二、政府機關(guān)檔案信息保密和公開的實施策略

（一）完善立法，落實法規(guī)。對于政府機關(guān)檔案室來說，工作人員的編制、經(jīng)費和領(lǐng)導均是通過政府直接負責的，主要功能是對政府內(nèi)部機關(guān)重要檔案信息進行管理，收藏的檔案對于政府工作起著至關(guān)重要的作用，在業(yè)務上是通過政府以及上級檔案管理人員統(tǒng)一監(jiān)督和管理，同時也屬于政府當中的重要部門，并不是簡單地對檔案進行儲存。因為檔案室受到政府以及上級檔案部門的雙重管理，因此對檔案信息進行公開，就相當于對政府信息進行公開，這和檔案部門所規(guī)定的《檔案法》規(guī)定之間存在著密切聯(lián)系。這種情況下，相應管理部門需要對《檔案法》做出適當調(diào)整，從而順應時代的發(fā)展。對法規(guī)當中的一些細則進行進一步完善，針對涉及范圍做出相對詳細的闡述，尤其是針對一些關(guān)系到大眾所需的重要檔案信息，必須要細化到不同類型檔案當中的每個細節(jié)，促使全部檔案足夠清晰和明確，不能有含糊不清的現(xiàn)象。例如對檔案進行封存，在年限規(guī)定上，之前多為30年解封檔案，但是這并不適用于全部類型的檔案。因此相應工作人員需要對不同類別的檔案進行認真劃分，然后結(jié)合不同檔案的實際需要，對年限做出進一步規(guī)定。為了保障政府部門檔案公開上保持持久和長期化，不同地方政府檔案室，可以結(jié)合本身檔案信息內(nèi)容，制定出具有針對性的信息公開制度，具體工作期間，適當調(diào)整已有檔案管理法規(guī)，進一步適應時代發(fā)展。

（二）規(guī)范信息收集、公開和保密制度。1.需要對保密和審查制度進行信息公開，社會不斷發(fā)展進步，而政府機關(guān)信息數(shù)量也在持續(xù)性增加，相應工作人員針對檔案質(zhì)量的檢定和審查工作量逐漸增加。在對這些檔案進行存檔過程中，管理人員已經(jīng)做出了相應的劃分，但是在存檔過程中，只有管理人員知曉檔案的保存時間以及保存價值，僅依靠管理人員很難滿足社會需要。因此，檔案管理人員要和相應占用檔案的人員需要共同參與，一同完成檔案信息公開和鑒定工作。2.充分借助互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等對檔案進行管理，構(gòu)建新型檔案分類機制，相應政府對相關(guān)信息進行收集和儲存。在新的數(shù)字檔案當中，存在多種數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，如電子圖片、視頻檔案和圖片等，這些電子信息采集十分簡單方便，不同檔案之間在進行數(shù)據(jù)的傳遞和轉(zhuǎn)化過程中，更加方便和快捷，相應數(shù)字信息種類以及數(shù)量也更加豐富。與此同時，電子檔案可以在相應計算機當中進行自主分類和存儲，最終對檔案信息進行自動化管理。

（三）對檔案公開后實施權(quán)利與義務的約束。因為檔案信息有較大的社會責任，針對政府機關(guān)當中的檔案信息而言，進行公開期間，并不存在完整和標準的保護使用者利益的規(guī)定。針對檔案公開而帶來的社會行為缺乏相應的管理規(guī)定，檔案機關(guān)將其作為借口，規(guī)避了信息公開所帶來的社會義務以及責任，在這種情況下，容易促使政府機關(guān)檔案公開之后產(chǎn)生相應的權(quán)責問題，進一步給檔案部門帶來不良社會影響。這種情況下，相應管理人員一定要建立檔案公開和保障制度，針對所公開的檔案使用或者明確規(guī)定權(quán)利和義務，能夠針對檔案部門對檔案信息公開后所承擔的責任作出規(guī)定，針對違規(guī)公開后造成的影響制定出相應處理辦法。這種情況下，能夠使檔案信息變得更加公開和透明，進一步促使實際信息保密和公開工作的科學實施。

三、結(jié)束語

綜上所述，政府機關(guān)檔案室主要是由國家政府機構(gòu)對檔案進行存放和管理的場所，同時針對政府當中所涉及的業(yè)務文件適當整理和歸檔處理，然后借助專人對其進行收集和管理。相應工作人員需要定時為政府不同部門上交檔案文件，對其進行整理和編目。對此，相關(guān)管理人員嚴格按照規(guī)定進行，保障工作的科學性。

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