宋敏 宋小紅

摘 ?要：檔案是黨和國家的寶貴財富，不斷加強檔案工作管理規(guī)范化對于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。本文對檔案管理要規(guī)范化重要意義進行了分析，同時提出了檔案管理規(guī)范化的必要舉措，以此提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;工作

隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

一、提高對檔案管理規(guī)范化認識促進檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義

1、做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

2、檔案管理規(guī)范化工作是檔案現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案規(guī)范化工作，對于總結(jié)檔案工作經(jīng)驗，探索、掌握檔案工作規(guī)律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長遠發(fā)展大計，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，納入工作評估指標，并同步布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

二、加強檔案管理規(guī)范化促進檔案管理現(xiàn)代化的措施

1、實行規(guī)范化的工作程序

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響以后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的重要因素。因此，在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下牢固的工作基礎。首先選用好的公文紙質(zhì)，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。三是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

2、實施正確的立卷歸檔原則

（1）相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

（2）在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好這個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

3、增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加強人才培養(yǎng)

增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

4、加快硬件設施建設。實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應用還很不盡人意。我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

5、加強檔案工作的組織領(lǐng)導

首先，為進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導，單位要成立檔案工作委員會。檔案工作委員會研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過檔案工作規(guī)劃，負責對各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核。同時成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機構(gòu)。各單位、各部門相應成立檔案工作領(lǐng)導小組，領(lǐng)導小組組長由各單位分管檔案的領(lǐng)導擔任，成員由各單位檔案員和有關(guān)工作人員組成。各單位應根據(jù)實際工作需要配備一定數(shù)量的檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強檔案工作隊伍建設。要建設一支高素質(zhì)檔案工作隊伍，是做好檔案工作的基礎。各單位、各部門要根據(jù)檔案工作需要明確本單位檔案員，同時加大檔案員的教育培訓力度，定期組織檔案員進行業(yè)務學習，切實提高檔案人員的檔案基礎知識與基本技能;為檔案員提供外出學習機會，開闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調(diào)動廣大檔案工作者熱愛檔案工作、做好本職工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力建設一支相對穩(wěn)定的專兼職檔案員隊伍。

6、要搞好開發(fā)，注重服務，完善檔案利用功能，推動檔案目標管理現(xiàn)代化

觀念的更新、管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化為檔案管理上檔次、上水平提供了有利保證，要對檔案信息進行深加工，進行更高層次的開發(fā)。真正達到服務和利用之目的。通過服務功能的發(fā)揮，提高檔案目標的社會效能，更好地推動檔案管理的現(xiàn)代化進程。促進檔案管理上升到更高的層次，更好的水平。

結(jié)束語

總之，檔案工作是一項基礎性工作，做好檔案工作是一項利在當代、功在千秋的好事。不斷深化的工作實踐證明，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點，而檔案工作管理規(guī)范化對于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。

參考文獻

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