淺析資金結(jié)算無紙化信息系統(tǒng)的應(yīng)用及效果

危玥

摘 要：人工智能化時代已經(jīng)到來，人工智能技術(shù)正在各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。會計行業(yè)也不例外，在信息化技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)的資金結(jié)算方式受到很大沖擊。大港油田資金結(jié)算中心創(chuàng)新實現(xiàn)了資金結(jié)算無紙化，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加強風(fēng)險防范，提升工作效率和效能，并有效地為管理層提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)。本文對當(dāng)前無紙化結(jié)算模式與傳統(tǒng)資金結(jié)算模式進(jìn)行比較，分析其應(yīng)用的效果，并進(jìn)行下一步展望。

關(guān)鍵詞：資金結(jié)算； 無紙化； 大數(shù)據(jù)

一、傳統(tǒng)資金結(jié)算模式存在的弊端

傳統(tǒng)資金結(jié)算模式是以紙質(zhì)單據(jù)作為原始憑證，業(yè)務(wù)的提報、審核以紙質(zhì)載體進(jìn)行流轉(zhuǎn)，大港油田資金結(jié)算模式是“線上、線下”同時進(jìn)行這種模式有諸多弊端，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、結(jié)算流程方面：“線上”就是將在司庫系統(tǒng)中進(jìn)行逐一環(huán)節(jié)處理的過程，“線下”就是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始資料在每一個崗位、每一個結(jié)算環(huán)節(jié)依次逐筆的審核過程，大量、重復(fù)地進(jìn)行提報、審核，增加了財務(wù)人員工作量。

2、管理成本方面。每筆結(jié)算業(yè)務(wù)需要打印出紙質(zhì)會計資料，會消耗大量紙張以及打印機等辦公耗材。各二級單位需往返與單位與結(jié)算中心之間，人工費、車輛臺班費、油費、過路過橋費等成本不可小覷，同時還存在著不可估量的安全成本。

3、工作效率方面。傳統(tǒng)資金結(jié)算方式需要線上、線下進(jìn)行重復(fù)提報、審核，而且二級單位需要往返于單位與結(jié)算中心之間，在月底、年底高峰時期各單位都在同一時間辦業(yè)務(wù)，需排隊等候、等待領(lǐng)導(dǎo)簽字，這些都占用了大量時間，嚴(yán)重影響了工作效率。

4、結(jié)算數(shù)據(jù)方面。結(jié)算中心只將收款確認(rèn)單、付款審批單、合同履行、相關(guān)說明等資料保留作為憑證附件，而合同為本等資料返回各二級單位。這樣的方式導(dǎo)致大量結(jié)算數(shù)據(jù)未充分有效地開發(fā)利用。

5、風(fēng)險控制方面。紙質(zhì)合同及履約單存在填制不規(guī)范的風(fēng)險，不易把控合同系統(tǒng)的規(guī)范化管理，且“線上線下”的結(jié)算模式易造成先付款后審批的現(xiàn)象，管理模式形同虛設(shè)。

二、推行無紙化信息系統(tǒng)的意義

1、解決人員短缺的必然選擇。結(jié)算中心退休人員逐年增多，造成人員減少，人員供給嚴(yán)重不足，很難維持目前業(yè)務(wù)現(xiàn)狀。解決人員短缺問題的根本出路就是利用信息化手段，將更多的業(yè)務(wù)實現(xiàn)少人、無人，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，提高工作效率.

2、深化財務(wù)轉(zhuǎn)型升級的有力抓手。傳統(tǒng)的資金結(jié)算模式以資金收付業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，保障資金安全為第一要務(wù)，工作形式以操作行為占據(jù)主導(dǎo)?，F(xiàn)在，只具備單一結(jié)算的功能的職能定位，已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要。必須改變傳統(tǒng)結(jié)算方式，推進(jìn)財務(wù)管理職能轉(zhuǎn)型，在保證資金安全的情況下，使財務(wù)人員更加專注于思考數(shù)據(jù)管理和資金統(tǒng)計分析等工作

3.順應(yīng)信息化發(fā)展的主動選擇。 在大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等新興數(shù)字化技術(shù)的推動下，信息化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，因此，要主動應(yīng)用信息化技術(shù)結(jié)合財務(wù)業(yè)務(wù)開發(fā)無紙化信息系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加強業(yè)務(wù)風(fēng)險防范，提升工作效率和效能，使信息化真正成為管理理念、手段和方式創(chuàng)新的“轉(zhuǎn)換器”和“加速器”。

三、資金結(jié)算無紙化信息系統(tǒng)的應(yīng)用及效果

資金結(jié)算無紙化信息系統(tǒng)是以司庫系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)的延伸系統(tǒng)，包含資金結(jié)算服務(wù)、資金結(jié)算管理、資金統(tǒng)計分析3個模塊。2019年上線運行后，資金審批、風(fēng)險控制、流程優(yōu)化等均已實現(xiàn)預(yù)期效果，具體表現(xiàn)在以下方面：

1、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。資金結(jié)算無紙化系統(tǒng)采用專業(yè)化分工、流水化作業(yè)的工作模式，通過標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)算流程框架定義了可支持的結(jié)算業(yè)務(wù)類型，審批流程，業(yè)務(wù)合規(guī)性檢查項目等內(nèi)容，結(jié)算單位有權(quán)審批人審批待辦結(jié)算單據(jù)，由流程引擎自動驅(qū)動，無需切換其他系統(tǒng)操作，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化的配置定義管理。

2、提高工作效率。結(jié)算業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù)審批，升級為審批人在線審批，打破時間和地域的限制，實現(xiàn)異地查詢、異地審批簽字，極大縮減了結(jié)算業(yè)務(wù)處理時間，提高了開戶單位日計劃完成率，使資金能夠高效率運轉(zhuǎn)。同時通過集成接口以在線歸檔方式向檔案系統(tǒng)進(jìn)行移交，提高了工作效率。

3、降低管理成本。無紙化信息系統(tǒng)上線后，二級單位可以取消外勤出納，節(jié)約人工成本，達(dá)到減員增效的目的；極大降低耗紙量，進(jìn)一步減少紙張消耗，從而減少樹木的砍伐；減少紙張打印過程中帶來的有毒氣體的排放，是對員工健康的保證；不必往返于結(jié)算中心，減少車輛成本；同時降低了安全成本和時間成本。

4、提升風(fēng)險防控。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化流程框架設(shè)立各單位、結(jié)算中心審批權(quán)限，杜絕了非審批人審批、審批超越權(quán)限、事后審批等違規(guī)情況，從流程上使業(yè)務(wù)合規(guī)；與合同系統(tǒng)掛接后，使資金與合同形成閉環(huán)的有機整體，系統(tǒng)對付款金額設(shè)定了校驗，使合同與資金形成完整閉環(huán)，杜絕了合同超付款情況發(fā)生。無紙化系統(tǒng)就是通過電子化、信息化的手段，將資金結(jié)算工具、結(jié)算資料、結(jié)算審批程序、內(nèi)部控制體系全面可視化、自動化、程式化，使資金業(yè)務(wù)閉環(huán)運行，做好、做精資金收支全過程的風(fēng)險防范。

5、主動搜集數(shù)據(jù)。主動把現(xiàn)金流量、合同付款、合同供應(yīng)商信息、票據(jù)、資金計劃、結(jié)算量、結(jié)算金額、付款方式等信息保存，形成一套信息與數(shù)據(jù)有效結(jié)合的數(shù)據(jù)倉庫。

6、統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)的收集，通過采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，消除數(shù)據(jù)孤島，降低傳輸風(fēng)險的方式建立資金數(shù)據(jù)中心，全面反映銀行、賬戶、結(jié)算、現(xiàn)金流量、關(guān)聯(lián)交易、合同等信息，利用XBRL技術(shù)，通過儀表盤、三維圖、趨勢分析的方式打造資金分析體，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的積累、編輯、控制、分析，滿足為油田單位、二級單位提供數(shù)據(jù)支持的需求，從而達(dá)到提升資金服務(wù)的能力的目的。

四、未來展望

隨著無紙化系統(tǒng)的不斷改進(jìn)，未來將深度拓展統(tǒng)計分析，將基建工程、發(fā)票管理、供應(yīng)商管理、應(yīng)收及應(yīng)付賬款納入統(tǒng)計分析系統(tǒng)，豐富擴展管理駕駛艙的數(shù)據(jù)；實現(xiàn)與無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)等系統(tǒng)的掛接，將觸角向業(yè)務(wù)端延伸，對資金的來源和去向進(jìn)行追蹤和隨時抓取，判斷現(xiàn)金流與業(yè)務(wù)發(fā)生的本質(zhì)用途是否一致，掌控整個業(yè)務(wù)的實質(zhì)面貌；最終實現(xiàn)業(yè)財深度融合+管理會計的模式，深化管理會計應(yīng)用，推動業(yè)財深度融合，實現(xiàn)現(xiàn)金流量管理、資源優(yōu)化配置、企業(yè)風(fēng)險防控、戰(zhàn)略決策分析的長遠(yuǎn)目標(biāo)。