淺析科研院所秘書工作

馮一瀟

摘?要：研究所科研秘書工作是一項(xiàng)綜合性工作，在科研所管理工作中占有重要地位，其工作范圍廣泛，涉及實(shí)驗(yàn)室、科技、資產(chǎn)、人事、外事、財(cái)務(wù)、后勤等諸多方面?？蒲忻貢趯?shí)際工作中會(huì)遇到各種各樣難以預(yù)測(cè)的問題，因此其工作具有靈活多變性。科研秘書是有效聯(lián)系相關(guān)管理部門和科研單位的橋梁，其工作的及時(shí)有效性將直接影響科研所的科研工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：研究所;科研秘書;工作特點(diǎn)

秘書一詞具有廣泛的含義，較為通用的的觀點(diǎn)認(rèn)為：秘書是輔助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者工作的人員。秘書具有輔助決策、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理具體事宜的等職責(zé)。而科研秘書就是科研人員的助手，負(fù)責(zé)整理科研人員需要的科研資料，協(xié)助科研人員完成相關(guān)科研工作，是從事科研管理工作的專職人員，其主要意義就是讓科研人員可以全身心投入到科研工作中去。

1 研究所科研秘書工作的特點(diǎn)

1.1 輔助性

和傳統(tǒng)秘書工作一樣，科研所科研秘書工作也具有輔助性。不過科研秘書工作具有其特殊性，在日常工作中，科研秘書面對(duì)的是科研人員，而且不是一名科研人員，在實(shí)際工作中科研秘書要做好一般行政秘書的管理性工作，同時(shí)還要負(fù)責(zé)科研管理工作，在科研工作中要從旁輔助，成為科研人員的助手，從事一些輔助性的常規(guī)工作。研究所的科研工作會(huì)涉及到很多專業(yè)技術(shù)知識(shí)，往往會(huì)有許多資料和文獻(xiàn)，包括電子文檔和紙質(zhì)資料，這些工作作為科研人員不可能面面俱到，因此需要科研秘書從旁協(xié)助或提醒。

1.2 復(fù)雜性

科研所工作的獨(dú)特性決定了科研秘書日常工作需要負(fù)責(zé)很多事宜，因此其工作具有復(fù)雜性。研究所并不是單單從事某一類科研任務(wù)，往往會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)域多個(gè)項(xiàng)目，領(lǐng)域之光項(xiàng)目之多是其他行業(yè)行政秘書所無(wú)法相提并論的。因此便決定了科研秘書的工作也會(huì)相應(yīng)涉及很多領(lǐng)域，而不同的項(xiàng)目都需要科研秘書做好相應(yīng)的輔助工作，例如科研項(xiàng)目的管理申報(bào)、科研任務(wù)的通知，科研項(xiàng)目的預(yù)算和決算。另外，科研秘書還要負(fù)責(zé)日常活動(dòng)策劃組織及安排。

1.3 保密性

作為科研項(xiàng)目，往往具有很高科學(xué)價(jià)值，項(xiàng)目涉及諸多利益關(guān)系和難以估量的經(jīng)濟(jì)效益，甚至?xí)婕暗絿?guó)家機(jī)密。因此要求科研所的科研秘書必須具有高尚品德和良好的職業(yè)操守，嚴(yán)于律己，規(guī)范自己的行為，做到踏實(shí)負(fù)責(zé)、仔細(xì)認(rèn)真，同時(shí)具備保密意識(shí)和法律意識(shí)?？蒲忻貢墓ぷ鲿?huì)涉及到相關(guān)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)問題，包括預(yù)算和決算，會(huì)了解到一些科研成果，這就要求科研秘書遵紀(jì)守法，杜絕暗箱操作，嚴(yán)格保護(hù)科研資料和科研項(xiàng)目的一切信息。

2 對(duì)科研秘書工作的探討

2.1 科研秘書工作不夠重視

為了適應(yīng)科研工作的需要，更好的服務(wù)于科研工作，許多研究所都進(jìn)了相應(yīng)的體制改革和人事制度改革。從現(xiàn)階段科研所的人才需求來看，一方面大力引進(jìn)科技人才，另一方面嚴(yán)格控制行政管理人員?？蒲忻貢藛T嚴(yán)重不足，科研秘書往往要服務(wù)于研究室所有的科研人員，其面對(duì)的科研管理工作量巨大，同時(shí)需要兼顧研究所其他行政方面的工作及許多瑣碎的雜事，一名科研秘書往往是身兼數(shù)職，既是科研秘書也管行政工作，面對(duì)繁瑣的工作想，許多科研秘書力不從心，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)一些遺忘、不及時(shí)等現(xiàn)象，進(jìn)而影響工作效率和科研質(zhì)量。

2.2 科研秘書工作缺乏激勵(lì)機(jī)制

目前科研秘書要面對(duì)繁瑣的工作，要保證工作效率和工作質(zhì)量，這對(duì)科研秘書的個(gè)人素質(zhì)提出了高要求。但是科研秘書的付出與回報(bào)不均等，長(zhǎng)此以往勢(shì)必會(huì)消磨科研秘書的工作熱情，使其產(chǎn)生懈怠心理。另外，在職稱晉升方面，科研秘書不會(huì)承擔(dān)科研課題，無(wú)法發(fā)表高水的科研文章，在科研所這種以科研成果為考核標(biāo)準(zhǔn)的單位，科研秘書幾乎不能獲得任何獎(jiǎng)項(xiàng)，也因此很難獲得晉升機(jī)會(huì)，導(dǎo)致一名科研秘書要獲得晉升往往需要很長(zhǎng)的時(shí)間。再者，科研秘書沒有足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，科研所對(duì)于員工的培訓(xùn)會(huì)優(yōu)先考慮科研工作人員，對(duì)于科研秘書培訓(xùn)資源配置不夠，而且局限很大，對(duì)于科研秘書的職培訓(xùn)往往局限在工作所需的業(yè)務(wù)知識(shí)和公文寫作方面，科研秘書的業(yè)務(wù)技能有限，造成科研秘書的業(yè)務(wù)能力、工作水平與目前工的作需要都存在一定的差距。

2.3 科研秘書人員缺乏歸屬感

很多研究所受限于編制人數(shù)，于是對(duì)科研秘書采用人事代理制度。所謂人事代理制度是指：人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)用人單位或勞動(dòng)者的代理委托，根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)，按照一定的人事管理規(guī)范，運(yùn)用社會(huì)化服務(wù)的方式，對(duì)用人單位和勞動(dòng)者的人事事務(wù)實(shí)行代理的已匯總?cè)耸轮贫取Ｈ耸麓碇贫仍谝欢ǔ潭壬峡梢跃徑饪蒲兴鶎?duì)行政管理人員編制緊張的狀況，但是由于科研秘書的的人事關(guān)系在代理公司而不屬于科研所，容易導(dǎo)致科研秘書人員沒有歸屬感，并且人事代理人員的工資待遇和保險(xiǎn)及其他福利遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于科研所正式職工，這就導(dǎo)致人事代理人員離崗現(xiàn)象頻繁，科研秘書團(tuán)隊(duì)處于長(zhǎng)期不穩(wěn)定的狀態(tài)，影響工作效率。

3 科研秘書工作要求

科研秘書工作具有輔助性、復(fù)雜性、保密性等特點(diǎn)，其工作紛繁復(fù)雜，因此對(duì)科研秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了很高的要求。

3.1 科研秘書要具有優(yōu)秀的道德品質(zhì)

做事先做人，道德品質(zhì)是個(gè)人思想和行為的體現(xiàn)，是從事事業(yè)的的理念基礎(chǔ)，一個(gè)人必須具備良好的道德品質(zhì)才能保證對(duì)于其所從事的事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)。一個(gè)優(yōu)秀的科研秘書首先應(yīng)該具有良好的道德品質(zhì)，才能保證在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)心周到，才能保證對(duì)科研所應(yīng)有的忠誠(chéng)度。

3.2 科研秘書要善于學(xué)習(xí)

科研秘書要善于自我審視，樹立正確的學(xué)習(xí)觀念，在實(shí)際工作中要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)及同時(shí)身上的優(yōu)點(diǎn)，并虛心學(xué)習(xí)，以此來客服自身不足，充實(shí)自我，不斷提高自己的能力，豐富自己的職業(yè)技能，包括專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和職業(yè)技能。另外，在實(shí)際工作中要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，多想多思考，注意日常工作細(xì)節(jié)，形成良好的工作習(xí)慣，對(duì)于自己的工作要有整體規(guī)劃，分清主次，理清重點(diǎn)，做到從容不迫有條不紊。

3.3 科研秘書要具備良好的溝通能力

作為科研人員的助手，科研秘書必須要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。當(dāng)下社會(huì)氛圍十分開放，人與人之間往來越來越密切，良好的溝通能力有助于我們維持人際關(guān)系，增進(jìn)人與人之間的感情，這樣才能在工作中密切合作，才能提高工作效率。溝通能力包括優(yōu)秀的文字表達(dá)能力和語(yǔ)言表達(dá)能力。文字表達(dá)能力有助于科研秘書迅速準(zhǔn)確地撰寫出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、文筆精練的科研文本資料。語(yǔ)言表達(dá)能力有助于科研秘書在與領(lǐng)導(dǎo)以及科研人員交流時(shí)言簡(jiǎn)意賅的表述自己的觀點(diǎn)。優(yōu)秀的科研秘書，除了具備一定的專業(yè)知識(shí)技能外，必須具備較強(qiáng)的人際溝通能力，要學(xué)會(huì)溝通技巧、學(xué)會(huì)平易近人、不擅權(quán)越位、公私分明，保持一顆平常心，這樣才能順利完成工作任務(wù)，形成融洽的工作氛圍。

3.4 科研秘書要有高效的執(zhí)行能力

科研秘書的工作相當(dāng)繁瑣，因此要善于整合工作，制定合理的工作計(jì)劃，切記領(lǐng)導(dǎo)說一樣自己才做一樣，要掌握好自己的工作進(jìn)度。在一項(xiàng)科研工作開始前準(zhǔn)備好相應(yīng)的材料，做好準(zhǔn)備工作;在科研項(xiàng)目進(jìn)行中，記錄相關(guān)進(jìn)程和注意事項(xiàng)，為可能發(fā)生的突發(fā)狀況做好準(zhǔn)備;在科研項(xiàng)目結(jié)束后，妥善整理保管相應(yīng)資料，并做好自我評(píng)價(jià)和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)自己的不足，并加以改進(jìn)。日常工作中應(yīng)該主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)和科研人員溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，以便提高工作效率。在協(xié)調(diào)中需要謙虛謹(jǐn)慎，樹立服務(wù)意識(shí)。對(duì)于所辦事項(xiàng)在處理、決策之前，要及時(shí)與有關(guān)部門人員協(xié)商溝通、明確工作意圖。科研秘書由于承擔(dān)大量事物性工作，常會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況，這就要求秘書要有隨機(jī)應(yīng)變能力，處理問題既要符合規(guī)章制度，又要懂得靈活變通，對(duì)于突發(fā)狀況要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

3.5 科研秘書要有高度的責(zé)任感

科研秘書光有服務(wù)意識(shí)還不夠，要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)化為自覺，行動(dòng)不僅要有吃苦耐勞甘于奉獻(xiàn)的精神，還要善于思考提高工作效率。在實(shí)際工作中，科研秘書難免會(huì)受氣，因?yàn)樽约旱墓ぷ鞑粔蛲晟疲銜?huì)招來領(lǐng)導(dǎo)或大或小的指責(zé)，因此要求科研秘書做好“逆來順受”的思想準(zhǔn)備，正確對(duì)待批評(píng)和牢騷，并且善于自我疏導(dǎo)排解，妥善處理負(fù)面情緒，進(jìn)行換位思考，找到失職的原因，不斷完善。科研秘書的工作繁瑣復(fù)雜，工作時(shí)間長(zhǎng)，工作內(nèi)容多、工作強(qiáng)度大，自己辛辛苦苦任勞任怨工作卻沒人知道，這就需要我們有吃虧是福的覺悟，因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)都是來源于日常積累，經(jīng)歷得多感悟才深，才能幫助我們不斷摸索規(guī)律，提高工作效率。

4 總結(jié)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，科研事業(yè)生機(jī)勃勃欣欣向榮，科研實(shí)力有了長(zhǎng)足質(zhì)的飛躍，前景一片廣闊，但前進(jìn)的道路依舊曲折，這對(duì)科研工作人員提出了新的高要求，而科研秘書能讓科研人員從繁瑣的事物中解放出來，讓他們?nèi)硇耐度氲娇蒲许?xiàng)目中去。這就要求科研秘書的專業(yè)素質(zhì)和自身修養(yǎng)也要不斷提高，以適應(yīng)工作的需要。一名好的科研秘書于科研人員科研項(xiàng)目乃至科研所而言都有著非常重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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