陳慧 王曉曉 吳國(guó)嬌 樂(lè)茜

摘? 要：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案庫(kù)房管理的智能化水平。在此基礎(chǔ)上，對(duì)智能化檔案庫(kù)房進(jìn)行概念界定與功能描述，并通過(guò)實(shí)踐調(diào)查總結(jié)智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)涵蓋的模塊與功能及其現(xiàn)階段的最新發(fā)展。雖然智能化檔案庫(kù)房在實(shí)際應(yīng)用中仍然存在問(wèn)題，但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)思想的驅(qū)動(dòng)下，智能化檔案庫(kù)房具有高效協(xié)同運(yùn)作、功能優(yōu)化拓展和服務(wù)創(chuàng)新升級(jí)的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：智能化;檔案庫(kù)房;物聯(lián)網(wǎng);管理

Abstract： The application of Internet of Things（IoT） technology can be used to improve the intelligence level of archival repository management. This paper defines the concept of intelligence archival repository management system， describes the modules and functions of it， and also states the further development. Although there are still some problems in the practical application of intelligence archival repository， but under the driven by the Internet of Things technology， the intelligence archival repository has shown the potential development on highly efficient collaborative operation， function optimization and expansion， and service innovation.

Keywords： Intelligence; Archival Repository; Internet of Things; Management

1 引言

物聯(lián)網(wǎng)指連接物品與物品之間，進(jìn)行物品智能化識(shí)別和管理的網(wǎng)絡(luò)[1]，是繼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信后信息領(lǐng)域的又一大變革。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)最早起源于物流系統(tǒng)，隨著研究的深入，逐漸擴(kuò)展到電力、家居、醫(yī)療等領(lǐng)域。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展與日益普及背景下，檔案收集、整理、保存等各環(huán)節(jié)都依托技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，隨著檔案數(shù)量逐年增多與種類(lèi)日趨多樣，無(wú)形中導(dǎo)致檔案庫(kù)房管理的壓力劇增，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理中存在人員依賴(lài)性大、庫(kù)房管理滯后、管理效率低、技術(shù)層面難以實(shí)現(xiàn)可視化等問(wèn)題[2]，其管理方式和技術(shù)手段難以適應(yīng)時(shí)代要求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案庫(kù)房實(shí)現(xiàn)智能化管理提供可行條件，推動(dòng)資源與設(shè)備的高效整合，提高檔案管理效率和水平。但同時(shí)，智能化檔案庫(kù)房的發(fā)展現(xiàn)狀如何、實(shí)際應(yīng)用中存在的問(wèn)題以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)思想對(duì)智能化檔案庫(kù)房未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的影響也值得深入思考與分析。為此，本文在智能化檔案庫(kù)房概念界定與功能描述的基礎(chǔ)上，采用實(shí)踐調(diào)查對(duì)物聯(lián)網(wǎng)背景下的智能化檔案庫(kù)房實(shí)踐發(fā)展現(xiàn)狀與問(wèn)題進(jìn)行梳理，并提出未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)建議，以期為我國(guó)智能化檔案庫(kù)房管理實(shí)踐提供借鑒與參考。

2 智能化檔案庫(kù)房概念界定與功能描述

智能化檔案庫(kù)房是在庫(kù)房前期建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過(guò)配備現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備及庫(kù)房管理系統(tǒng)而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案全方位自動(dòng)控制的庫(kù)房管理模式，總體包括三個(gè)特征：庫(kù)房前期建設(shè)是實(shí)現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)，如庫(kù)房?jī)?nèi)空間布局、電氣、給排水等庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》;現(xiàn)代化的技術(shù)及設(shè)備是實(shí)現(xiàn)智能化的條件，如智能密集架、加濕器、空氣凈化器設(shè)備的配置及物聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)的應(yīng)用搭建了檔案庫(kù)房自動(dòng)化控制與管理的感知與控制體系;庫(kù)房管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)智能化的手段，如能夠?qū)?kù)房管理的各環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)功能模塊并以可視化的形式呈現(xiàn)，根據(jù)設(shè)定邏輯對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)所有物體進(jìn)行統(tǒng)一控制，實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)的人工管理到實(shí)時(shí)、高效的自動(dòng)管理。

智能化檔案庫(kù)房的核心是現(xiàn)代信息技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)在檔案庫(kù)房的信息交互與智能控制中發(fā)揮了重要作用。物聯(lián)網(wǎng)利用射頻識(shí)別（Radio Frequency Identification，RFID）無(wú)線(xiàn)傳感器網(wǎng)絡(luò)（Wireless Sensor Networks，WSN）作為感知元件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)物與物、人與物的互聯(lián)[3]。射頻識(shí)別技術(shù)（RFID），又稱(chēng)無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別，可以通過(guò)無(wú)線(xiàn)電信號(hào)特定目標(biāo)并讀寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，且無(wú)需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸[4]。RFID技術(shù)具有無(wú)需人工干預(yù)，信息容量大，可同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽，可反復(fù)利用以及安全性高等優(yōu)點(diǎn)[5]。無(wú)線(xiàn)傳感器網(wǎng)絡(luò)（WSN）由部署在特定監(jiān)測(cè)區(qū)域內(nèi)的傳感器節(jié)點(diǎn)組成，融合了網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，集信息采集、處理和傳輸于一體[6]?；赗FID和WSN技術(shù)的智能化檔案庫(kù)房以預(yù)防為主，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)體檔案狀態(tài)的全程監(jiān)督和實(shí)時(shí)記錄?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案庫(kù)房管理主要圍繞實(shí)體檔案展開(kāi)，其智能化主要表現(xiàn)在庫(kù)房管理流程自動(dòng)化與檔案安全管理智能化兩個(gè)方面。

2.1 庫(kù)房管理流程自動(dòng)化。庫(kù)房管理流程自動(dòng)化指庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的出入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、排架等管理流程的自動(dòng)化與便捷化。傳統(tǒng)檔案管理中檔案上下架不能直觀(guān)地在系統(tǒng)中體現(xiàn)，無(wú)法了解庫(kù)房的庫(kù)存情況與庫(kù)位使用情況，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案位置實(shí)時(shí)糾錯(cuò);檔案盤(pán)點(diǎn)依賴(lài)人工進(jìn)行，工作量巨大且效率低下;檔案出入庫(kù)、借閱等需要人工填寫(xiě)各項(xiàng)記錄，操作復(fù)雜也無(wú)法有效追蹤檔案的位置，難以保障檔案安全。

智能化檔案庫(kù)房通過(guò)RFID標(biāo)簽對(duì)檔案存儲(chǔ)信息的標(biāo)注與識(shí)別，可以快速獲取檔案的位置與編目信息，達(dá)到在檔案管理系統(tǒng)中檢索某一檔案，便可快速獲取相應(yīng)位置信息的目的。較傳統(tǒng)檔案庫(kù)房更為優(yōu)化的是，檔案密集架配備超高頻抗金屬RFID標(biāo)簽，檔案上架時(shí)只需掃描密集架與檔案盒的RFID標(biāo)簽即可建立二者之間的聯(lián)系，完成上架。同時(shí)能夠?qū)?shù)據(jù)同步到系統(tǒng)的庫(kù)房虛擬模型，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的實(shí)體檔案與虛擬庫(kù)房的電子檔案庫(kù)位信息一一對(duì)應(yīng)，從根源上解決排架錯(cuò)漏的問(wèn)題;檔案盤(pán)點(diǎn)時(shí)只需通過(guò)特定的識(shí)讀器掃描粘貼RFID標(biāo)簽的檔案，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)識(shí)別，經(jīng)過(guò)與目錄清單對(duì)照，自動(dòng)完成盤(pán)點(diǎn)任務(wù);檔案入庫(kù)時(shí)識(shí)讀器能快速獲取大量的檔案標(biāo)簽信息并自動(dòng)生成入庫(kù)清單，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)入庫(kù)，同時(shí)在檔案借還過(guò)程中，庫(kù)房出入處的RFID通道門(mén)也可識(shí)別檔案標(biāo)簽信息，自動(dòng)登記并生成出庫(kù)記錄。

2.2 庫(kù)房安全管理智能化。檔案安全管理智能化通過(guò)全方位庫(kù)房狀態(tài)的監(jiān)控與預(yù)警實(shí)現(xiàn)，以保障檔案實(shí)體安全。根據(jù)《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，檔案庫(kù)房應(yīng)加強(qiáng)防火、防盜等多方面的檢查，智能化檔案庫(kù)房具備消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，能有效降低庫(kù)房的安全隱患。同時(shí)，通過(guò)出入庫(kù)的RFID通道門(mén)識(shí)別與上傳檔案的電子標(biāo)簽信息，基于RFID的檔案出入庫(kù)安全管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)判斷檔案出庫(kù)是否合法，并對(duì)異常情況及時(shí)預(yù)警。另外實(shí)體檔案以紙質(zhì)載體為主，受溫濕度、光照、微生物等因素影響較大，一些特殊載體的檔案如音像檔案等，對(duì)環(huán)境的要求更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)的庫(kù)房環(huán)境需要人工查看、記錄、調(diào)節(jié)，存在管理滯后的問(wèn)題。智能化檔案庫(kù)房通過(guò)分布的各類(lèi)傳感器節(jié)點(diǎn)對(duì)溫濕度、亮度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，根據(jù)設(shè)定的范圍，自動(dòng)啟動(dòng)空調(diào)、除濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房環(huán)境的精細(xì)化管理。

3 我國(guó)智能化檔案庫(kù)房的發(fā)展現(xiàn)狀

在CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)中以“智能化”和“檔案庫(kù)房”為檢索詞進(jìn)行檢索，經(jīng)過(guò)辨識(shí)、去重和補(bǔ)充并對(duì)有效文獻(xiàn)進(jìn)行內(nèi)容分析，發(fā)現(xiàn)相關(guān)研究主要來(lái)自實(shí)踐部門(mén)，其庫(kù)房管理效率的提升主要依賴(lài)于技術(shù)的發(fā)展以及系統(tǒng)和設(shè)備建設(shè)，并具有由單一的自動(dòng)化系統(tǒng)逐步向多種類(lèi)型拓展的趨勢(shì)。檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能的平臺(tái)，也是智能化檔案庫(kù)房進(jìn)行管理的關(guān)鍵。常見(jiàn)的檔案庫(kù)房智能管理系統(tǒng)一般由實(shí)體檔案管理系統(tǒng)、庫(kù)房環(huán)境管理系統(tǒng)、庫(kù)房安全管理系統(tǒng)組成。

實(shí)體檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)系統(tǒng)的核心，承擔(dān)著基礎(chǔ)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)和管理的功能。主要包括系統(tǒng)管理、庫(kù)房管理、檔案密集架管理、標(biāo)簽管理、檔案上下架、盤(pán)點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析等內(nèi)容。系統(tǒng)管理提供用戶(hù)權(quán)限、日志等基礎(chǔ)設(shè)置功能。庫(kù)房管理負(fù)責(zé)定義與管理各個(gè)檔案庫(kù)房、庫(kù)房?jī)?nèi)密集架及具體的卷盒、文件。智能密集架配備觸摸屏，可顯示檔案存儲(chǔ)情況、查詢(xún)檔案位置，同時(shí)還具有過(guò)道紅外安全保護(hù)、智能通風(fēng)、語(yǔ)音播報(bào)等功能。檔案密集架管理可遠(yuǎn)程控制密集架開(kāi)合。標(biāo)簽管理可查閱實(shí)際存放的檔案盒標(biāo)簽信息，并提供電子標(biāo)簽初始化等功能。RFID讀寫(xiě)設(shè)備將掃描電子標(biāo)簽所獲取的數(shù)據(jù)同步到系統(tǒng)中完成檔案自動(dòng)上架。下架時(shí)也只需在系統(tǒng)中對(duì)所需檔案進(jìn)行下架操作，系統(tǒng)自動(dòng)同步相應(yīng)記錄。檔案盤(pán)點(diǎn)同樣通過(guò)掃描檔案盒上的RFID標(biāo)簽獲取檔案信息，將掃描到的件盒信息與系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)，盤(pán)點(diǎn)缺盒、缺件情況。統(tǒng)計(jì)分析為用戶(hù)提供庫(kù)房使用情況、檔案數(shù)量等相關(guān)統(tǒng)計(jì)。

庫(kù)房環(huán)境管理系統(tǒng)確保檔案處于標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境中，主要包括溫濕度管理、空氣質(zhì)量管理。溫濕度與空氣質(zhì)量管理借助傳感器、管理系統(tǒng)與區(qū)域控制器自動(dòng)記錄與調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度及空氣質(zhì)量并提供預(yù)警。安全管理系統(tǒng)集成了門(mén)禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員、庫(kù)房與實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與控制。門(mén)禁系統(tǒng)中儲(chǔ)存了檔案工作人員的權(quán)限信息，通過(guò)ID卡、指紋、人臉識(shí)別等設(shè)備控制人員出入，對(duì)異常情況及時(shí)預(yù)警。并且與RFID通道門(mén)相連通，自動(dòng)記錄與管理出入庫(kù)的人員與檔案信息。消防系統(tǒng)通過(guò)煙霧傳感器、溫度傳感器采集的數(shù)據(jù)，自動(dòng)判斷火情位置，并發(fā)出預(yù)警信息。視頻監(jiān)控系統(tǒng)正常情況下通過(guò)攝像機(jī)可以全天候監(jiān)控庫(kù)房出入位置、庫(kù)房?jī)?nèi)主要通道，并且配備紅外探測(cè)器，當(dāng)人員、檔案在預(yù)設(shè)的監(jiān)控時(shí)段出入時(shí)當(dāng)即觸發(fā)紅外探測(cè)器，自動(dòng)抓拍視頻保存，同時(shí)通過(guò)聲光、短信等形式預(yù)警。

檔案庫(kù)房智能管理系統(tǒng)擺脫傳統(tǒng)庫(kù)房管理中對(duì)人員的依賴(lài)及管理滯后、難以可視化等難題，提高了管理效率。通過(guò)與一些廠(chǎng)商進(jìn)行溝通，發(fā)現(xiàn)目前已經(jīng)研發(fā)出軟硬件一體化的檔案庫(kù)房智能管理系統(tǒng)，不僅涵蓋了庫(kù)房管理中所有自動(dòng)化系統(tǒng)與功能，而且建立了各系統(tǒng)之間的集成接口，為管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)來(lái)源。此外，一些一體化管理系統(tǒng)還配備了檔案借閱系統(tǒng)、終端管理系統(tǒng)。檔案借閱系統(tǒng)由管理系統(tǒng)和RFID標(biāo)簽、讀寫(xiě)器組成，同時(shí)可集成工牌系統(tǒng)。檔案員通過(guò)庫(kù)房管理查找需要借閱檔案的位置，在庫(kù)房中獲取對(duì)應(yīng)檔案并進(jìn)行下架，在借閱臺(tái)掃描文件的同時(shí)刷工牌或上傳簽字掃描件即可實(shí)現(xiàn)快速借閱與歸還，同時(shí)提供完整的借閱、歸還、催還、歷史記錄等功能。終端管理系統(tǒng)主要針對(duì)檔案自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)業(yè)務(wù)而言，通過(guò)RFID超高頻掃描設(shè)備掃描粘貼在檔案上的電子標(biāo)簽獲取標(biāo)簽數(shù)據(jù)并傳輸?shù)浇K端操作平板，用戶(hù)通過(guò)平板查看和管理掃描數(shù)據(jù)。同時(shí)盤(pán)點(diǎn)終端還提供檔案上下架服務(wù)，也可以實(shí)時(shí)查看庫(kù)房溫濕度、出入庫(kù)安全情況。

4 智能化檔案庫(kù)房實(shí)際應(yīng)用中存在的問(wèn)題

庫(kù)房管理是保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，許多單位和部門(mén)一直致力于通過(guò)檔案庫(kù)房的優(yōu)化，提升檔案庫(kù)房管理效率。智能化庫(kù)房發(fā)展至今已有近十年的時(shí)間，但一些實(shí)踐單位，如某省屬電力公司的檔案中心的調(diào)查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，智能化檔案庫(kù)房在實(shí)際應(yīng)用中仍存在一些問(wèn)題。

4.1 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后。物聯(lián)網(wǎng)涉及多個(gè)技術(shù)領(lǐng)域并且隨著研究深入不斷拓寬應(yīng)用范圍，不可能在短期內(nèi)達(dá)到一體化智能。而分階段實(shí)施空調(diào)系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等，導(dǎo)致各系統(tǒng)開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)種類(lèi)繁多且互不兼容。同時(shí)，雙套制歸檔和檔案資源數(shù)字化使得大量非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在文件夾而非數(shù)據(jù)庫(kù)中[7]，檔案管理系統(tǒng)中的編目信息難以導(dǎo)入庫(kù)房管理系統(tǒng)中，依賴(lài)人工對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行二次錄入。系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘問(wèn)題使得各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)條塊分割，工作效率低下。雖然國(guó)家檔案局出臺(tái)了眾多標(biāo)準(zhǔn)，但標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)之間有時(shí)存在矛盾，一些廠(chǎng)家對(duì)此存在不同理解，導(dǎo)致在實(shí)際工作中尚未得到貫徹落實(shí)。打破數(shù)據(jù)壁壘、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成不單單是建立系統(tǒng)之間的接口，還需要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化工作進(jìn)行部署，確保法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

4.2 適用性問(wèn)題思考。智能化檔案庫(kù)房雖然能夠解決傳統(tǒng)庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題，提高實(shí)體檔案管理的效率和水平，但在建設(shè)之前，仍要結(jié)合實(shí)際情況思考配備智能化檔案庫(kù)房的必要性。首先，智能化檔案庫(kù)房雖然為庫(kù)房管理帶來(lái)了極大的便捷，但目前檔案工作的重心已由檔案保管向檔案服務(wù)轉(zhuǎn)移。一套完整的智能化庫(kù)房從硬件到軟件的采購(gòu)與安裝動(dòng)輒上百萬(wàn)，需要考慮投入與產(chǎn)出的關(guān)系。其次，現(xiàn)階段人們更傾向于電子檔案的在線(xiàn)利用，實(shí)體檔案利用需求大大降低。尤其是國(guó)內(nèi)一些地區(qū)正在試點(diǎn)電子文件單軌制，單軌制下文件從形成到歸檔保存都以電子文件的形式流轉(zhuǎn)[8]，未來(lái)產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案數(shù)量將會(huì)大幅度減小。而智能化檔案庫(kù)房的一大優(yōu)勢(shì)就是通過(guò)識(shí)別與定位RFID電子標(biāo)簽方便實(shí)體檔案借閱，其對(duì)象更適用于已存的紙質(zhì)檔案?？梢?jiàn)，在智能化檔案庫(kù)房建設(shè)時(shí)是否配備RFID系統(tǒng)、為所有檔案或者僅僅是一些特殊類(lèi)型、利用率較高的檔案配備RFID系統(tǒng)還有待商榷。

4.3 低水平重復(fù)建設(shè)。為了方便機(jī)構(gòu)利用，許多單位的檔案室與檔案庫(kù)房一般設(shè)在綜合辦公樓[9]。整棟建筑結(jié)構(gòu)基本一致，水電等基礎(chǔ)設(shè)施也都是統(tǒng)一規(guī)劃，沒(méi)有考慮到智能化檔案庫(kù)房的特殊需求。智能化檔案庫(kù)房實(shí)現(xiàn)溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)功能，需要提前布置電源線(xiàn)位置以確保設(shè)備正常運(yùn)行。加濕器也需要單獨(dú)設(shè)置進(jìn)水口，否則當(dāng)機(jī)器缺水時(shí)只能通過(guò)自動(dòng)預(yù)警進(jìn)行人工加水。并且檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度有特定要求，庫(kù)房?jī)?nèi)空調(diào)系統(tǒng)需要與整棟建筑的中央空調(diào)系統(tǒng)分離。因此，往往需要對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)水、電等基礎(chǔ)設(shè)施重新進(jìn)行改造。其次，由于檔案工作的封閉性、保守性，加之RFID技術(shù)成本較高，一些單位采用二維碼技術(shù)替代RFID技術(shù)。利用二維碼代替RFID標(biāo)簽儲(chǔ)存檔案編目信息，通過(guò)電子檔案在虛擬庫(kù)房中的位置與實(shí)體檔案在檔案庫(kù)房中的位置對(duì)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案上下架功能。但二維碼采用光學(xué)掃描，容錯(cuò)率相對(duì)較低，需要對(duì)準(zhǔn)后才能識(shí)別，在自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)方面效果并不是十分理想，不能實(shí)現(xiàn)檔案位置實(shí)時(shí)跟蹤，在排架中出現(xiàn)錯(cuò)漏也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。如果未來(lái)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，需要對(duì)所有檔案進(jìn)行重復(fù)加工，造成資源浪費(fèi)。

5 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智能化檔案庫(kù)房未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

物聯(lián)網(wǎng)是智能化檔案庫(kù)房發(fā)展的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力，其“多域融合共享、泛在綜合服務(wù)”的技術(shù)思想[10]強(qiáng)調(diào)信息的共建共享，對(duì)推動(dòng)智能化檔案庫(kù)房向集成化管理轉(zhuǎn)變，提供更全面的人性化服務(wù)起到了促進(jìn)作用。

5.1 高效協(xié)同運(yùn)作。數(shù)據(jù)融合是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，也是快速、高效利用檔案資源的前提與保障，物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展過(guò)程中最重要的技術(shù)之一就是融合。物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)架構(gòu)包括感知層、網(wǎng)絡(luò)層與應(yīng)用層[11]，應(yīng)用層進(jìn)行智能處理與應(yīng)用服務(wù)，利用中間件技術(shù)解決不同系統(tǒng)與硬件之間數(shù)據(jù)接口不一致的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)更廣泛、動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)互聯(lián)。在數(shù)據(jù)聯(lián)通的基礎(chǔ)上，檔案收集和歸檔只需構(gòu)建完備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，由系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)分析與深度學(xué)習(xí)得到各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)需要?dú)w檔的檔案，提醒各部門(mén)按時(shí)提交并自動(dòng)完成檔案整理。能夠有效避免人工對(duì)收集整理標(biāo)準(zhǔn)理解千差萬(wàn)別，檔案延期歸檔的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案從產(chǎn)生、收集到保管的高效協(xié)同運(yùn)作。庫(kù)房管理系統(tǒng)中檔案信息來(lái)自前端系統(tǒng)的自動(dòng)捕獲與傳輸，從而為庫(kù)房管理提供完整、可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源。

5.2 功能優(yōu)化拓展。智能化檔案庫(kù)房在開(kāi)發(fā)時(shí)更多地針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和利用需求，而隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，需要將電子檔案納入庫(kù)房智能化管理范疇。電子檔案載體以磁性和光盤(pán)為主，相較于紙質(zhì)檔案而言，不僅受溫濕度、塵埃、光線(xiàn)及有害氣體的影響，還易受磁場(chǎng)影響，造成消磁或退磁，無(wú)法正常讀取電子檔案中的信息。同時(shí)，由于載體壽命較短，需要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。長(zhǎng)期保存與載體脆弱、技術(shù)更迭過(guò)快之間的矛盾使得對(duì)其進(jìn)行智能化管理，提高管理效率的需求更為迫切。電子檔案管理的基礎(chǔ)還是傳統(tǒng)檔案管理，在智能化檔案庫(kù)房中考慮電子檔案的特性進(jìn)行相應(yīng)改造具有可行性，并且能夠解決智能化檔案庫(kù)房投入成本高而適用范圍小的問(wèn)題。

5.3 服務(wù)創(chuàng)新升級(jí)。物聯(lián)網(wǎng)的核心在于應(yīng)用和服務(wù)，智能化庫(kù)房雖然實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的資源整合，方便檔案的存儲(chǔ)與借閱等管理，但也局限于特定檔案的便捷查找與利用，缺少對(duì)檔案資源的深度開(kāi)發(fā)與提煉。在物聯(lián)網(wǎng)的驅(qū)動(dòng)下，應(yīng)更多地關(guān)注檔案的共享性，最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需求。智能化檔案庫(kù)房中檔案的編目信息來(lái)自檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)捕獲或人工著錄，主要包括件號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。用戶(hù)只有在有明確需求的情況下才能查找到特定檔案，而其他大部分檔案都處于沉寂狀態(tài)。而通過(guò)檔案內(nèi)容挖掘，在用戶(hù)檢索時(shí)提供相關(guān)聯(lián)的檔案或根據(jù)內(nèi)容標(biāo)引幫助其檢索到所需檔案，能夠?qū)ⅰ八馈钡臋n案變?yōu)椤盎睢钡馁Y源，促進(jìn)檔案資源的共享利用。

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