我館圖書采編業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐與思考

姚姍姍

[摘要]分析了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的定義、較為成功的外包方式及其優(yōu)勢(shì)，基于對(duì)我館采編業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐，對(duì)采編業(yè)務(wù)外包提出了幾點(diǎn)思考。

[關(guān) ?鍵 ?詞]圖書館;業(yè)務(wù)外包;采編

圖書館是高校的文獻(xiàn)信息資源中心，為全校師生的教學(xué)科研提供服務(wù)，是評(píng)判一所高校建設(shè)的三大標(biāo)準(zhǔn)之一。采編部在圖書館中占有極其重要的地位，它不僅僅承擔(dān)了圖書館信息資源的搜集、組織、加工、管理等工作，而且擔(dān)負(fù)著高校信息資源合理配置的重任。高校圖書館的業(yè)務(wù)部門是采編部，所有文獻(xiàn)信息資源之所以能正常流通至讀者，是因?yàn)椴删幉繉?duì)其進(jìn)行了相關(guān)的處理。因此，采編部的工作質(zhì)量和效率直接影響高校圖書館的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。那么，在這種環(huán)境與要求下，圖書館業(yè)務(wù)外包便隨之而產(chǎn)生。

一、 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的方式

業(yè)務(wù)外包是通過(guò)委托外部企業(yè)或團(tuán)體提供本企業(yè)應(yīng)該由內(nèi)部操作的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和服務(wù)， 以達(dá)到降低生產(chǎn)成本、節(jié)約時(shí)間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化 、專業(yè)化管理的效果[1] ， 同時(shí)企業(yè)更能集中有限的精力有效地完成企業(yè)內(nèi)部的核心任務(wù)和目標(biāo)的一種創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)管理辦法。目前，圖書館業(yè)務(wù)外包有很多種，其中較為成功的有以下幾種：

1.圖書采訪業(yè)務(wù)外包

圖書采訪業(yè)務(wù)外包的模式主要有兩種：一是綱目訂購(gòu)。書商根據(jù)與圖書館的采書合同，依據(jù)圖書館的預(yù)算經(jīng)費(fèi)以及圈定的綱目范圍，將篩選出的圖書送至圖書館，圖書館工作人員再次篩選出合適的圖書。二是書商提供給圖書館征訂書目，采訪人員將圈選出的書目交至?xí)逃嗁?gòu)。我館的采訪業(yè)務(wù)采用的是第二種模式，因?yàn)槲茵^是將從選書編目到圖書入數(shù)據(jù)庫(kù)的整個(gè)流程實(shí)行全部外包，那么這種模式較第一種省去了返退書商不合適圖書這一環(huán)節(jié)，不論是在工作環(huán)節(jié)還是工作效率上，都有所改進(jìn)。

此外，不論圖書館采取哪種模式，書商都要對(duì)圖書館的館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行查重，防止重復(fù)購(gòu)買圖書，優(yōu)化館藏配置，使購(gòu)書資金得到最大化利用。

2.圖書物理形態(tài)加工業(yè)務(wù)外包

圖書的物理形態(tài)有很多，如條形碼、書標(biāo)、磁條，圖書館館藏圖章和保護(hù)膜等。這種業(yè)務(wù)外包有兩種加工模式，一是書商在公司加工，另一種是書商到館加工，這種模式需要考慮的因素相對(duì)較多，如業(yè)務(wù)量、書商公司的能力等。

3.圖書編目數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)外包

圖書采編業(yè)務(wù)外包除了物理形態(tài)加工業(yè)務(wù)外包外，還涵蓋了編目數(shù)據(jù)的外包，圖書的著錄和分類等全部交由書商來(lái)完成。日本、美國(guó)等圖書館在20世紀(jì)七八十年代就已將編目業(yè)務(wù)外包，目前比較知名的編目數(shù)據(jù)源是OCLC，因?yàn)樗匈|(zhì)量高且費(fèi)用低的優(yōu)點(diǎn)[2]。中國(guó)各館是在20世紀(jì)90年代開始采用編目外包。即使編目外包，圖書館采編人員也與書商制定正確統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)外包的數(shù)據(jù)進(jìn)行指導(dǎo)和質(zhì)量監(jiān)控。

二、圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)

1.降低圖書館的運(yùn)營(yíng)成本

首先，圖書館向社會(huì)招投標(biāo)，其次中標(biāo)的書商將承包該圖書館的圖書采編業(yè)務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)每種圖書的原始分編成本在10～15元，但是從套錄或由書商分編數(shù)據(jù)，成本僅有0.3元。[3]由此可見，圖書編目業(yè)務(wù)外包可以最大化地利用外部專業(yè)資源，大大降低圖書館的運(yùn)作成本。

2.彌補(bǔ)人力資源的不足，提高工作效率

目前，圖書館的人事結(jié)構(gòu)的配比普遍不合理，專業(yè)人才和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏造成了工作人員無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代下的圖書館各方面的要求，比如圖書的管理和服務(wù)。同時(shí)，由于工作人員的不足，會(huì)造成新書積壓和滯后的現(xiàn)象，在一定程度上影響了新書的流通，降低了新書的利用率。采編業(yè)務(wù)外包減輕了采編人員大量的工作，工作效率得以提高。

三、圖書館采編業(yè)務(wù)外包案例與分析

1. 實(shí)施流程

2016—2018年，在我院圖書館購(gòu)書競(jìng)標(biāo)中， A公司連續(xù)三年中標(biāo)。整個(gè)實(shí)施流程主要分為四部分：一是圖書公開招標(biāo)，目前，部分書商在招標(biāo)的過(guò)程中會(huì)提供一些附加服務(wù)來(lái)吸引客戶，比如提供紙質(zhì)或電子征訂書目、貼條形碼、書標(biāo)和磁條，蓋圖書館館藏圖章，打印財(cái)產(chǎn)賬等。最后與中標(biāo)書商簽訂具體的采購(gòu)合同后。二是采訪工作，圖書館圖書采選的實(shí)施一方面根據(jù)本圖書館具體的采訪計(jì)劃，另一方面是基于采訪工作，通過(guò)制定一套比較詳細(xì)的信息反饋機(jī)制和讀者調(diào)查來(lái)實(shí)現(xiàn)，最后是從公司提供的征訂書目中選取。最終與書商確認(rèn)訂單。三是數(shù)據(jù)加工，書商根據(jù)與本館制定的加工規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)訂單書目進(jìn)行Marc數(shù)據(jù)加工。最后是圖書的加工，書商根據(jù)合同上承諾的附加服務(wù)對(duì)圖書進(jìn)行加工，直至圖書入館，并順利流通。

2.實(shí)施進(jìn)程

A公司在編目加工之前，圖書館與公司制定提供一套詳細(xì)的加工方案。加工的圖書到館后，館員對(duì)每本書的每條數(shù)據(jù)（包括條形碼、登錄號(hào)、正題名、索書號(hào)、價(jià)格等）進(jìn)行仔細(xì)核驗(yàn)，找出問題并及時(shí)與公司聯(lián)系，制定解決方案，以最快的速度解決問題，保證圖書上架效率。

我院圖書館的經(jīng)費(fèi)有限，導(dǎo)致購(gòu)書數(shù)量非常少，2016—2018年的購(gòu)書數(shù)量分別為9619冊(cè)、8229冊(cè)、5373冊(cè)，經(jīng)驗(yàn)收，A公司在編目過(guò)程中出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤，出錯(cuò)問題分析見表。2016年，出錯(cuò)圖書總計(jì)44種，230冊(cè)，占總冊(cè)數(shù)的2.39%，2017年，出錯(cuò)圖書總計(jì)7種，16冊(cè)，占總冊(cè)數(shù)的0.19%，2018年，出錯(cuò)圖書總計(jì)3種，9冊(cè)，占總冊(cè)數(shù)的0.17%。針對(duì)出錯(cuò)的數(shù)據(jù)和圖書，A公司及時(shí)派工作人員到我館進(jìn)行解決，均在一天內(nèi)得以解決。通過(guò)連續(xù)三年的合作，A公司的出錯(cuò)率也在逐年降低，由2016年的2.39%降低至2018年的0.17%，總而言之，我館的采編業(yè)務(wù)外包是成功的，解決了因人力和資金不足等而造成的一系列問題。

四、我館采編業(yè)務(wù)外包的思考

1.進(jìn)一步規(guī)范加工標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是順利完成工作的前提條件。在整個(gè)加工過(guò)程中，我館采編人員與書商只是口頭上確定加工規(guī)則，缺少具體的書面方案，這也是造成出錯(cuò)的問題之一。因此，這就要求我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦幸粩嗟貢虦贤?，確定具體的，能達(dá)成共識(shí)的加工方案。

2.建立嚴(yán)格的書目數(shù)據(jù)審查制度

嚴(yán)格的審查是保證館藏資源質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。在加工之前，采編人員需要協(xié)助書商對(duì)本館的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行查重。要保證查重質(zhì)量，需要從ISBN、正題名、著者、出版社等各個(gè)途徑進(jìn)行檢索。而目前與我館合作的書商僅僅是對(duì)ISBN查重，這就產(chǎn)生了重復(fù)圖書書目，從而降低了館藏資源質(zhì)量。

3.建立良好的溝通機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)管力度

圖書館與書商只有在充分有效的溝通下，才能使工作更加順利。同時(shí)，在書商加工的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)書商進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與書商協(xié)商處理，使問題才會(huì)及時(shí)得以解決，提高工作效率。

從近幾年我館的采編業(yè)務(wù)外包的經(jīng)歷來(lái)看，這種工作模式是成功的，但是它依然存在一定的局限性，但是它體現(xiàn)了在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館轉(zhuǎn)型過(guò)程中圖書館職能社會(huì)化的必然趨勢(shì)[4]。隨著聯(lián)機(jī)編目工作的日益標(biāo)準(zhǔn)化，書商服務(wù)和流通市場(chǎng)的日益成熟，采編業(yè)務(wù)外包這種工作模式會(huì)越來(lái)越被我國(guó)圖書館界接受，并廣泛運(yùn)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗麗. 高校檔案館業(yè)務(wù)外包研究[D].保定：河北大學(xué)，2013.

[2]石繼平.圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包及其策略[J].圖書館雜志 ，2004（4）：25-27.

[3]陳曉輝.對(duì)我館圖書館采編業(yè)務(wù)外包的思考[J].貴圖學(xué)刊，2009（3）：25-26.

[4]郭曉蘭.高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包模式研究[J].河南圖書館學(xué)刊，2010（2）：5-8.

作者簡(jiǎn)介：姚姍姍（1989—），女，山西衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院，圖書館，在職。

作者單位：山西衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院圖書館