淺談如何做好新時(shí)代交通部門(mén)檔案管理工作

都曉京 王珊

摘要：本文就重點(diǎn)對(duì)交通單位的檔案管理過(guò)程做出了闡述?？梢哉f(shuō)檔案管理具有無(wú)可替代的現(xiàn)實(shí)意義，如果將現(xiàn)代的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理過(guò)程中，能夠促進(jìn)交通單位檔案管理工作質(zhì)量和水平的增強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；交通部門(mén)；檔案管理；工作對(duì)策

引言

立足交通部門(mén)，其擁有多樣化檔案資料，源于部門(mén)管理實(shí)踐，同時(shí)，載體具有多元化特征，涵蓋文字、圖表以及影像資料等，保存價(jià)值突出?；诖耍煌ú块T(mén)管理營(yíng)運(yùn)部門(mén)為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，要重視采取更加科學(xué)高效的管理模式，增強(qiáng)管理有效性，為經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益的獲取提供有力支持。檔案管理規(guī)范化水平不高，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)部門(mén)管理情況的有效引導(dǎo)，易出現(xiàn)管理無(wú)效現(xiàn)象。由此可見(jiàn)，交通部門(mén)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化是保障交通部門(mén)可持續(xù)發(fā)展的根本，可以強(qiáng)化信息依據(jù)的可靠性與準(zhǔn)確性。

一、交通部門(mén)檔案管理工作的內(nèi)容

（一）檔案的收集工作

交通單位內(nèi)勤工作環(huán)節(jié)多，所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)也會(huì)非常多，并且這些信息數(shù)據(jù)都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)作用，因此，就需要加大對(duì)信息數(shù)據(jù)記錄、收集、管理的重視程度。內(nèi)勤檔案的收集是保證相關(guān)管理環(huán)節(jié)高效開(kāi)展的先決條件。隨著社會(huì)的發(fā)展和文字資料記載形式的更新和變化，現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案文獻(xiàn)資料不僅僅局限于紙質(zhì)的文檔記錄形式，呈現(xiàn)出記錄形式多樣化的特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，交通部門(mén)檔案的記錄形式開(kāi)始以影像作品、圖片資料、文字文檔等方式記錄，這在一定程度上增加了辦公室檔案收集管理的難度。檔案要以各種形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，形成機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案資料的完整性，這些都是檔案的收集工作。

（二）檔案的整理工作

交通單位的內(nèi)勤工作會(huì)涉及到各部門(mén)的業(yè)務(wù)，所以其中項(xiàng)目也會(huì)非常繁雜。在這樣的條件下，其中的檔案資料也非常多，那么檔案的整理過(guò)程也必然會(huì)涉及到繁雜的細(xì)節(jié)，不同形式的資料都會(huì)相互摻雜，應(yīng)該做出高效的整理。也就說(shuō)結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)這些散放的資料做出類(lèi)別的劃分，之后再做出裝訂和歸檔，以此將原本散亂的資料整理為具有重要價(jià)值的檔案。在信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用的現(xiàn)今時(shí)期，通常都會(huì)利用智能終端設(shè)備對(duì)資料進(jìn)行類(lèi)別劃分、并結(jié)合信息產(chǎn)生時(shí)間、重要等級(jí)等進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)。

（三）檔案的鑒定工作

交通部門(mén)包含諸多工作組，各工作組的業(yè)務(wù)項(xiàng)目也非常繁雜，所以其中內(nèi)勤工作組的檔案資料也會(huì)非常多，這些檔案的類(lèi)別和重要等級(jí)也具有明顯差異。那么在具體管理過(guò)程中，就可以在信息記錄、裝訂、歸檔等環(huán)節(jié)，結(jié)合其重要等級(jí)做出劃分和管理，要想保證其等級(jí)劃分的科學(xué)性，就需要由相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員做出全面的鑒定，之后再對(duì)各等級(jí)檔案確定出管理時(shí)間。對(duì)檔案重要等級(jí)進(jìn)行鑒定，不僅能夠促進(jìn)管理過(guò)程的條理化，還能夠?yàn)楹罄m(xù)的信息調(diào)取提供便利。

（四）檔案的保管工作

在檔案管理工作進(jìn)行中，其管理質(zhì)量會(huì)關(guān)系到檔案資料的完善性和紙張良好狀態(tài)的保持，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案劃分出重要等級(jí)，能夠延緩檔案資料的使用期限，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。開(kāi)展檔案管理工作是保證相關(guān)資料完善、完整的最佳方法，能夠充分強(qiáng)化檔案資料的運(yùn)用程度和能力。

二、新時(shí)代交通部門(mén)檔案管理工作對(duì)策

（一）結(jié)合實(shí)際，構(gòu)建綜合高效的檔案管理制度

對(duì)于交通部門(mén)而言，要結(jié)合部門(mén)發(fā)展實(shí)際，以運(yùn)營(yíng)檔案管理文件為基礎(chǔ)，合理啟動(dòng)檔案工作制度建設(shè)，強(qiáng)化綜合管理。在制度構(gòu)建過(guò)程中，要囊括整個(gè)檔案管理流程與各個(gè)環(huán)節(jié)。也就是說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合化管理，積極建立檔案收集、整理、保管以及開(kāi)發(fā)利用等多方面的工作方法與機(jī)制，同時(shí)進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善。另外，要做好職權(quán)劃分，保證分工合理，職責(zé)明確，以便為檔案管理工作有序開(kāi)展提供有利條件，維護(hù)檔案資源的安全性與可靠性，全面提高檔案管理規(guī)范化水準(zhǔn)。

（二）夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存

對(duì)于交通部門(mén)而言，檔案管理工作離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施。因此，要結(jié)合部門(mén)發(fā)展，在硬件上進(jìn)行加強(qiáng)，主要涉及專(zhuān)業(yè)的管理部門(mén)、高性能的檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所以及先進(jìn)的管理軟件等，為檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造機(jī)會(huì)。交通部門(mén)檔案管理多采取紙質(zhì)方式。隨著行業(yè)不斷發(fā)展，大量信息資料產(chǎn)生于營(yíng)運(yùn)過(guò)程，信息量規(guī)模巨大，信息內(nèi)容復(fù)雜，紙質(zhì)檔案管理凸顯滯后性，與行業(yè)發(fā)展以及資源利用不相適應(yīng)。因此，要提升檔案管理規(guī)范化水平，重視傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代管理手段的融合，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，與檔案管理實(shí)踐相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資料的高效處理，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，尤其是融入先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)與認(rèn)證技術(shù)，強(qiáng)化前端控制，達(dá)到全過(guò)程管控的目的，滿(mǎn)足動(dòng)態(tài)跟蹤與管理的目的，有效維護(hù)電子檔案的可靠性，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔與營(yíng)運(yùn)的同步性。與此同時(shí)，做好電子檔案安全管理，正視其在數(shù)字化與集約化方面的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存，發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，為檔案管理規(guī)范化水平的提高奠定基礎(chǔ)。

（三）重視編研，力求編研精細(xì)化、全方位化

首先，落實(shí)檔案編目工作，做好案卷的目錄以及文件目錄檢索工具建設(shè)。其次，要做好臺(tái)賬以及日常編研工作，構(gòu)建全宗指南，尤其關(guān)注項(xiàng)目實(shí)例匯編等工作。最后，要結(jié)合實(shí)際營(yíng)運(yùn)情況，編寫(xiě)能夠反映實(shí)際營(yíng)運(yùn)的材料，尤其要關(guān)注收費(fèi)站等特殊事件案例，強(qiáng)化營(yíng)運(yùn)情況綜合分析，達(dá)到對(duì)各種編研報(bào)告的整編。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

具體來(lái)講，要以專(zhuān)業(yè)化為目標(biāo)，結(jié)合部門(mén)管理實(shí)際，了解檔案管理流程，重視細(xì)節(jié)管控，促進(jìn)檔案收集與歸檔的有序推進(jìn)。另外，立足信息社會(huì)，要重視信息素養(yǎng)的增強(qiáng)，以信息技術(shù)為支持，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提升管理效率，為檔案信息的查詢(xún)、檢索以及利用創(chuàng)造便捷的條件。為了保障管理者符合崗位要求，要做好崗前考核，融理論與實(shí)踐于一體。只有考核通過(guò)的人員才能參與檔案管理工作。另外，要重視開(kāi)展人員培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理知識(shí)以及信息化技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，為檔案管理工作實(shí)效性的增強(qiáng)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

結(jié)語(yǔ)

在信息化環(huán)境中，各地區(qū)交通單位也應(yīng)該以與時(shí)俱進(jìn)的思想，來(lái)對(duì)檔案管理模式做出創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理的項(xiàng)目和流程，對(duì)其進(jìn)行整體上的創(chuàng)新，以強(qiáng)化這方面管理的時(shí)效和水平，為交通單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)良好發(fā)展創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

[1] 高真.新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：119.