淺議辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理

聶瑋麗　李紅梅　剡鳳霞　梁正緩

【摘 要】接待工作看似簡單，實則紛繁復(fù)雜，它不但是辦公室工作中一項重要的任務(wù)，而且接待水平的高低集中代表著一個單位的整體形象。論文對如何做好辦公室的接待工作進(jìn)行了探討，對接待工作應(yīng)注意的事項進(jìn)行了分析，并就如何做好辦公室接待工作提出具體的建議。

【Abstract】The reception work seems simple， but it is complex. The reception work is not only an important task in office work， but also the level of reception represents the overall image of a unit. This paper discusses how to do well the reception work in the office， analyzes the matters needing attention in the reception work， and puts forward concrete suggestions on how to do well the reception work in the office.

【關(guān)鍵詞】辦公室;接待;細(xì)節(jié);服務(wù);大局意識

【Keywords】office; reception; details; service; overall awareness

【中圖分類號】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）08-0041-02

1 引言

在接待活動中，工作人員要做一個有心的人，要做到“律已、敬人、知禮、守禮”。對于參與接待的工作職員來說，所謂做到有心就是要想別人想不到的、想到之后還要比別人做得更好，對自己要求嚴(yán)格，保證自己事事都要做得完美。保證做到接待工作流程嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范有序、熱情周到、耐心細(xì)致。

2 確定接待指南

在具體的接待工作開始之前，詳細(xì)了解嘉賓級別、行程，以及接待規(guī)格，保證接待質(zhì)量。對于醫(yī)院來說，接待活動多且復(fù)雜，因為平時不但要迎接省、市、區(qū)級衛(wèi)生行政部門的各項檢查工作，而且還要接待很多參觀學(xué)習(xí)考察的兄弟單位。同時，醫(yī)院為做好便民服務(wù)，方便患者就醫(yī)，減少轉(zhuǎn)院人次，每周都要外請省內(nèi)外科專家、教授進(jìn)行手術(shù)教學(xué)和講座。因此，各類接待任務(wù)計劃必須要周詳，安排要謹(jǐn)慎。對于餐飲、車輛、接機(jī)，參觀或會務(wù)類型及地點、人員等各個工作環(huán)節(jié)要做到嚴(yán)格把控，工作人員必須要養(yǎng)成一絲不茍的工作習(xí)慣。

3 及時良好的溝通是接待任務(wù)順利完成的保證

工作人員及時做好上情下達(dá)，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，動員其他同事，調(diào)動員工的工作積極性，挖掘員工潛能，發(fā)揮專長，根據(jù)個人能力安排部署相應(yīng)的工作。同時，還要及時請教上級部門，積極爭取上級部門的支持。學(xué)習(xí)和體悟領(lǐng)導(dǎo)的高度和遠(yuǎn)見是保證接待水平提升的關(guān)鍵。

4 落實任務(wù)，責(zé)任到人

根據(jù)具體接待任務(wù)，甘肅省金昌市中心醫(yī)院建立了一套接待系統(tǒng)，與應(yīng)急預(yù)案一樣，根據(jù)活動策劃啟動相應(yīng)的方案。各部門緊密配合，明確任務(wù)，細(xì)化責(zé)任，專人負(fù)責(zé)。例如，在金昌市中心醫(yī)院隆重慶祝50周年院慶之際，邀請了眾多省內(nèi)外、市內(nèi)外嘉賓，場面盛大隆重。就接待工作而言，雖然許多環(huán)節(jié)從很早就開始著手準(zhǔn)備，但有些細(xì)節(jié)問題，只有到活動開始前夕才能確定，如省、市、公司領(lǐng)導(dǎo)出席的人數(shù)、確切時間，還有發(fā)出請柬后，參加人員的反復(fù)更換，很多不確定因素加大了接待的難度，造成接待工作的煩瑣與緊張。所以接待工作一定要落實任務(wù)分工，盯人盯事，追蹤過程。辦公室就是總調(diào)度，要掌握全局，及時督促各項工作任務(wù)的進(jìn)展情況，才能取得令人滿意的成效。

5 注重細(xì)節(jié)，把小事做好

家常事最難做到最好，因為人的要求是不斷增加和變化的。小到最簡單的衣食住行，工作人員均需一一落實。包括與來賓就天氣情況進(jìn)行溝通，告知其著衣事項;飲食上，要了解他們的喜好與禁忌;住宿上，房間的規(guī)格，冷暖，包括水果的擺放，都要提前考慮周全;行程安排上，使銜接做到緊湊的同時，還不能讓嘉賓感到疲憊。在十一長假前，金昌市中心醫(yī)院接待了國家衛(wèi)生部原副部長王隴德及衛(wèi)生部人事司副司長常繼樂一行，從九月中旬就開始對活動進(jìn)行籌備，直到開始之前，工作人員還在就一些細(xì)節(jié)問題進(jìn)行溝通，如院士的講稿試播、兩處會場的安排、院士的用餐習(xí)慣等都要再三確認(rèn)。俗語說，沒有做不到的，只有想不到的。對于接待工作來說，很多時候不是工作做不好，只是沒想周全而已。通過每次接待活動的參與，工作人員應(yīng)不斷提升對接待工作的復(fù)雜性與重要性的認(rèn)識，深地體會到“學(xué)無止境”，學(xué)問無處不在。

6 全面總結(jié)，揚長避短

每一次接待活動后的總結(jié)很重要，會使今后接待工作責(zé)任分工明確，條理更清晰，以此來提高接待效率和接待質(zhì)量，在每一次活動中一給嘉賓留下良好印象的除了單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就是人們常說的“律已、敬人、知禮、守禮”。在接待時，接待人員衣著要整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，掌握尺度，把握分寸，要做到樸實、真誠、熱情。同時，工作人員更要注意平時的學(xué)習(xí)和積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

7 結(jié)語

接待工作是一項系統(tǒng)的工程，涉及的學(xué)問專業(yè)范圍廣，接待人員要認(rèn)真貫徹落實接待的相關(guān)管理規(guī)定，堅持圍繞中心，服務(wù)大局，不斷優(yōu)化細(xì)化工作流程，健全完善接待制度體系，積極構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)有力、部門協(xié)作、資源整合的大格局，拓展平臺，創(chuàng)新工作方法，營造更加優(yōu)越和高效高質(zhì)的工作環(huán)境。