事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略探索

摘 要：檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位深化改革的重點(diǎn)任務(wù)之一，是提升事業(yè)單位內(nèi)部管理秩序、充分利用檔案資源的必經(jīng)之路。本文對(duì)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略進(jìn)行探究，分析目前事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中存在的突出問(wèn)題，并對(duì)其解決和優(yōu)化給出針對(duì)性的意見(jiàn)，提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

檔案是事業(yè)單位各類內(nèi)部資料的集中體現(xiàn)，當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)下，檔案也成為事業(yè)單位優(yōu)化發(fā)展的一項(xiàng)信息資源。檔案規(guī)范化管理是對(duì)以往檔案管理工作流程、要求、方式方法的統(tǒng)一，能夠有效解決事業(yè)單位檔案管理觀念及方法落后、無(wú)法適應(yīng)逐漸增加檔案管理需求的局面。為進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范性，需要對(duì)其優(yōu)化策略進(jìn)行總結(jié)。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在問(wèn)題

1）重視程度不足。檔案規(guī)范化管理雖已進(jìn)入全面普及階段，但部分事業(yè)單位依然存在認(rèn)識(shí)程度不夠、重視程度不足的問(wèn)題。不少單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理與事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的發(fā)揮并無(wú)直接聯(lián)系，無(wú)需投入過(guò)多的人力或物力資源。認(rèn)識(shí)上的缺失使事業(yè)單位檔案管理工作沿用傳統(tǒng)理念和方法，規(guī)范化程度提升困難，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)單位檔案資源合理利用。

2）方式方法落后。檔案規(guī)范化管理水平的提升是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不少單位在管理方式方法上創(chuàng)新性不足，導(dǎo)致管理方式與檔案規(guī)范化管理需求相脫節(jié)[1]。檔案管理人員面臨繁重的工作壓力，但卻找不到有效提升工作效率的方式。例如，目前仍被采用的人工管理方法，將檔案資料進(jìn)行人工編號(hào)、記錄，存放在檔案室。進(jìn)行調(diào)取和查閱時(shí)，首先要翻閱管理檔案然后再到相應(yīng)的存放地點(diǎn)進(jìn)行尋找。不但檔案管理工作效率低下，其他部門(mén)或單位想要進(jìn)行資料查詢和借閱也面臨一定麻煩。

3）缺乏統(tǒng)一規(guī)范。檔案規(guī)范化管理涉及到很多細(xì)節(jié)的工作，只有在統(tǒng)一、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)之下，各項(xiàng)管理活動(dòng)才能規(guī)范化開(kāi)展，達(dá)到提升效率、提高質(zhì)量的目的。但受到重視程度不足、工作創(chuàng)新意識(shí)缺失等問(wèn)題的限制，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理制度有待完善。部分工作有無(wú)據(jù)可依的現(xiàn)象，檔案管理趨于粗放式管理。

4）信息化程度不夠。信息化手段的融入是時(shí)代發(fā)展給檔案規(guī)范化管理帶來(lái)全新優(yōu)化契機(jī)，也是應(yīng)對(duì)越來(lái)越高工作壓力的必然選擇。紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡使信息化設(shè)備缺失、人才缺口、平臺(tái)建設(shè)投入不足等問(wèn)題逐漸凸顯。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理優(yōu)化策略

1）提升檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及其優(yōu)化是時(shí)代發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作提出的必然要求，關(guān)系到事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)的實(shí)現(xiàn)。在此背景下，檔案規(guī)范化管理理念應(yīng)深入到每位事業(yè)單位職工思想當(dāng)中，要求檔案管理人員嚴(yán)格依照規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)也要求開(kāi)展相關(guān)工作，并注重檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新。要求其他職工積極配合檔案規(guī)范化管理工作的順利開(kāi)展，并嚴(yán)格遵守規(guī)范化管理體系中提出的檔案調(diào)取、借閱、資料提交等流程的要求。因此，加大宣傳教育，自上而下提升內(nèi)部人員對(duì)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)和重視程度，作為檔案規(guī)范化管理的首要優(yōu)化措施。例如，通過(guò)事業(yè)單位微信公眾號(hào)、內(nèi)部網(wǎng)站、單位宣傳欄等渠道，對(duì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行宣傳，在職工例會(huì)或?qū)ｉT(mén)的培訓(xùn)活動(dòng)中，強(qiáng)調(diào)檔案管理優(yōu)化升級(jí)對(duì)于本單位發(fā)展的必要性和必然性，明確檔案管理人員及其他職工在檔案規(guī)范化管理優(yōu)化中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，加深理解，確保檔案管理相關(guān)工作能夠順利、高效推進(jìn)，取得全體職工的配合。

2）改善檔案規(guī)范化管理方法。在具備較高的檔案規(guī)范化管理意識(shí)之后，管理方法的科學(xué)性就直接決定了檔案管理質(zhì)量及水平的高低。結(jié)合事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理需要，提出以下幾點(diǎn)可執(zhí)行度較高的創(chuàng)新管理方法。第一，加強(qiáng)保密工作。宣傳檔案規(guī)范化管理理念的同時(shí)，普及《保密法》，要求全體職工嚴(yán)守相關(guān)法規(guī)要求，將檔案資料視為事業(yè)單位有價(jià)值的信息資源，嚴(yán)禁外泄[2]。例如，結(jié)合檔案資料的實(shí)際屬性，合理劃定保留時(shí)間，未經(jīng)允許，禁止任何人進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拍攝或抄錄。設(shè)置檔案保密等級(jí)，并針對(duì)不同等級(jí)檔案的重要程度，限制檔案調(diào)取、查閱權(quán)限。發(fā)生檔案調(diào)取、借閱等行為時(shí)，應(yīng)持有上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)信或單位介紹信。對(duì)借閱憑證進(jìn)行存檔保留，以備發(fā)生逾期、損壞等情況時(shí)的追責(zé)。第二，定期清理檔案。事業(yè)單位檔案資料體量龐大，其中不乏一些利用價(jià)值較低、無(wú)需繼續(xù)保留的檔案。這些檔案的存在增加了檔案規(guī)范化管理工作壓力，是一種變相的資源浪費(fèi)。因此要求檔案管理部門(mén)定期清理，對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選和分類，將低價(jià)值或無(wú)價(jià)值檔案篩出統(tǒng)一處理。第三，檔案資料規(guī)范化處理。將結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息量較大的檔案進(jìn)行重新整理，整合其中關(guān)聯(lián)程度較高的部分，并對(duì)頁(yè)碼不全、無(wú)目錄等檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編輯，保證檔案資料本身的規(guī)范性，方便后期管理利用。第四，統(tǒng)一分類號(hào)。檔案規(guī)范化管理必然要有信息化管理手段的加入，在信息化管理過(guò)程中，檔案分類號(hào)即成為最重要的管理參考。要求結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案分類號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)。檔案分類的同時(shí)進(jìn)行信息審核，挖掘其中規(guī)范性不足的部分，及時(shí)糾正。

3）構(gòu)建檔案規(guī)范化管理體系。制定事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理體系，對(duì)各項(xiàng)管理、利用、優(yōu)化工作的開(kāi)展進(jìn)行理論指導(dǎo)。管理體系的內(nèi)容應(yīng)緊密貼合單位檔案管理工作的實(shí)際需求，其中既要有堅(jiān)決遵守的部分，又要留有一定的靈活空間，以便根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化對(duì)管理體系進(jìn)行升級(jí)和完善。檔案規(guī)范化管理體系中應(yīng)涵蓋人員權(quán)責(zé)劃分、檔案管理工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、其他部門(mén)及職工輔助責(zé)任規(guī)定等。劃分檔案規(guī)范化管理工作模塊，配置適當(dāng)?shù)娜藛T專職負(fù)責(zé)。執(zhí)行崗位責(zé)任制度，敦促相關(guān)人員合理行使檔案管理權(quán)限，提升檔案管理規(guī)范化程度。執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)中包括對(duì)資料收集、統(tǒng)計(jì)、整理、編輯、存檔、分類等活動(dòng)開(kāi)展的具體要求，并對(duì)檔案調(diào)取、檔案查詢、檔案借閱、檔案保密等涉及到第三方人員的檔案利用過(guò)程進(jìn)行規(guī)范。在非檔案管理部門(mén)，要求積極配合檔案規(guī)范化管理工作的開(kāi)展。例如，結(jié)合各部門(mén)屬性，對(duì)其輔助管理權(quán)責(zé)做出明確規(guī)定，要求選派專門(mén)人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案原始資料的收集和整理。定期將資料提交到檔案管理中心，將檔案規(guī)范化管理發(fā)展成為事業(yè)單位一項(xiàng)常態(tài)化工作，深入到單位日常運(yùn)營(yíng)管理當(dāng)中。

4）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。積極開(kāi)展檔案規(guī)范化管理信息系統(tǒng)建設(shè)，將檔案管理有關(guān)工作整合到同一平臺(tái)。信息化管理系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)文字、圖像、視頻等多種檔案形式，并自動(dòng)對(duì)資料進(jìn)行分類和存儲(chǔ)，有效節(jié)省以往人工管理帶來(lái)的時(shí)間成本，進(jìn)行檔案調(diào)取、查閱時(shí)，也更加便捷。將原始檔案資料錄入、掃描、上傳至信息化平臺(tái)，備份后同時(shí)將紙質(zhì)檔案予以保留[3]。注意信息化風(fēng)險(xiǎn)的防范，例如，安裝系統(tǒng)殺毒軟件、高性能防火墻，配合漏洞掃描等技術(shù)，對(duì)檔案信息化管理環(huán)境進(jìn)行安全防護(hù)。采用密碼訪問(wèn)制度，對(duì)不同職位管理人員的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行限制，以免出現(xiàn)信息盜取、泄漏、損壞風(fēng)險(xiǎn)。此外，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作應(yīng)與日常經(jīng)營(yíng)管理工作相配合，借助信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間信息的高效共享和傳輸，進(jìn)行單位檔案資源的一體化管理，提升檔案規(guī)范化水平。

3 結(jié)論

本文對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理優(yōu)化措施進(jìn)行了總結(jié)，要求各級(jí)單位結(jié)合自身特點(diǎn)，提升檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)、改善檔案規(guī)范化管理方法、構(gòu)建檔案規(guī)范化管理體系、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，打造高效、高質(zhì)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用單位檔案資源。

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作者簡(jiǎn)介

索依拉（1982-），女，內(nèi)蒙古赤峰人，本科，助理工程師、助理館員，文書(shū)檔案規(guī)范化整理方向。