試析數(shù)字時(shí)代高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

肖雪

摘 要：數(shù)字時(shí)代的檔案管理是將數(shù)字化檔案的信息資源進(jìn)行完整保存之后，以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行信息之間的連接，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在不久的將來(lái)，數(shù)字化將在提高人們的生活質(zhì)量方面帶來(lái)許多好處。高校檔案數(shù)字化的工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，將更好的檔案管理水平展現(xiàn)出來(lái)，真正做到高校檔案的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。但是在高校檔案數(shù)字化當(dāng)中也存在著一些如安全保障之類的問題，這些問題很有可能會(huì)對(duì)高校的檔案信息造成丟失、泄露等，因此高校必須將這些問題進(jìn)行解決，才能真正實(shí)現(xiàn)高校的檔案數(shù)字化。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)試析數(shù)字時(shí)代高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí);措施

1 當(dāng)前高校檔案管理工作的基本特點(diǎn)

1.1 緊密化

根據(jù)調(diào)查之后就能發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理工作最顯著的一個(gè)特點(diǎn)就是非常緊密，而且這項(xiàng)工作不僅與學(xué)生之間的聯(lián)系十分密切，對(duì)于教師、校內(nèi)職員的聯(lián)系也是十分緊密的，這里主要以學(xué)生的檔案管理作為主要敘述內(nèi)容。很久以來(lái)，高校檔案管理工作，主要的工作內(nèi)容就是反應(yīng)學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)以及歷史，其中包括學(xué)生的學(xué)業(yè)、文化生活以及思想道德等等。而且，眾所周知的是，國(guó)內(nèi)的高校教育機(jī)構(gòu)，其主要的工作任務(wù)就是為學(xué)生服務(wù)，以便在未來(lái)的教育過程中培養(yǎng)出更多的人才，而檔案管理工作則能將一個(gè)學(xué)生部分的特質(zhì)充分地展現(xiàn)出來(lái)，故此，這項(xiàng)工作不可謂是不重要的。

1.2 智能化

“智能”這一詞匯對(duì)于當(dāng)今時(shí)代種的人民群眾來(lái)說(shuō)，早已經(jīng)不是一種陌生的詞匯了，在社會(huì)中的各項(xiàng)工作當(dāng)中，其實(shí)多多少少都有智能技術(shù)的存在，小到人民群眾所使用的手機(jī)，大到各種知名企業(yè)當(dāng)中所使用的大型智能設(shè)備，而在數(shù)字時(shí)代背景之下的高校檔案管理工作，同樣是具有智能化這一特點(diǎn)的。

1.3 信息化

我們所生活的時(shí)代其實(shí)是一個(gè)信息化程度非常高的時(shí)代，作為一個(gè)普通人，每天在工作和日常的生活中也會(huì)接收到非常多的信息化，而這正是時(shí)代高度信息化的主要體現(xiàn)，因此在這一角度上來(lái)說(shuō)，高校的檔案管理工作也是具有信息化的這一特點(diǎn)的。信息化與緊密化的作用相類似，雖然優(yōu)點(diǎn)比較多，但是還是存在著一定的弊端的，因此就需要在發(fā)展的過程中把握好信息化的程度，使得高校的檔案管理工作在發(fā)展的同時(shí)也能發(fā)揮其更多的作用。

2 數(shù)字時(shí)代高校檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 缺乏先進(jìn)的管理理念

在數(shù)字時(shí)代的社會(huì)背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各項(xiàng)現(xiàn)代化建設(shè)也在不斷的進(jìn)行，高校的基礎(chǔ)設(shè)施也得到了加強(qiáng)，但從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在著很多的問題，雖然高校的檔案管理工作形式和內(nèi)容也在不斷的創(chuàng)新，但是，受傳統(tǒng)思維理念的束縛，管理層對(duì)檔案管理的不重視卻真正制約著檔案管理工作的發(fā)展。因?yàn)樵诟咝ｎI(lǐng)導(dǎo)者看來(lái)，學(xué)校的生存和發(fā)展與學(xué)校的教育有著不可分割的關(guān)系，而對(duì)檔案管理工作不加重視，更認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，雖然大多數(shù)高校也對(duì)檔案工作室進(jìn)行了投資和建設(shè)，但因?yàn)樗枷胗^念的制約和傳統(tǒng)工作習(xí)慣的影響，檔案管理并沒有形成規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，再加上高校管理者并沒有提高對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)與教育力度，這就使檔案管理工作變成了一個(gè)資料儲(chǔ)藏室，起不到檔案管理的真正作用。

2.2 重視度不夠

相關(guān)管理人員甚至是檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度顯然不夠，導(dǎo)致相關(guān)檔案的丟失、泄露以及調(diào)動(dòng)效率較低，這樣一來(lái)相關(guān)單位的管理水平和效率很容易產(chǎn)生問題，這主要是由于檔案管理并不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益等原因?qū)е碌摹?/p>

3 數(shù)字時(shí)代高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)措施

3.1 數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作推動(dòng)高校的信息化進(jìn)程發(fā)展

讓高校管理者能夠更快認(rèn)識(shí)到學(xué)校的發(fā)展必須跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)于學(xué)校中一些已經(jīng)老舊的設(shè)備進(jìn)行更新，讓學(xué)生體會(huì)到不一樣的學(xué)習(xí)環(huán)境，從而利用信息化技術(shù)促進(jìn)高校的發(fā)展。從另一個(gè)角度來(lái)講，也是對(duì)數(shù)字時(shí)代的推廣。學(xué)校是學(xué)生學(xué)習(xí)的場(chǎng)所，高校加強(qiáng)高科技設(shè)備的引入不僅可以加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)習(xí)的興趣，同時(shí)也加強(qiáng)學(xué)生在日常生活中對(duì)數(shù)字化的應(yīng)用，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)數(shù)字時(shí)代的了解，并對(duì)數(shù)字時(shí)代產(chǎn)生興趣。因此，數(shù)字化對(duì)于高校檔案管理工作和高校整體發(fā)展水平來(lái)說(shuō)是一種共同進(jìn)步的關(guān)系。

3.2 建立完善的數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理規(guī)范

數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理活動(dòng)存在的首要問題，便是對(duì)于數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理的活動(dòng)不夠重視，相關(guān)企業(yè)對(duì)于數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理部門給予的支持力度較差，這也就進(jìn)一步導(dǎo)致了數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理部門存在的管理松散問題.為此，需要相關(guān)的管理部門能夠結(jié)合實(shí)際的認(rèn)識(shí)檔案管理問題，對(duì)檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行一定的規(guī)范，確保職責(zé)明確，避免由于職責(zé)不明確和管理監(jiān)督松散，造成的管理活動(dòng)懈怠等問題，明確地進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新，并設(shè)定正確的獎(jiǎng)懲制度，通過正負(fù)兩面激勵(lì)當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理數(shù)據(jù)的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關(guān)管理問題.同時(shí)，想要真正構(gòu)建行之有效的數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案管理安全保障體系，便需要確保相關(guān)的管理制度行之有效，同時(shí)能夠明確地應(yīng)用到當(dāng)前數(shù)字時(shí)代背景下高校檔案的管理工作中，并對(duì)相關(guān)的檔案管理工作提供較為高效的指導(dǎo)。

3.3 對(duì)高校檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效發(fā)展，就必須要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管控，對(duì)所有的電子文件資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，這就需要在高校檔案管理數(shù)字時(shí)代建設(shè)初期就必須要建立健全各項(xiàng)管理制定，加強(qiáng)管理的統(tǒng)一化和各項(xiàng)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中的規(guī)范性。比如，要求檔案的錄入統(tǒng)一格式、統(tǒng)一代碼等等，只有這樣才能為后期的使用奠定基礎(chǔ)。具體而言，就是要在管理制度的約束下進(jìn)行檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，對(duì)一些電子文件的處理，必須要保證符合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，與檔案文件格式相符等等。同時(shí)還要與技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相聯(lián)系，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，以便于后期的查詢和使用。各高校可以根據(jù)自己的實(shí)際需求建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行專題性管理，達(dá)到從目錄到檔案的齊全性，讓管理者在使用檔案資源的電子版時(shí)的感覺與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案一樣的完整和全面。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前檔案管理工作在數(shù)字時(shí)代的融合下，往往能夠通過一系列新的管理模式或者方式，更好地完成對(duì)于檔案的整體精細(xì)化管理工作，同時(shí)促進(jìn)相關(guān)管理單位檔案管理水平的快速上升，提高檔案管理對(duì)于相關(guān)單位管理水準(zhǔn)的促進(jìn)和激發(fā)作用，以便于更好地維持相關(guān)單位的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]朱曉杰.數(shù)字時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].檔案管理，2018（06）.