建立企業(yè)檔案管理新模式的思路研究

阿金秀

摘 要：由于社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)不斷對內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，企業(yè)開始認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，越來越重視檔案管理工作。隨著企業(yè)管理制度的不斷變化，以前的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展需求。目前，企業(yè)在檔案管理方面，對內(nèi)部檔案通過信息化的管理方式，以達(dá)到企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的實(shí)際需求。因此，文章重點(diǎn)對企業(yè)在檔案管理方面存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了完善檔案管理的措施，希望以此可以提升企業(yè)檔案管理效果。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;新模式;思路;研究

1 檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用

1.1 為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)

企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展整個(gè)過程的敘述，是企業(yè)發(fā)展重要的見證。通過對企業(yè)檔案進(jìn)行整理分析，可以讓企業(yè)更加深刻的了解企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，掌握企業(yè)的各項(xiàng)技術(shù)以及管理等各個(gè)方面，為企業(yè)后期的發(fā)展提供相應(yīng)的參考，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2 是提高企業(yè)檔案信息的重要方式

企業(yè)可以通過檔案信息來記錄企業(yè)的重要事項(xiàng)，如專利、版權(quán)等。這些資源關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展和競爭力。雖然每項(xiàng)專利和版權(quán)都有時(shí)間限制，但在專利保護(hù)期內(nèi)，企業(yè)可以對外部授權(quán)，來促進(jìn)自身的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)必須認(rèn)識到提高檔案管理的重要性，采用有效的方式來保護(hù)檔案中的重要資源，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)使用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，加大對檔案的保護(hù)和管理，為企業(yè)后期在技術(shù)的創(chuàng)新上提供支持，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 是推動企業(yè)科技創(chuàng)新的動力

企業(yè)的檔案中存有許多價(jià)值較高的信息。檔案對企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和具備核心競爭力的內(nèi)容有著詳細(xì)的記錄，是員工多年努力的結(jié)果。通過對企業(yè)的原始檔案進(jìn)行分析挖掘，可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。尤其是企業(yè)的原始技術(shù)資源，它可以給技術(shù)部門提供基礎(chǔ)的參考知識，使技術(shù)人員更好的完成對技術(shù)的創(chuàng)新，為技術(shù)人員提供符合實(shí)際情況的發(fā)展思路。此外，檔案管理還有助于激發(fā)技術(shù)人員的潛力和創(chuàng)新能力，使他們充分利用檔案中的信息，完成對技術(shù)的探索和學(xué)習(xí)，在工作中具備克服困難的能力。

1.4 是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段

檔案是一種可以重復(fù)利用的資源，它可以為企業(yè)節(jié)省大量的人力物力，最大限度的減少企業(yè)的生產(chǎn)成本。檔案重復(fù)利用主要是在新的設(shè)計(jì)中反復(fù)利用現(xiàn)有圖紙和材料，以提升檔案重復(fù)使用率。重復(fù)使用檔案可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率，減少各種材料的耗費(fèi)，而且可以讓企業(yè)在市場中贏得更多的時(shí)間，抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)效率的增長。

2 企業(yè)檔案管理中的存在的問題

2.1 檔案管理模式單一

目前，大部分企業(yè)仍采用單一的方式來管理企業(yè)檔案，通過集中管理的方式來對檔案進(jìn)行管理。由于現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以前集中管理檔案的方式早已跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，無法滿足企業(yè)的實(shí)際需求，如果依舊使用老式的管理方式，將直接限制企業(yè)的發(fā)展。有些企業(yè)可能有很多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，或者存在跨區(qū)域經(jīng)營，如果企業(yè)此時(shí)依舊利用老式的檔案管理方式，對檔案進(jìn)行管理，就會導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂，還直接加大了檔案管理者的工作，而且檔案管理人員在工作中還極易出現(xiàn)失誤。因此，企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況，對現(xiàn)有檔案的管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，研究出適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理方式。

2.2 缺乏對檔案管理工作的重視

目前，大多數(shù)的企業(yè)檔案管理方法缺乏嚴(yán)謹(jǐn)和系統(tǒng)性。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）檔案管理的重要性無法得到很好的認(rèn)識，覺得企業(yè)的發(fā)展和檔案管理沒有關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理模式不夠科學(xué)。2）對檔案管理工作投入的時(shí)間和精力不足，部分企業(yè)甚至“外包”檔案管理工作，造成企業(yè)的管理效率過低，使企業(yè)在檔案管理方面非常被動，無法在當(dāng)前的市場競爭中取得較好的成績。

2.3 檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，只有部分效益較好的企業(yè)比較重視檔案管理工作。由于檔案管理起來比較復(fù)雜，需要投入大量的精力和資金，通常，效益較好的企業(yè)，在檔案管理方面都有相應(yīng)的預(yù)算，并將成本保持在最低限度，從而增加企業(yè)的利潤率。此外，這些企業(yè)在檔案管理方面都是利用的數(shù)字管理方式，讓原本復(fù)雜的工作簡單化。但是，絕大多數(shù)的企業(yè)依舊沒有意識到檔案管理的作用，沒有給檔案管理者提供提升管理水平的機(jī)會，在管理中仍采用傳統(tǒng)的方式，導(dǎo)致企業(yè)在市場競爭中沒有任何優(yōu)勢。

3 建立企業(yè)檔案管理的新思路

3.1 檔案管理方式要符合市場需求

企業(yè)希望取得更好的發(fā)展，必須按照市場變化而不斷優(yōu)化內(nèi)部體系，只有適應(yīng)市場需求，企業(yè)才能取得更進(jìn)一步的發(fā)展。檔案管理工作亦是如此，只有順應(yīng)市場需求，才能為企業(yè)奠定取勝的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)在檔案管理方面，必須與市場需求保持一致。在企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理可以為自身的發(fā)展指引方向。因此，必須根據(jù)市場需要，做好企業(yè)信息的存檔和開發(fā)，不斷對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，從而確保檔案可以給企業(yè)后期的可持續(xù)發(fā)展提供更好的支持。

3.2 專業(yè)化檔案管理

要想使檔案管理更趨專業(yè)化，可以從以下方面做起：1）必須根據(jù)政府部門的要求，做好檔案管理工作，全面接受政府的監(jiān)督和指導(dǎo)，但要減少政府對企業(yè)管理的過多干涉;2）接受社會各界的監(jiān)督和指導(dǎo)，讓企業(yè)的檔案管理與社會發(fā)展需要一致。從日后的發(fā)展趨勢可以看出，企業(yè)自行對檔案管理已經(jīng)是必然趨勢，單單靠政府部門的管理已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的步伐。因此，企業(yè)一定要在檔案管理方面加大力度，積極對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，從而以專業(yè)化的方式對企業(yè)檔案進(jìn)行管理。

3.3 在檔案管理中，加大對信息化技術(shù)的使用

企業(yè)在檔案管理工作中，可以加大對信息集成技術(shù)的使用，讓檔案管理工作更加簡單化，此方式也是管理檔案的有效方式。企業(yè)可以通過構(gòu)建信息管理部門，從而給檔案管理提供更好的支持，這樣做，可以完成對檔案信息的收集和處理，并且可以有助于對企業(yè)發(fā)展信息進(jìn)行及時(shí)分析。此外，還可以通過信息集成技術(shù)完成對檔案動態(tài)狀態(tài)的監(jiān)控，更好的對檔案中的信息進(jìn)行協(xié)調(diào)。通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)以圖片或視頻的方式將檔案錄入系統(tǒng)，讓相關(guān)人員可以更直觀的完成對檔案信息的提取，從而切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的效率。

3.4 加大對檔案管理人員能力和素質(zhì)的培訓(xùn)

企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)，1）應(yīng)制定嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)聘人員的工作能力和素質(zhì)進(jìn)行綜合考量，選擇各方面都比較突出的專業(yè)人才。2）為使現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)和能力得到提升，企業(yè)可以通過定期組織培訓(xùn)的方式，給員工普及檔案管理方面的專業(yè)知識、法律知識和相關(guān)制度等，確保每個(gè)員工都具備較高的管理能力和工作熱情，從而使檔案管理的效率得以提升。3）構(gòu)建檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行不斷改進(jìn)優(yōu)化，從而提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語

總之，當(dāng)前的企業(yè)在檔案管理方面還存在許多不足，因此，企業(yè)必須加大對檔案管理工作的力度，提高相關(guān)管理者的素質(zhì)和管理能力，不斷對檔案管理制度進(jìn)行完善，構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的管理制度，將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，以提升企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)取得更好的發(fā)展。

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