建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施

梁珊珊

【摘要】結合建筑工程檔案管理內(nèi)涵，本文對建筑工程檔案管理的重要性展開了分析，然后從檔案管理信息化建設、檔案管理制度完善、全過程控制管理、檔案質(zhì)量控制四個方面提出了科學化的檔案管理措施，希望能夠為建筑工程檔案管理工作提供保障。

【關鍵詞】建筑工程;檔案管理;科學化管理

在建筑工程的前期報批、執(zhí)行、竣工等各個環(huán)節(jié)，都將產(chǎn)生大量文件資料，涉及工程招投標、設計、施工等各項管理工作，需要建立相應檔案，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的有效管理。應認識到建筑工程檔案管理的重要性，通過科學化管理為工程建設提供可靠數(shù)據(jù)支撐，繼而有效推動建筑行業(yè)的發(fā)展。

一、建筑工程檔案管理內(nèi)涵及重要性

（一）建筑工程檔案管理內(nèi)涵。從建筑工程檔案管理內(nèi)容來看，主要需要完成前期文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工文件等文件資料的管理，而這些文件資料分別形成于工程立項、審批、設計、組織、施工、竣工等不同環(huán)節(jié)，想要實現(xiàn)全部數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、處理和存儲顯然具有一定難度。開展建筑工程檔案管理工作，即要保證工程檔案能夠?qū)こ虒嶓w相關內(nèi)容進行真實、完整記錄，能夠與實體建設同步生成，覆蓋工程建設的全過程，使工程質(zhì)量得到真實、系統(tǒng)的體現(xiàn)。作為工程最原始的資料，工程檔案具有重要利用價值，因此檔案管理需要實現(xiàn)檔案充分利用，為工程設計、建設等工作的開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。作為檔案管理人員，需要依托先進技術、管理方法開展系列管理活動，確保工程檔案資料能夠得到真實、完整、系統(tǒng)的采集、分析、存儲、處理和利用，繼而使檔案價值得到充分體現(xiàn)。

（二）建筑工程檔案管理的重要性。作為建筑工程實施體現(xiàn)，工程檔案是城市發(fā)展的見證者，能夠為城市建設提供寶貴資源，成為以文字、圖像、視頻等各種形式存在的城市管理活動證明資料，為城市現(xiàn)代化建設提供數(shù)據(jù)信息保障。加強工程檔案管理，能夠使各個檔案得到完整、規(guī)范的保管，實現(xiàn)對工程建設過程中各種流程和問題的記錄，為工程今后維修和養(yǎng)護提供參考資料。在城市管理工作中，可以根據(jù)這些資料實現(xiàn)建筑物周邊作業(yè)安排，科學開展城市防災、救災工作，為城市規(guī)劃建設提供重要依據(jù)。從建筑行業(yè)發(fā)展角度來看，加強檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)豐富建設經(jīng)驗的累積，在后續(xù)工程建設提供科學指導，同時也能為建設技術的發(fā)展指明方向，推動行業(yè)的發(fā)展與進步。對于建筑本體來講，檔案管理能夠為今后建筑使用期限的評估提供參數(shù)，對建筑物特點和環(huán)境地基參數(shù)等各種特性進行準確描述，確保建筑物安全系數(shù)評定工作得以科學開展，從而使存在的安全隱患得到及時消除，以免今后建筑物使用存在安全事故。此外，從建筑工程學角度來看，檔案管理工作的開展能夠?qū)崿F(xiàn)各種項目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和研究，為工程學科研究提供材料，從而使檔案資料得到充分利用，推動工程學科的合理化發(fā)展。由此可見，建筑工程檔案管理工作的開展不僅具有實踐價值，同時也具有學術價值，能夠帶來可觀經(jīng)濟效益和社會效益，為社會發(fā)展作出貢獻。

二、建筑工程檔案的科學化管理措施

（一）加強檔案管理信息化建設。在信息技術取得快速發(fā)展的背景下，想要實現(xiàn)工程檔案的科學化管理，還應引入科學技術，實現(xiàn)檔案管理信息化建設，推動檔案管理工作的高效開展。為此，需要加強建筑企業(yè)基礎設施建設，完成企業(yè)局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建設，同時建立數(shù)據(jù)中心機房，完成服務器、計算機等硬件設備的配置，為檔案管理工作的開展提供信息技術支撐。確保企業(yè)網(wǎng)絡能夠覆蓋各個角落，才能實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，采用信息技術完成全部檔案信息的采集、整理和分析，使各個環(huán)節(jié)信息得到整合。在實踐工作中，需要完成檔案管理信息系統(tǒng)的建設，開發(fā)適合建筑工程檔案管理的系統(tǒng)和軟件，實現(xiàn)檔案信息的集中采集，從而使檔案資料的真實性得到保證。在檔案資料存儲方面，需要完成檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，采取有效的安全防御技術措施，確保檔案信息安全。在檔案管理與信息系統(tǒng)融合的過程中，需要建立相應的信息管理平臺，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)各種系統(tǒng)的對接，借助統(tǒng)一接口進行各種信息的收集和整理，生成相應檔案表格，為檔案資料使用提供便利。通過加強工程檔案管理信息化建設，可以信息技術為支撐高效開展檔案資料采集、分析、處理等各項工作，并且實現(xiàn)檔案資源的共享，從而使工程檔案的價值得到充分體現(xiàn)。

（二）完善建筑工程檔案管理制度。在檔案科學化管理方面，需要建立完善的管理制度標準，確保檔案資料能夠得到科學分類、采集，得到嚴格質(zhì)量控制和驗收管理。實際開展檔案管理工作時，需要結合檔案內(nèi)容特點進行管理制度體系的建立，加強工程檔案規(guī)劃管理，將檔案管理工作納入工程日常管理工作，確保工程建設各環(huán)節(jié)檔案資料能夠得到及時、有效管理。為此，建筑企業(yè)需要建立檔案信息管理部門，負責召開討論會議，與參與工程建設的各部門負責人一同完成檔案管理辦法的制定。通過深入溝通和交流，對工程項目進行調(diào)研分析，能夠做好管理辦法起草和修訂工作，確保制度得以落實。在實際進行檔案歸檔時，需要安排專門資料管理人員落實相關工作，在制度嚴格約束下收集分散在各個部門的資料，按照管理辦法進行檔案整理分析，實施信息化檔案管理措施。通過健全檔案管理責權制度，確保檔案管理責任能夠落實到個人頭上，能夠使人員做到定期收集、檢查檔案資料，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真問題，并且及時完成破損檔案的修復。針對聲像檔案，可以按照規(guī)章制度進行技術處理和保存，加強檔案借閱和使用管理。

（三）實現(xiàn)檔案全過程控制管理。工程檔案形成于工程建設的整個過程，需要通過全過程控制實現(xiàn)檔案的科學化管理。在工程建設初期，需要對有關技術文件進行廣泛收集。為避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)不完整的情況，還應加強甘特圖的利用，結合工程進度進行檔案資料及時收集。比如在工程進度計劃是從1月到12月完成工程建設，采用甘特圖法明確工程發(fā)展方向，在1月上旬進行任務書的編輯設計，下旬進行地址選擇，2月開展工程勘測、組織設計等工作，3月制定年度建設計劃和做好建設準備，4月到12月上旬進行工程施工，12月下旬完成驗收，可以結合實際制定檔案管理方法，及時收集檔案資料。在申報階段，針對項目相關建議書、批復文件、可行性報告等重要技術文件，需要加強收集和整理。在設計階段，會形成征地拆遷文件、招投標文件等相關文件，應及時進行檔案管理。在施工和竣工階段，需要對工程施工圖、竣工圖等文件資料進行及時記錄和整理。通過加強工程檔案全過程控制，可以保證檔案得到及時生成和更新。

（四）強化工程檔案的質(zhì)量控制。保證工程檔案的質(zhì)量，才能使檔案價值得到充分發(fā)揮。在實現(xiàn)檔案科學化管理時，需要強化檔案質(zhì)量控制。現(xiàn)階段，國家出臺了相關法律法規(guī)，能夠從宏觀上對檔案管理提出質(zhì)量管理要求。但在實際工作中，還要進一步提出檔案質(zhì)量管控要求，才能為檔案管理工作的開展提供科學指導，繼而使檔案質(zhì)量得到保證。具體來講，就是要加強檔案需求特征的分析，結合相關利益者的需要確認檔案質(zhì)量要求，在工程建設過程中提供無縫服務，實現(xiàn)檔案質(zhì)量的跟蹤管理，繼而使檔案質(zhì)量得到有效控制。工程建設需要經(jīng)歷漫長的過程，需要不斷進行檔案內(nèi)容的完善，才能使檔案質(zhì)量得到有效管理。在實踐工作中，需要建立相應的反饋機制，及時進行檔案內(nèi)容調(diào)整要求的反饋，以便及時完善檔案內(nèi)容，使檔案質(zhì)量得到提高。在檔案利用過程中，可以采用大數(shù)據(jù)挖掘技術對檔案增減脈絡進行反映，根據(jù)檔案變更記錄實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的合理分析，通過檔案管理提供高質(zhì)量的服務。

三、結語

缺乏對建筑工程檔案管理工作價值的深入認識，將導致工程檔案無法得到有效管理，繼而無法為工程各環(huán)節(jié)管理工作的開展提供可靠數(shù)據(jù)支撐。因此，應充分認識檔案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不斷完善相關管理制度，推動檔案管理信息化建設，加強檔案全過程控制，確保檔案質(zhì)量得到強化，從而為工程的建設提供足夠依據(jù)。

【參考文獻】

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