檔案工作者素質(zhì)與檔案利用效果的關(guān)系

陳揚(yáng)

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理的方法也突飛猛進(jìn)。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案管理工作在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)嵺`活動(dòng)中所處的地位、所起的作用、所具有的性質(zhì)的一種認(rèn)識(shí)，這種認(rèn)識(shí)的正確與否和強(qiáng)弱程度，直接關(guān)系著檔案效益的發(fā)揮。在檔案工作各環(huán)節(jié)中，檔案提供利用占主導(dǎo)地位，它是檔案工作的終極目標(biāo)，是檔案自身價(jià)值的根本體現(xiàn)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案利用工作的質(zhì)量和效率，取決于檔案工作者的綜合素質(zhì)。檔案工作者的檔案意識(shí)淡薄，專業(yè)素質(zhì)低下，工作思維固化，是導(dǎo)致工作方式陳舊、管理手段落后、服務(wù)思維狹隘等一系列弊病的元兇。因此，提高檔案工作者業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化職業(yè)認(rèn)同感，是檔案管理科學(xué)化水平提升的關(guān)鍵，對(duì)其工作效率和工作質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生極大的影響，直接影響著檔案的現(xiàn)實(shí)作用的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：檔案工作者素質(zhì);檔案利用效果;關(guān)系

企業(yè)檔案工作不僅包括收集管理各類檔案資源信息載體，防止檔案信息的散失，保障檔案信息的安全;還包括為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供檔案信息的服務(wù)和利用。但在企業(yè)檔案信息資源的服務(wù)利用工作中，長(zhǎng)期存在忽視檔案利用效果分析的情況，影響到檔案信息資源的深層開(kāi)發(fā)與利用，一定程度上制約了檔案工作的良性發(fā)展。與統(tǒng)計(jì)利用總量相比，做好利用效果的統(tǒng)計(jì)、分析并研究檔案資源利用效果的實(shí)際效益更為重要。加強(qiáng)檔案資源利用效果的分析研究，能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)提供更準(zhǔn)確、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù);同時(shí)也是提升檔案工作影響力的有效措施。

1 企業(yè)檔案利用效果分析的重要作用

1.1 有利于了解檔案真正的價(jià)值和作用

檔案資源的價(jià)值需要通過(guò)提供利用來(lái)體現(xiàn)。只有通過(guò)檔案的利用和開(kāi)發(fā)，才能顯現(xiàn)檔案資源的真正價(jià)值。有些單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，被動(dòng)服務(wù)的模式使檔案不出效益、不出成果的觀念在一些人心中根深蒂固。有保存價(jià)值的檔案資源一般都具有利用價(jià)值。在實(shí)際工作中，資源利用頻率與利用價(jià)值是成正比的。資源利用頻率越高，利用效果越大。利用效果分析中，對(duì)于利用頻率的統(tǒng)計(jì)就體現(xiàn)了這一點(diǎn)。因此，檔案資源的價(jià)值必須通過(guò)檔案利用產(chǎn)生的效益得以明確和體現(xiàn)。

1.2 有利于推動(dòng)檔案的保管鑒定工作

眾所周知，檔案的保管期限定為永久、定期兩種。檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，確定對(duì)其銷毀或延長(zhǎng)保管期限。而利用效果是鑒定工作的重要依據(jù)，檔案利用頻率高、效益大，即使保管期限已滿，也應(yīng)該延長(zhǎng)保存期限;反之，檔案利用率低，利用效益小，即使未到保管期限，也應(yīng)適當(dāng)縮短保管期限。通過(guò)調(diào)查掌握檔案利用的效果，深入分析檔案的實(shí)際價(jià)值，能夠有效降低鑒定工作的難度，提高檔案鑒定工作的效率。

1.3 有利于提升檔案工作的影響力

通過(guò)對(duì)檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)和研究，分析檔案利用效果，可以深入了解利用者對(duì)檔案資源利用需求的共性和差異性。從而創(chuàng)新檔案的服務(wù)方式，拓寬利用渠道，為利用者提供更精確的利用體驗(yàn)，做到預(yù)見(jiàn)性服務(wù)和超前服務(wù)。使利用者充分認(rèn)識(shí)檔案、重視檔案，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。通過(guò)利用效果的分析與研究，獲得翔實(shí)準(zhǔn)確的利用數(shù)據(jù)，能夠充分實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)利用價(jià)值。參與并完成這項(xiàng)工作，對(duì)不熟悉檔案的利用者而言，無(wú)疑會(huì)起到良好的宣傳和教育作用，提升各部門對(duì)檔案工作的認(rèn)知度和認(rèn)同感。

2 企業(yè)檔案利用效果分析存在的主要問(wèn)題

2.1 忽視檔案利用效果統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生的效益

片面追求檔案利用總量的提升。檔案部門編制年報(bào)時(shí)，為掌握庫(kù)存檔案利用情況，都要統(tǒng)計(jì)大量的利用數(shù)據(jù)。這其中包括利用人數(shù)、利用案卷（冊(cè)）數(shù)、頁(yè)數(shù)及檔案復(fù)制數(shù)量等。在采集數(shù)據(jù)的環(huán)節(jié)往往忽視了檔案資源利用效果信息的記錄。統(tǒng)計(jì)檔案利用總量，雖然在一定程度上也能反映檔案的利用情況，但往往流于片面，說(shuō)明不了檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接創(chuàng)造的價(jià)值和發(fā)揮的作用。檔案資源利用數(shù)量的增長(zhǎng)只能反映檔案部門工作量的增長(zhǎng)，卻不能體現(xiàn)檔案工作創(chuàng)造價(jià)值或效益的提升，更無(wú)法體現(xiàn)檔案保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要價(jià)值，這是檔案管理工作中實(shí)際存在的普遍問(wèn)題。

2.2 忽視跟蹤采集利用效果的完整信息

檔案利用效果反饋越及時(shí)數(shù)據(jù)越準(zhǔn)確。在實(shí)際工作中，利用者在利用檔案資源時(shí)，均需要申報(bào)查閱利用信息。除利用者的身份信息外，還需要說(shuō)明利用檔案資源的目的。利用者填報(bào)利用目的往往流于隨意，如“工作需要”“提供參考”等。由于檔案部門不作填寫(xiě)信息的精確要求，隨著服務(wù)利用的結(jié)束，檔案部門也隨之失去了及時(shí)采集檔案利用效果信息的機(jī)會(huì)。檔案信息資源利用分為兩個(gè)階段：第一階段，即利用者向檔案管理部門查（借）閱檔案資源或檔案部門主動(dòng)為利用者提供檔案資源，這一過(guò)程只反映檔案的利用情況;第二階段，即檔案資源通過(guò)利用者在實(shí)際工作中的應(yīng)用，產(chǎn)生社會(huì)效益或創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，這一階段才能體現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。為了獲得準(zhǔn)確完整的利用效果，檔案部門必須參與整個(gè)利用過(guò)程，即在提供利用時(shí)要有目的地做深層次的調(diào)查研究，并詳細(xì)記錄，同時(shí)全程跟蹤利用者的利用行為，采集利用效果的所有數(shù)據(jù)，從源頭完善利用效果分析數(shù)據(jù)的來(lái)源，保障利用效果的完整性和準(zhǔn)確性。

3 優(yōu)化措施分析

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新服務(wù)

檔案的利用工作向來(lái)是以“你來(lái)我取”框式管理方式，形成故步自封的工作狀態(tài)。檔案工作者應(yīng)打破固定思維，掌握利用需求，更新服務(wù)方式，改變長(zhǎng)此以往檔案提供利用“坐堂等客”的被動(dòng)利用方式。通過(guò)各種途徑掌握利用者的需求情況，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，通過(guò)信息發(fā)布、參加會(huì)議、調(diào)查研究等方式，掌握企業(yè)生產(chǎn)及項(xiàng)目改造等工作的動(dòng)向和需要的檔案信息，了解企業(yè)各部門對(duì)檔案信息的需求，提前有針對(duì)性地做好服務(wù)工作，把許多埋藏在庫(kù)房深處有實(shí)用價(jià)值的檔案挖掘出來(lái)，進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)。另外，檔案工作者要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，借助計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，一方面可以提高信息獲取能力，從而更好地進(jìn)行檔案利用，另一方面，通過(guò)上網(wǎng)學(xué)習(xí)，從中獲得信息資源，使自己掌握新知識(shí)、新技能。

3.2 科學(xué)管理，提高效率

完整準(zhǔn)確的信息資源、科學(xué)規(guī)范的管理方法，是檔案利用工作的根本保障。檔案的提供利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和終極目的，檔案的各個(gè)工作環(huán)節(jié)最終都服務(wù)于檔案利用工作，從收集、整理、鑒定、檢索編目到安全保管，只有各個(gè)工作環(huán)節(jié)落實(shí)到位，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，為檔案利用工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化水平的提升，檔案部門應(yīng)及時(shí)改進(jìn)檔案管理方式、強(qiáng)化檔案管理水平，在做好紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，逐步完善檔案電子化管理，更好地記錄各種文字、聲音、圖像和視頻信息，由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展過(guò)渡到檔案紙版與電子版雙重管理。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檢索與電子檢索并存的利用方式，對(duì)檔案資料的查全率及查準(zhǔn)率提供雙重保障，有效提升檔案的利用效率。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案意識(shí)與檔案工作的應(yīng)用成效密不可分，通過(guò)社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值和檔案工作重要性的深刻認(rèn)知，擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響，是提升檔案認(rèn)知度最有效的手段。檔案工作者應(yīng)不斷探尋新的服務(wù)方式，以超前的服務(wù)理念、優(yōu)化的信息服務(wù)，確保檔案的專業(yè)性、利用的主動(dòng)性、服務(wù)的超前性，發(fā)揮出檔案高效便捷利用的社會(huì)功效，為企業(yè)提供有價(jià)值的信息資源，將潛在生產(chǎn)力化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為檔案工作贏得應(yīng)有的社會(huì)地位，更為檔案工作人員展示自我、跨越發(fā)展提供展示的平臺(tái)。

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