石油化工建設(shè)項目檔案管理優(yōu)化策略初探

王春香

摘 要：在現(xiàn)代社會發(fā)展進程中，對石油能源的需求量在不斷增加。石油化工建設(shè)項目在國家經(jīng)濟運行中發(fā)揮了不可替代的重要作用。石油化工建設(shè)項目整體建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的項目檔案資料，對這些檔案資料的管理水平直接影響到石油化工建設(shè)項目是否能夠順利進行。目前我國石油化工建設(shè)項目檔案內(nèi)容和形式，都有了較為明顯的發(fā)展，從傳統(tǒng)的單軌制紙質(zhì)檔案資料，逐漸發(fā)展成為紙質(zhì)檔案、電子檔案雙軌制，以及紙質(zhì)檔案、電子檔案、影視檔案等多種形式共存，這些檔案資料為我國石油化工建設(shè)項目的有序發(fā)展提供了有力的支持。

關(guān)鍵詞：石油化工;建設(shè)項目;檔案管理;優(yōu)化策略

石油化工建筑項目檔案可以為建設(shè)項目的質(zhì)量監(jiān)督、技術(shù)創(chuàng)新、事故查驗等提供依據(jù)。石油化工建設(shè)項目的檔案管理水平，直接影響了我國的石油化工業(yè)的發(fā)展，是當代社會經(jīng)濟建設(shè)中需要給與關(guān)注的重要工作內(nèi)容。為切實有效進行石油化工建設(shè)項目檔案管理，需要相關(guān)管理人員不斷進行創(chuàng)新發(fā)展，優(yōu)化管理模式，從而使石油化工建設(shè)項目檔案管理工作能夠更好地為石油化工領(lǐng)域的健康穩(wěn)定發(fā)展服務。

1 石油化工建設(shè)項目檔案管理特點

1.1 石油化工建設(shè)項目檔案數(shù)量龐大

石油化工建設(shè)項目是一項建設(shè)周期長、工程施工難度大的綜合性項目。石油化工建設(shè)項目的全過程往往需要經(jīng)歷項目可行性論證、政府對建設(shè)項目的評估、建設(shè)單位對項目進行方案設(shè)計以及施工、結(jié)算等多個重要環(huán)節(jié)，石油化工建設(shè)項目每一個環(huán)節(jié)都需要相關(guān)工作人員進行詳細記錄和實施[1]。上述實際情況使得建設(shè)項目的每一環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的資料和文件，從而導致了現(xiàn)代石油化工建設(shè)項目總體檔案數(shù)量十分龐大。

1.2 石油化工建設(shè)項目檔案來源復雜

石油化工建設(shè)項目往往需要多個單位的共同參與。這些參與單位包括了政府監(jiān)管機構(gòu)、石油化工建設(shè)單位、工程施工單位、第三方工程項目設(shè)計單位、工程質(zhì)量的監(jiān)理單位以及相關(guān)施工設(shè)備的供應商、竣工審計單位、法律服務單位等，這些單位會依據(jù)石油化工建設(shè)項目的不同階段進行參與，相應地也會在石油化工建設(shè)項目建設(shè)過程中產(chǎn)生相應的工作檔案，導致了建設(shè)項目檔案來源非常復雜。

1.3 石油化工建設(shè)項目檔案收集困難

石油化工建設(shè)項目施工周期長、參與單位多、人員流動性強、設(shè)備廠家多樣化等原因，給建設(shè)項目檔案的收集工作帶來較大的困難。統(tǒng)稱的石油化工建設(shè)項目是由多個單元、單位工程所組合而成，并由不同性質(zhì)的多個參與單位共同參建完成。這種情況導致建設(shè)項目整體的完工速度存在差異，給建設(shè)項目檔案管理部門對檔案收集時間帶來一定困難[2]。另外，很多施工組成部分需要眾多單位和人員的協(xié)作，容易造成施工檔案管理混亂，職責不明等問題，也給建設(shè)項目檔案收集帶來一定阻礙。

1.4 石油化工建設(shè)項目檔案作用巨大

石油化工建設(shè)項目投資巨大，在項目建設(shè)的全過程都需要反復地查驗、校對以往的檔案數(shù)據(jù)，從而給現(xiàn)有工程建設(shè)提供理論和技術(shù)的指導。石油化工建設(shè)項目檔案能夠為建設(shè)單位有效提高經(jīng)濟效益，降低建設(shè)過程中問題的發(fā)生率。石油化工建設(shè)項目檔案還能夠為項目的生產(chǎn)運行、設(shè)備維護、項目工程技術(shù)改造等提供依據(jù)[3]。石油化工建設(shè)項目涵蓋了多個特殊性小項目組合而成，其中包含了碼頭、外供電、鐵路、公路、電氣、油氣田、長輸管道工程等等，而電力供應、碼頭靠泊運行、機井管道鋪設(shè)等，為社會多個領(lǐng)域的發(fā)展提供參考依據(jù)，在我國社會發(fā)展中發(fā)揮了巨大的促進作用。

1.5 石油化工建設(shè)項目檔案專業(yè)性較強

石油化工建設(shè)項目施工中需要運用大量的專業(yè)技術(shù)，使得相應的項目檔案也具備較強的專業(yè)性。在石油化工項目過程中會運用油氣勘測技術(shù)等多項石油化工領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)，使建設(shè)項目檔案管理需要大量具有相應專業(yè)技術(shù)知識的人員才能夠有效進行分類、處理和歸檔。

2 優(yōu)化石油化工建設(shè)項目檔案管理的途徑

2.1 完善石油化工建設(shè)項目檔案組織管理體系

組織建設(shè)是規(guī)范開展檔案工作的保障。為充分發(fā)揮業(yè)務管理部門與檔案管理部門的專業(yè)互補，建立組織管理體系，將文檔管理分為文控管理和檔案管理兩部分，二者有機結(jié)合，相輔相成。在企業(yè)成立之初就確立了統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、集中管理的檔案工作模式和統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理的文控工作模式，并指定檔案管理和項目文控統(tǒng)籌管理部門，建立以檔案部門為核心，各業(yè)務部門為網(wǎng)絡(luò)成員部門，向外延伸至項目參建所有承包商的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2.2 完善石油化工建設(shè)項目檔案管理制度體系，依法規(guī)范業(yè)務管理

制度建設(shè)是企業(yè)檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的依據(jù)所在。泉州石化在國家及行業(yè)檔案法律、法規(guī)、標準規(guī)范的總體框架下，利用文檔一體化管理理念，結(jié)合泉州石化實際不斷完善，最終形成了包括泉州石化《檔案管理規(guī)定》、《文件材料收集歸檔辦法》等9項檔案管理制度和《項目文件控制管理規(guī)定》等6項文控管理制度的一系列企業(yè)管理制度，建立了系統(tǒng)、科學、完整的文檔工作體系，確保檔案工作有序開展，規(guī)范管理。

2.3 完善石油化工建設(shè)項目檔案過程管控措施，確保檔案完整準確

過程管控是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，特別是項目檔案的管理，過程管控尤為重要。泉州石化在項目建設(shè)中不斷摸索，逐步形成了一些切實有效的文檔管控方法。

2.3.1 建立管理工作機制

為達到規(guī)范化管理的目標，建立了前、中、后臺互相支持、制約的文件全生命周期管理工作機制。后臺檔案管理部門適度向中、前臺延伸，進行業(yè)務指導和專業(yè)管理;中臺文控管理部門，負責文件的過程管理，確保文件過程利用的安全與文件利用完畢的安全歸檔;前臺各業(yè)務部門，在業(yè)務工作中積累文件、形成檔案。同時文檔管理人員深入現(xiàn)場，從工程開工至交工對施工文件的形成、積累、整理、組卷直到歸檔進行全過程跟蹤管理，做到事前指導、事中監(jiān)督、事后檢查。

2.3.2 完善培訓、檢查、指導機制

從項目開始就建立了較有實效的培訓、檢查、指導機制，并與上級業(yè)務主管部門保持密切聯(lián)系，了解內(nèi)外部監(jiān)管要求。通過“引進來，走出去”的方式，加強項目檔案管理培訓交流，提升業(yè)務水平;為確保歸檔文件在過程控制中的規(guī)范管理，建立了由工程管理部門、項目部、工程質(zhì)量部門、檔案管理部門參加的，按季度對承包商進行過程文檔控制的檢查機制;借集團公司工程稽查的契機，建立了舉一反三的系統(tǒng)核查、規(guī)范整改核查機制;為提高歸檔文件規(guī)范整理程度，建立了手把手、面對面、建立樣板檔案案卷等方式進行全方位指導機制。實踐證明，通過培訓、檢查、指導機制的落實，大大提升了檔案的規(guī)范化管理水平。

2.3.3 制定前端控制機制

按照文件生命周期理論，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，因此要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化必須具備前端控制意識，從文件形成開始就應對其進行規(guī)范控制。泉州石化根據(jù)部門職責，分解文件材料歸檔范圍并提出歸檔文件管理要求，同時將文檔工作納入項目合同管理，落實歸檔責任。在承包合同中，統(tǒng)一加入文控、檔案管理要求條款，對交工資料歸檔提出明確規(guī)定。同時，控制合同價款支付，在工程施工結(jié)束，支付合同價款85%，工程結(jié)算并交齊檔案資料后，支付至合同價款95%。通過這一事前控制措施，形成對參建承包商的有效約束，保證了業(yè)主事中、事后的及時干預并予以規(guī)范。

2.3.4 建立文件“總進總出”機制

對各類文件分類進行“總進總出”控制。設(shè)計、采購、施工文件由文控員負責總控，避免多頭管理造成文件管理混亂，從源頭確保文件的準確與完整。

2.3.5 創(chuàng)新檔案驗收審查機制

檔案工作是一項專業(yè)性工作，有其特殊的工作要求和業(yè)務規(guī)范，為確保進室檔案的規(guī)范，泉州石化建立了嚴格的驗收審查機制。多部門同時參與檔案審查，制定審查方案，確定審查內(nèi)容，劃分審查職責、建立審查流程，并嚴格執(zhí)行。同時針對項目參建單位眾多且工作內(nèi)容交錯復雜，檔案人員根據(jù)單項工程劃分，按參建單位建立詳細文件歸檔管理臺賬，對交工文件歸檔情況，逐項跟蹤、核實。

2.3.6 納入績效考核機制

績效考核是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的一項重要手段，泉州石化將文檔管控工作納入績效考核。檔案管理和文控管理部門制訂績效考核內(nèi)容與標準，并通過公司批準后按公司績效考核管理辦法，對各網(wǎng)絡(luò)成員部門文檔管理工作進行考核，并將考核結(jié)果納入部門績效考核。確保文件及時規(guī)范歸檔。

2.4 完善石油化工建設(shè)項目檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作開展方式

業(yè)務管理是檔案工作的根本，是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。為確保檔案規(guī)范管理，泉州石化從公司成立就制訂了文件材料收集歸檔辦法，明確各類文件歸檔部門和歸檔要求，明確規(guī)定公司各類檔案實行“部門立卷制”。確定整編依據(jù)，分類方法，按規(guī)范要求對檔案進行系統(tǒng)整編，建立完善的檢索工具。

2.5 完善石油化工建設(shè)項目檔案電子文件歸檔模式

泉州石化從成立之初就一直致力于檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。明確檔案信息化建設(shè)總目標，通過建立一個綜合檔案管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理（主要包括機讀目錄庫的建立和全文數(shù)字化的掃描處理），對利用辦公軟件直接形成的電子文件通過數(shù)據(jù)中心（接口）實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔的無縫銜接，在確保安全保密的前提下，實現(xiàn)網(wǎng)上錄入、歸檔、檢索、查詢、借閱檔案，最終實現(xiàn)檔案管理全過程的自動化，信息數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。為達到這一目標，我們找出檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，創(chuàng)新電子文件歸檔模式。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立是檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，這是一項需要耗時費力的工作，平臺再好，沒有數(shù)據(jù)支撐也毫無用處。通過實踐我們發(fā)現(xiàn)，檔案信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立最根本的兩條就是檔案目錄的數(shù)字化和檔案實體的數(shù)字化，這兩項完不成，就不能做到利用網(wǎng)絡(luò)化。針對這兩項主要工作，泉州石化提前謀劃，確定執(zhí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理規(guī)定，對利用辦公軟件直接形成的電子文件通過接口直接接收電子文件，并與對應紙版同步歸檔，對紙版文件在制度中明確要求歸檔部門歸檔文件時同步提交EXCEL版移交清單，有電子文件的同步移交電子文件，無電子文件的檔案部門負責掃描電子文件;在合同中明確要求承包商歸檔紙版文件時同步歸檔電子文件，提交EXCEL版移交清單，同時電子文件需采用彩色PDF掃描并經(jīng)過OCR處理。這一措施的實施，不但避免了重復勞動，提高了工作效率，還為實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

隨著我國石油化工領(lǐng)域的不斷發(fā)展，對于石油化工建設(shè)項目檔案管理水平的重視程度也越來越高。石油化工建設(shè)項目檔案對我國石油化工行業(yè)整體的建設(shè)有著積極的推動作用。為提高石油化工領(lǐng)域的建設(shè)水平，增強我國社會經(jīng)濟建設(shè)效果，需要石油化工建設(shè)單位不斷完善和優(yōu)化建設(shè)檔案管理方式，更好地發(fā)揮石油化工建設(shè)項目檔案的作用。

參考文獻

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