推動檔案管理數(shù)字化的有效路徑分析

董洪康

摘 要：推動檔案管理數(shù)字化具有重要作用，能夠促進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案資源利用效率，推動檔案管理水平提升。但目前檔案管理數(shù)字化存在不足，主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化處理不到位，資金投入不足，信息系統(tǒng)建設(shè)不到位，規(guī)章制度不健全，工作人員素質(zhì)偏低。有必要對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，增加資金投入，建立檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)，健全管理規(guī)章制度，并提高工作人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;信息系統(tǒng);規(guī)章制度

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)得到普及和應(yīng)用，再加上先進(jìn)掃描儀器設(shè)備的推廣，傳統(tǒng)檔案管理方式得到全新變革，檔案管理數(shù)字化趨勢愈加明顯，并逐步受到重視與關(guān)注。檔案管理數(shù)字化有利于提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量。但同時還需要在制度、資金、人員等方面采取完善措施，以促進(jìn)檔案管理水平提升，為使用者提供個性化和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更為有效地滿足人們獲取和使用檔案資源需要。

1 推動檔案管理數(shù)字化的重要作用

檔案管理數(shù)字化不僅推動傳統(tǒng)檔案管理方式變革，同時對提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量也具有積極作用。

1）促進(jìn)檔案信息資源共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱和歸還流程復(fù)雜，不利于促進(jìn)檔案資源共享。而在數(shù)字化背景下，將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，有利于促進(jìn)檔案信息資源共享，可以不受時空束縛地進(jìn)行檔案資源借閱，進(jìn)而推動檔案資源共享，更好滿足使用者需要。

2）提高檔案資源利用效率。檔案管理中，采取有效方法，提高檔案資源利用效率，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是必要的。以前采用人工方式開展檔案資源管理，借閱、查詢、使用和歸還流程復(fù)雜，影響檔案資源利用效率提升。而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，通過建立檔案數(shù)字化管理平臺，設(shè)立檢索目錄，方便檔案資料查詢，有利于便捷地進(jìn)行檔案資源借閱和歸還，進(jìn)而促進(jìn)檔案資源利用效率提升。

3）推動檔案管理水平提升。采用數(shù)字化管理方式之后，能實(shí)現(xiàn)對檔案資料的及時借閱和歸還，更好滿足使用者需要。同時還有利于對管理人員開展更好的管理培訓(xùn)，讓管理人員嚴(yán)格遵守檔案管理流程，認(rèn)真履行自身職責(zé)。數(shù)字化檔案還能及時、準(zhǔn)確反映當(dāng)前實(shí)際情況，為開展管理決策提供有效支持。此外，數(shù)字化檔案還便利資料查詢，簡化查閱流程，方便檔案資料使用。有利于促進(jìn)檔案管理水平提升，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 推動檔案管理數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

雖然檔案管理數(shù)字化具有重要作用，但目前管理工作依然存在不足。

1）檔案資源數(shù)字化處理不到位。部分工作人員思想觀念陳舊，主要采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，忽視利用掃描設(shè)備、計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理。不僅加大工作人員勞動強(qiáng)度，還影響檔案管理水平提升。

2）資金投入不足。推動檔案數(shù)字化管理，離不開相應(yīng)的資金支持。工作人員招聘、檔案資源數(shù)字化處理、掃描儀器設(shè)備購買和租賃、計算機(jī)維護(hù)等，都離不開資金支持。但一些單位在檔案數(shù)字化管理方面的資金投入不足，不利于推動檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，也難以提高檔案資源利用效率。

3）信息系統(tǒng)建設(shè)不到位。檔案數(shù)字化管理離不開信息系統(tǒng)建設(shè)。然而，部分單位在信息系統(tǒng)建設(shè)方面的人力和物力投入不足，未能結(jié)合本單位實(shí)際建立有效的檔案管理信息化系統(tǒng)。再加上忽視系統(tǒng)更新和升級，不注重加強(qiáng)系統(tǒng)管理，對檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生不利影響。

4）規(guī)章制度不健全。檔案數(shù)字化管理離不開規(guī)章制度的約束和規(guī)范，只有這樣，才能更好約束和規(guī)范檔案管理各項(xiàng)活動。但一些單位沒有結(jié)合本單位實(shí)際制定完善的檔案管理制度，甚至照搬其他單位的制度，不能很好適應(yīng)本單位實(shí)際。此外，也沒有結(jié)合新形勢和新需要完善檔案管理制度，難以推動檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化和制度化。

5）工作人員素質(zhì)偏低?，F(xiàn)有工作人員數(shù)量不足，年齡較大，思想觀念陳舊，仍然沿用傳統(tǒng)管理方式，忽視發(fā)揮計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備的作用。再加上忽視優(yōu)秀人員引進(jìn)，不注重管理培訓(xùn)，制約工作人員素質(zhì)提升，部分工作人員甚至不能很好適應(yīng)檔案數(shù)字化管理需要。

3 推動檔案管理數(shù)字化的有效路徑

為彌補(bǔ)檔案管理數(shù)字化的不足，提高檔案管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量，有必要采取以下完善措施。

1）對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理。為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該掌握掃描儀、計算機(jī)應(yīng)用技能，組織工作人員對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理。要建立相應(yīng)的檢索目錄，對檔案資源進(jìn)行分類，應(yīng)用計算機(jī)順利完成檔案登記和分類工作，并根據(jù)管理需要在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行資源傳遞。進(jìn)而推動檔案資源共享，有效滿足使用者需要。

2）增加檔案管理數(shù)字化資金投入。增加資金投入，合理安排資金支出，為檔案數(shù)字化管理提供支撐。要加強(qiáng)資金使用管理，使其落到實(shí)處，有效滿足檔案數(shù)字化管理需要。在先進(jìn)掃描儀器設(shè)備、計算機(jī)采購，工作人員工資，獎懲激勵機(jī)制等方面，都要合理安排資金支出。從而滿足檔案數(shù)字化管理需要，促進(jìn)管理水平提升。

3）建立檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理涉及整體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型、管理查詢等多項(xiàng)內(nèi)容。因此，應(yīng)結(jié)合管理需要建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，完善系統(tǒng)設(shè)計，滿足檔案資料錄入、檢索等需要。做好檔案數(shù)據(jù)資料備份工作，用高速掃描儀進(jìn)行掃描，利用光盤、磁盤等進(jìn)行雙備份，避免檔案資料丟失。要建立信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，提升系統(tǒng)綜合性能，合理運(yùn)用擴(kuò)展模塊，擴(kuò)充系統(tǒng)容量，豐富資源儲備。加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，利用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，確保管理系統(tǒng)安全。

4）健全檔案管理數(shù)字化規(guī)章制度。根據(jù)管理需要制定健全的管理規(guī)章制度，有效約束檔案數(shù)字化管理活動。建立并落實(shí)責(zé)任制，明確管理人員具體職責(zé)，確保他們嚴(yán)格遵守管理的各項(xiàng)規(guī)定，出色完成自己的工作任務(wù)。要明確管理目標(biāo)和流程，把握檔案管理工作要點(diǎn)，推動檔案管理制度化和規(guī)范化。并注重制度的更新與完善，認(rèn)真組織管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為提升檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

5）提高檔案管理數(shù)字化工作人員素質(zhì)。注重引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，吸收理論知識扎實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，具有奉獻(xiàn)精神，熟練掌握計算機(jī)、掃描儀操作技能的工作人員，充實(shí)檔案管理隊伍。加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高他們的計算機(jī)操作技能，能熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。管理人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識儲備，提高管理綜合技能，增強(qiáng)安全防范意識和保密意識，確保檔案資料的安全，提高服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語

計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，再加上現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)推廣，推動檔案管理數(shù)字化。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，利用先進(jìn)設(shè)備對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，并健全管理規(guī)章制度，嚴(yán)格遵循檔案管理工作流程，提高工作人員素質(zhì)。從而促進(jìn)檔案管理水平提升，為人們提供高效和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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